Quels sont les différents types et familles d’achats ?

Les achats font partie intégrante des processus de toute entreprise. Aucune n’échappe à la règle, même les auto-entrepreneurs. De la gestion des relations avec les fournisseurs à l’approvisionnement en matières premières, les différents types d’achats jouent un rôle important dans l’augmentation des marges réalisables d’une entreprise.

Chaque entreprise achète un large éventail de produits et de services. Chacun de ces achats représente un compromis entre ce que l’organisation peut produire en interne et ce qu’elle doit acheter auprès d’autres sources (fournisseurs). Le choix de fabriquer ou d’acheter (autrement appelé “make or buy”) est en fait très simple pour de nombreux produits. 

Peu d’entreprises pourraient produire leurs propres ordinateurs, crayons ou machines de production. Cependant, ces composants sont nécessaires pour que toutes les entreprises puissent continuer à fonctionner. 

Ces différents achats sont catégorisés en fonction de leur importance stratégique quant à l’entreprise.

Dans cet article, nous analyserons les différents types d’achats qu’une entreprise peut être menée à rechercher au quotidien.

Qu’est-ce que les achats en entreprise ?

Acheter pour une entreprise est bien différent que d’acheter pour soi-même. L’acte d’achat BtoB correspond à un processus de recherche, d’acquisition et de paiement des biens et des services d’une entreprise. Bien que de nombreuses organisations utilisent indifféremment des termes tels que « achats », « approvisionnement » et « sourcing », il s’agit de différentes composantes du processus d’achats.

Alors que l’approvisionnement se concentre sur la commande et la livraison, que le ‘sourcing’ concerne la recherche de potentiels partenaires & fournisseurs, le terme de processus achats se réfère à l’ensemble des étapes du cycle de vie d’un achat. Celui-ci comprend la recherche de fournisseurs, l’acquisition, le règlement, l’analyse des données d’approvisionnement et la planification des dépenses futures.

Pourquoi les achats sont-ils si importants ?

L’importance des achats est liée à la chaîne d’approvisionnement. L’approvisionnement est l’une des clés de la compréhension du besoin et de la stratégie de l’entreprise. Il s’agit de trouver le meilleur fournisseur sur le marché qui répondra à leurs exigences en termes de qualité et de prix. 

En outre, sans approvisionnement, il sera difficile pour les entreprises d’acquérir des biens et des services qui leur donneront un avantage concurrentiel. Le taux de productivité s’en trouvera également diminué et les pertes seront plus importantes. En effet, les biens et services acquis par l’entreprise ne répondront pas à ses besoins.

Qu’est ce qu’un type d’achat ? 

Il existe plusieurs types d’achats, chacun ayant une fonction distincte au sein d’une entreprise. Comprendre les distinctions entre ces formes peut aider les entreprises à prendre de meilleures décisions, et ainsi optimiser la gestion de leur processus d’achats. Les achats directs, les achats indirects, les achats de biens et les achats de services sont les quatre types d’achats de base.

Les différents types d’achats

Achat direct

Les achats directs concernent tout ce qui est nécessaire à la réalisation d’un produit final. Pour simplifier, il s’agit des achats directs de matières premières qui contribuent au produit final de l’entreprise. 

Du point de vue d’un business d’achat-revente, il s’agit de tout article ou matériel acheté auprès d’un grossiste pour être revendu aux clients ou aux consommateurs finaux. 

Voici quelques exemples d’achats directs :

• Matières premières
• Composants et pièces détachées
• Machines
• Articles achetés pour être revendus

 

Achat indirect

Les achats indirects concernent les matériaux importants pour le fonctionnement quotidien sans contribution directe au produit de l’entreprise. En termes simples, il s’agit des matériaux qui soutiennent le fonctionnement d’une organisation. 

Dans les petites entreprises, ces achats peuvent être gérés par un peu tout le monde, ou centralisés auprès d’un.e assistant.e. En revanche, les grandes entreprises créent des services achats spéciaux pour gérer les achats indirects. Voici quelques exemples d’achats indirects :

• Prestations marketing
• Maintenance des équipements
• Fournitures de bureau
• Services de conseil

Achat de biens

L’achat de biens concerne clairement le bien lui-même ou les articles physiques. Bien qu’il s’agisse d’articles physiques, ce terme englobe également les abonnements à des logiciels. Le succès de l’achat de biens dépend fortement de l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement. 

