Les différents types de risques pour votre processus d'achats

Au sein d’une entreprise, les achats sont étroitement corrélés aux risques. En effet, derrière l’achat d’une prestation ou d’un service se cachent de multiples enjeux qui constituent les principales missions d’un acheteur. Par conséquent, une mauvaise gestion des achats favorise les risques qui impactent la productivité et donc directement l’évolution de votre entreprise. Il est ainsi primordial de les identifier, de les évaluer et d’anticiper leur impact sur les objectifs stratégiques de l’entreprise afin de pouvoir les maitriser.

Quels sont ces risques auxquels l’acheteur doit faire face ?

Il existe quatre grandes familles de risques liés à l’achat : financiers, contractuels, opérationnels, et enfin les risques en termes d’image (thématique RSE). La maturité des achats accroît le risque supporté par l’acheteur et l’entreprise. C’est pourquoi il faut veiller le plus tôt possible à identifier ces familles de risques pour mieux les anticiper et faire croître votre entreprise sereinement. Car oui, il n’est jamais trop tôt pour prendre la bonne direction dans vos achats.

Les risques stratégiques et financiers

Une bonne maîtrise des achats est synonyme d’une bonne gestion des dépenses. Les risques financiers sont les plus visibles et les plus vitaux car ils représentent la santé financière de l’entreprise. Plusieurs indicateurs peuvent vous aider à jauger celle-ci et vous alerter sur la tenue de votre processus d’achats. En voici un extrait :

  • Le taux de dépendance fournisseur. Plus il est élevé, plus vous accroissez le risque de courir à votre perte. Si celui-ci venait à faire défaut, ou doubler le prix de ses prestations, vos processus de production ou de vente seront irrémédiablement mis à mal. Comment le diminuer ? Sourcez et identifiez de nouveaux fournisseurs pour ne pas avoir de mauvaises surprises.
  • Le résultat d’exploitation (Petite parenthèse comptabilité, rapide et digestive, promis) ! Plus vous achetez cher, plus ce résultat va être faible. Ainsi le REX, pour les intimes, est propre à chaque secteur d’activité, mais vous vous devez de le maintenir le plus élevé possible. Un REX faible diminue vos marges et vous épuise à petit feu dans une course interminable à la recherche de nouveaux clients pour maintenir vos résultats.
  • Le retard de paiement fournisseur. Cela peut faire partie de votre politique d’entreprise avec une trésorerie à flux tendus. Mais cela s’explique souvent par une absence de provisions soit un manque d’anticipation. Prévoyez donc vos achats à l’avance. Ou bien améliorez la traçabilité de vos achats pour transmettre l’information à vos services financiers et ne plus les surprendre à la dernière minute.

Selon l’indicateur, il peut y avoir des conséquences plus ou moins graves sur la santé financière de l’entreprise. Restez vigilant donc et veillez à acheter intelligemment avec la mise en place de contrats fournisseurs notamment.

Les risques contractuels et légaux

Bien négocier un contrat est un prérequis de la fonction achat. Mais avant de partir sur vos grands chevaux, il est impératif de maîtriser les risques contractuels ! Voici différents points sur lesquels maintenir votre attention afin d’être suffisamment armé faces à ces risques :

  • La fraude : certains fournisseurs sont fictifs ou exercent illégitimement leur fonction. Il existe des corps de métier soumis à la réglementation, veillez donc aux différentes accréditations ou normes qui encadrent ces professions.
  • La rupture abusive ou l’interruption brutale d’un contrat. Prévoyez un préavis dans l’édition du contrat afin que vous puissiez rebondir en cas d’un tel scénario.
  • L’absence d’assurance Responsabilité Civile/Décennale d’un fournisseur entrainant la non-couverture d’un sinistre
  • La reconduction tacite : certains fournisseurs jouent sur le renouvellement automatique de vos contrats pour reconduire vos engagements le plus souvent à leur avantage.

Cela exige de bien connaitre votre fournisseur et sa situation, ainsi que la position de votre entreprise face à ce dernier. La vigilance se porte donc sur vos processus métiers pour limiter l’apparition de risques.