L’achat de biens peut également comprendre l’achat indirect et l’achat direct. En voici quelques exemples :

• Matières premières
• Maintenance des équipements
• Fournitures de bureau

Achat de services

L’achat de services consiste à engager des tiers, à louer des logiciels et à faire travailler des entrepreneurs ou des vendeurs pour vous. En d’autres termes, il s’agit d’acquérir des services basés sur les personnes. Les achats de services peuvent également inclure des achats directs et indirects dans son processus.

En ce qui concerne les différences entre les achats directs et indirects, il existe également une distinction notable en termes de gestion interne. Les achats indirects sont souvent moins bien organisés que les achats directs, principalement en raison d’un manque de visibilité sur les dépenses.

Qu’est ce que la gestion des familles d’achats ? 

La gestion par famille est une approche stratégique des achats. Elle consiste à segmenter les dépenses dans des domaines qui contiennent des produits similaires ou apparentés, ce qui permet d’adopter une approche ciblée sur les familles qui offrent des possibilités de consolidation et de gains d’efficacité. Au sein d’une organisation, les acheteurs sont chargés de gérer différentes familles de biens ou de services, en veillant à l’efficacité, à la transparence et à la visibilité.

La gestion des familles peut impliquer la division de produits ou de services, ou peut se rapporter à la dissection de produits ou de services par valeur, fournisseur, type ou volume en diverses catégories afin de faciliter la gestion et l’approvisionnement. Les décisions en matière d’approvisionnement jouent également un rôle dans la catégorisation des articles ou des services. Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la mise en œuvre d’une stratégie de sourcing !

A son niveau le plus élémentaire, la gestion des familles consiste à regrouper des articles. La gestion des familles est un processus continu qui nécessite la participation de différentes parties prenantes de l’entreprise dans les unités opérationnelles tout au long du cycle de vie des achats, depuis l’élaboration de la stratégie jusqu’à la gestion finale des fournisseurs.

 

À quoi sert une famille d’achat ? 

Les familles d’achat permettent d’améliorer les processus d’approvisionnement et d’accroître la productivité. Les catégories d’achats vous permettent :

• d’élaborer des stratégies ciblées sur la meilleure façon d’acquérir des biens/services similaires, 
• d’avoir une meilleure vue d’ensemble des dépenses d’achat au sein de votre organisation
• d’obtenir des remises importantes
• d’établir des accords d’approvisionnement agrégés pour couvrir une famille de transactions multiples.

Exemple : Plutôt que de s’adresser à différents fournisseurs pour différents articles, déterminez exactement le montant des dépenses de votre organisation pour tous les articles de papeterie et la nature de ces articles. Vous pouvez ensuite conclure un accord (et donc négocier un contrat-cadre) avec un seul fournisseur ou un nombre limité de fournisseurs pour répondre à vos besoins. Cette approche permet d’obtenir des remises importantes et d’améliorer l’efficacité des achats.

Les différentes familles d’achats

Les familles d’achats doivent être suffisamment larges pour tirer parti de la concurrence du marché. Une dizaine de familles globales devraient suffire à couvrir une part importante des dépenses de votre organisation. Une famille de biens ou de services peut comporter des sous-familles lorsqu’une plus grande différenciation est nécessaire :

Famille : groupe de biens/services ayant des facteurs d’offre et de demande et des fournisseurs communs.

Sous-famille : un sous-groupement logique au sein d’une catégorie avec des biens/services/caractéristiques de marché similaires.

Remarque : des définitions similaires de familles peuvent avoir des sous-familles différentes. Par exemple, une petite organisation peut avoir une famille pour les services professionnels, tandis qu’une organisation plus importante peut avoir besoin de faire la différence entre les services professionnels de prestations intellectuelles, et les services professionnels juridiques.

Exemple de familles et de sous-familles dans une entreprise

Niveau 1 – Frais généraux.