Les risques opérationnels

Le processus d’achats est enclin aux risques métiers ou techniques. Ainsi, chaque étape du processus ouvre la porte à un risque. La liste qui suit n’est évidemment pas exhaustive, mais elle apporte de bonnes bases pour l’anticipation de ces risques au sein de votre entreprise.

  • Un achat non conforme au besoin de l’entreprise. Si le cahier des charges a mal été défini lors de l’expression de votre besoin, alors ne vous étonnez pas de recevoir la mauvaise pièce ou mauvais service.
  • Le doublon de commande. Doublon de dépense donc. Ou situation de malaise vis-à-vis de votre fournisseur qui a engagé la production ou la livraison de la prestation commandée. Communiquez !
  • Un rapprochement de facture long (ou pire, la perte d’une facture). Ne perdez pas de temps inutilement, gardez une trace de vos achats de l’émission du bon de commande jusqu’à la réception de la facture. Cela a l’avantage de donner un temps d’avance à votre comptabilité qui peut alors provisionner vos dépenses.
  • L’absence ou la mauvaise définition des critères de présélection des fournisseurs. Parfois la plu-value d’un achat se réalise dans la sélection du fournisseur. Ne négligez aucun aspect !

Cet extrait des risques liés à des défauts d’organisations lors des différentes étapes du processus d’achats ont quasiment toujours pour conséquence des pertes financières et un ralentissement de la productivité. Auditez donc vos processus métiers pour les anticiper, et perfectionnez votre stratégie achat pour qu’elle soit exemplaire, jusque dans son image !

Les risques d’atteinte à la réputation

Ces risques sont liés aux questions éthiques, sociétales et environnementales de votre entreprise, soit les engagements plus connus sous le nom de la Responsabilité sociétale en Entreprise (RSE). Elle réunit l’ensemble des pratiques en entreprise dont l’objectif est de promouvoir le développement durable, le respect des droits de l’homme ou encore l’égalité sociale.

Bien que veiller à la RSE ce ne soit pas la fonction première d’un acheteur, il reste responsable des commandes et achats réalisés au nom de l’entreprise. En effet l’image de la société est directement engagée et il revient donc au service Achats de choisir des fournisseurs qui soient conformes aux engagements pris par votre entreprise. Voici quelques exemples pour se prémunir des risques liés à votre image :

  • La chaîne de production ou d’approvisionnement de vos fournisseurs. Scrutez-la afin d’écarter ceux qui se montrent négligents en termes de RSE ou dont la façon de travailler est aux antipodes de la vôtre. Et vous ne voulez certainement pas vous retrouver à la une en tant qu’entreprise qui soutient ce fournisseur.
  • La sous-traitance en cascade. Pour remporter des marchés, certaines entreprises sont prêtes à tout jusqu’à casser les prix et sous-traiter la mission. Et leur sous-traitant répètent l’opération. Finalement, votre fournisseur n’est plus celui avec qui vous avez contractualisé, le plus souvent en dépit du droit du travail.
  • L’actualité. Une de vos entreprises partenaire n’est pas à l’abri de défrayer la chronique malgré elle. Soyez donc alerte sur ce type d’éventualité, et prêt à rebondir en cas de communication contraire à vos intérêts.

Il en va de votre réputation et plus encore de votre e-réputation. Pour parer ce risque, définissez vos engagements et auditez vos fournisseurs pour qu’ils évoluent dans le même sens que le vôtre. Incarnez le changement que vous voulez voir !

Pour conclure, ces quatre grandes familles de risques sont à même de menacer tous types d’entreprises s’ils ne sont pas pris en considération par votre direction. C’est pourquoi, il vous faut les anticiper et les cartographier pour préparer la riposte si vous y êtes confrontés. Vous gagnerez ainsi du temps sur leur résolution et au mieux en économiserez sur leur non-résolution puisqu’ils seront évincés avant même de voir le jour.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous ! 

Ajouter un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Instagram