Niveau 2 – il y a 4 sous-familles d’achats :

• Soutien administratif
• Déplacements
• Services professionnels
• Bureautique

Niveau 3 – La sous-famille “Bureautique” comprend 3 sous-familles :

• Papeterie
• Impression
• Courrier

Cette répartition permet d’affiner la gestion des dépenses de l’entreprise. Plus votre cartographie de dépenses est précise, plus il est simple de regrouper vos fournisseurs, et ainsi optimiser la performance de votre entreprise.

Comment définir les familles d’achats d’une entreprise ?

Le processus d’identification des familles implique la cartographie des données de dépenses d’une organisation/unité opérationnelle. La cartographie des achats et l’identification des catégories d’achats doivent être effectuées par des personnes ayant une connaissance et une vision suffisantes des dépenses et des activités d’achat de l’organisation.

Remarque : les familles d’achats peuvent changer au fil du temps. Par exemple, une famille peut changer en raison de l’évolution du marché des fournisseurs. Sur le marché actuel, les consommables informatiques tels que les clés USB et les disques compacts seraient très probablement classés dans la famille des articles de papeterie, car ils sont actuellement fournis à un prix compétitif par les papeteries générales. Auparavant, ils n’étaient achetés qu’auprès de fournisseurs spécialisés dans les entreprises technologiques.

Le processus de catégorisation (ou gestion des familles) s’inscrit dans le cadre de la stratégie d’achat et du plan d’activité d’achat de l’organisation.

L’analyse des familles achats

Il existe plusieurs façons d’analyser vos familles d’achats, et ainsi créer votre cartographie de dépenses. Les 2 plus connues sont la méthode Pareto (ou méthode ABC), et la matrice de Kraljic. Regardons plus en détails ces 2 méthodes.

La méthode Pareto ou méthode ABC

Le principe de Pareto, plus connu sous le nom de “la règle des 80/20”, est une idée formulée par l’économiste Vilfredo Pareto en 1896.

Ce principe stipule essentiellement qu’environ 80 % des résultats sont déterminés par 20 % des causes pour de nombreux événements. Il a été appliqué à divers sujets tels que l’économie, la gestion d’entreprise, le contrôle de la qualité et les mathématiques.

Dans chaque situation, il est utilisé pour indiquer que la majorité des effets peut être attribuée en grande partie à une petite minorité de causes ou de contributeurs. Comme il s’avère souvent fiable lors de l’estimation des résultats, ce concept est largement utilisé par diverses industries qui tentent de maximiser leur efficacité.

Le même principe s’applique à l’analyse des dépenses et à la gestion des achats : en se concentrant sur les produits et services les plus coûteux, on peut obtenir le meilleur retour sur investissement en termes d’économies. Regardons de plus près comment cela fonctionne.

L’analyse de Pareto et le principe de Pareto sont souvent confondus et même utilisés de manière interchangeable, alors qu’il s’agit de deux concepts distincts. Le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20, est une formule connue qui suggère que 80 % des résultats peuvent être attribués à 20 % des causes.

L’analyse de Pareto est une forme d’évaluation des données qui examine l’impact des facteurs individuels sur un système plus large. Cette technique permet de hiérarchiser les facteurs à traiter en fonction de leur incidence sur l’ensemble du résultat ou de l’objectif, ce qui facilite le ciblage des points d’amélioration ayant le plus d’impact.

En résumé, le principe de Pareto exprime l’importance de l’établissement de priorités lors de l’apport d’améliorations, tandis que l’analyse de Pareto illustre cette approche par le biais d’une évaluation structurée.

Qu’est-ce que l’analyse de Pareto ?

L’analyse de Pareto, également connue sous le nom d’analyse ABC, est une approche fondée sur des données qui permet de déterminer les facteurs qui ont le plus d’impact sur un résultat particulier.

Ce concept peut être utilisé pour identifier les produits ou services qui génèrent les coûts les plus élevés dans le processus d’achat d’une organisation. En analysant les données relatives aux dépenses, les entreprises peuvent identifier les éléments spécifiques sur lesquels il est judicieux de concentrer leurs efforts pour réaliser des économies.

Par exemple, supposons que votre entreprise dépense 100 000 euros par an en fournitures de bureau telles que le papier et les stylos. Après une analyse plus approfondie, vous constaterez peut-être que 70 000 euros sont consacrés à des articles de papeterie haut de gamme, tandis que 30 000 euros seulement sont consacrés à des stylos et à d’autres articles bon marché.

Cela signifie que 70 % de vos dépenses sont consacrées à un type de produit – dans ce cas, la papeterie – et 30 % à d’autres types de fournitures de bureau.

En concentrant vos efforts sur la réduction des coûts liés aux achats de papeterie, vous pourriez potentiellement économiser plus d’argent que si vous essayiez de réduire tous les coûts de fournitures de bureau de la même manière.

Comment fonctionne l’analyse de Pareto ?

En résumé, l’analyse de Pareto consiste à classer les données en deux catégories : 

• « les quelques produits ou services vitaux » (les éléments ou services qui produisent la plus grande partie de la valeur)
• « les autres produits ou services utiles mais pas vitaux » (les éléments ou services qui produisent peu de valeur).

Utilisation de la méthode ABC :

• • Classe A : ces achats représentent 80 % du coût total des achats pour 20 % des fournisseurs.
  • Classe B : Ces achats représentent 15 % du coût total des achats pour 30 % des fournisseurs.
  • Classe C : Ces achats représentent 5 % du coût total des achats pour 50 % des fournisseurs.

Analyse ABC des fournisseurs

Par exemple, si une organisation dépense un million d’euros en fournitures chaque année et découvre, grâce à l’analyse de Pareto, que 800 000 euros de ce montant sont dépensés auprès de seulement 20 % des fournisseurs, ces 20 % de fournisseurs doivent faire l’objet d’une attention particulière pour en tirer le meilleur rapport qualité-prix.

De même, si une organisation constate, grâce à l’analyse des dépenses, que seuls 10 % de ses produits génèrent 90 % de ses bénéfices, il peut être judicieux d’investir davantage de ressources dans la commercialisation ou la recherche de ces produits, tout en réduisant les autres produits moins rentables.

La matrice de Kraljic

La matrice de Kraljic est une méthode utilisée pour classer les achats d’une entreprise en fonction de l’importance de l’achat et de la complexité du marché pour un article spécifique, en les divisant en quatre classes :

• Achats stratégiques 
• Achats leviers 
• Achats simples
• Achats critiques

Le modèle de Kraljic est utilisé pour identifier le poids stratégique des différentes familles d’achats (internes et externes). Il vise à aider l’acheteur à sélectionner la stratégie d’achat la plus appropriée et à l’adapter afin de réduire les risques d’approvisionnement et d’améliorer les bénéfices. La matrice de Kraljic permet de déterminer les achats de produits à favoriser et ceux qui ne valent pas la peine d’être approfondies aux vues des risques encourus.

Weproc et la gestion des types & familles d’achats

Un logiciel de gestion des achats comme Weproc met à disposition de puissantes fonctionnalités de gestion des dépenses et de reporting à la disposition des responsables de familles, des responsables financiers et des acheteurs. Il permet également de s’assurer que les acheteurs de l’ensemble de l’organisation respectent la politique achats en matière d’achat de biens et de services. Approfondissez votre compréhension des types et familles d’achats en entreprise, et découvrez comment les intégrer dans une stratégie globale de gestion des achats.

Weproc offre une plateforme unique pour contrôler, rapporter et planifier les dépenses afin d’obtenir de meilleurs résultats :

• La plateforme permet aux utilisateurs de créer un catalogue d’articles personnalisé en utilisant leurs fournisseurs et produits référencés. Grâce à une gestion des budgets personnalisables, à des autorisations basées sur des circuits de validation et à des fonctions budgétaires dynamiques, vous pouvez accéder à des données en temps réel pour un contrôle budgétaire total et une réduction des dépenses imprévues.
• L’application est également dotée de fonctionnalités de reporting robustes qui offrent une visibilité et une analyse fine des dépenses dans toutes les catégories de produits, ce qui permet de prendre des décisions fondées sur des données pour chaque domaine de dépenses critique.
• Les utilisateurs bénéficient d’une visibilité en temps réel sur tous les aspects des dépenses, ce qui leur permet d’améliorer les performances de chaque catégorie ou l’efficacité financière globale.

La gestion des familles fonctionne mieux avec la visibilité et le contrôle du processus d’achat. Weproc offre les données et les fonctionnalités nécessaires au succès de la gestion de vos achats par famille.

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