Les différents types de risques pour votre processus d’achats

Mis à jour le 13 février 2024

Au sein d’une entreprise, les achats sont étroitement corrélés aux risques. En effet, derrière l’achat d’une prestation ou d’un service se cachent de multiples enjeux qui constituent les principales missions d’un acheteur. Par conséquent, une mauvaise gestion des achats favorise les risques qui impactent la productivité et donc directement l’évolution de votre entreprise. Il est ainsi primordial de les identifier, de les évaluer et d’anticiper leur impact sur les objectifs stratégiques de l’entreprise afin de pouvoir les maitriser.

Qu’est-ce que le processus achats ?

Le processus achats fait référence au processus d’acquisition de biens ou de services auprès d’une source externe, que l’on nomme généralement un fournisseur. Le but est d’identifier le besoin d’un produit ou d’un service, de trouver et d’évaluer les fournisseurs potentiels, de négocier les termes et conditions et de finaliser les contrats après accord.

En d’autres termes, la gestion des achats vise à obtenir les meilleurs biens ou possibles, aux conditions les plus favorables, au profit d’une entreprise, dans le but que cette dernière puisse fonctionner normalement, et de la meilleure des manières.

Le processus achats d’une entreprise passe généralement plusieurs étapes, dont les plus importantes sont les suivantes :

• Définition des besoins : Il s’agit de définir les besoins et les spécifications du produit ou du service demandé par l’entreprise. Cette étape est cruciale, et influence énormément la suite de la procédure.
• Sélection du fournisseur : Recherche et évaluation des fournisseurs potentiels, examen de leurs références et crédibilité, de leur stabilité financière et de leurs capacités de production / livraison.
• Négociation : implique la négociation de conditions importantes, telles que le prix, les calendriers de livraison et les garanties de performance.
• Attribution du contrat : Le processus de finalisation du contrat avec le fournisseur sélectionné.
• Gestion du contrat : Le suivi des performances du fournisseur et la gestion du contrat.

Quels sont les risques auxquels l’acheteur doit faire face ?

Il existe quatre grandes familles de risques liés à l’achat : financiers, contractuels, opérationnels, et enfin les risques en termes d’image (thématique RSE). La maturité des achats accroît le risque supporté par l’acheteur et l’entreprise. C’est pourquoi il faut veiller le plus tôt possible à identifier ces familles de risques pour mieux les anticiper et faire croître votre entreprise sereinement. Car oui, il n’est jamais trop tôt pour prendre la bonne direction dans vos achats.

Les risques stratégiques et financiers

Une bonne maîtrise des achats est synonyme d’une bonne gestion des dépenses. Les risques financiers sont les plus visibles et les plus vitaux car ils représentent la santé financière de l’entreprise. Plusieurs indicateurs peuvent vous aider à jauger celle-ci et vous alerter sur la tenue de votre processus d’achats. En voici un extrait :

• Le taux de dépendance fournisseur. Plus il est élevé, plus vous accroissez le risque de courir à votre perte. Si celui-ci venait à faire défaut, ou doubler le prix de ses prestations, vos processus de production ou de vente seront irrémédiablement mis à mal. Comment le diminuer ? Sourcez et identifiez de nouveaux fournisseurs pour ne pas avoir de mauvaises surprises.
• Le résultat d’exploitation (Petite parenthèse comptabilité, rapide et digestive, promis) ! Plus vous achetez cher, plus ce résultat va être faible. Ainsi le REX, pour les intimes, est propre à chaque secteur d’activité, mais vous vous devez de le maintenir le plus élevé possible. Un REX faible diminue vos marges et vous épuise à petit feu dans une course interminable à la recherche de nouveaux clients pour maintenir vos résultats.
• Le retard de paiement fournisseur. Cela peut faire partie de votre politique d’entreprise avec une trésorerie à flux tendus. Mais cela s’explique souvent par une absence de provisions soit un manque d’anticipation. Prévoyez donc vos achats à l’avance. Ou bien améliorez la traçabilité de vos achats pour transmettre l’information à vos services financiers et ne plus les surprendre à la dernière minute.

Selon l’indicateur, il peut y avoir des conséquences plus ou moins graves sur la santé financière de l’entreprise. Restez vigilant donc et veillez à acheter intelligemment avec la mise en place de contrats fournisseurs notamment.

Exemple d’analyse des fournisseurs sur le logiciel Weproc

Les risques contractuels et légaux

Bien négocier un contrat est un prérequis de la fonction achat. Mais avant de partir sur vos grands chevaux, il est impératif de maîtriser les risques contractuels ! Voici différents points sur lesquels maintenir votre attention afin d’être suffisamment armé faces à ces risques :

• La fraude : certains fournisseurs sont fictifs ou exercent illégitimement leur fonction. Il existe des corps de métier soumis à la réglementation, veillez donc aux différentes accréditations ou normes qui encadrent ces professions.
• La rupture abusive ou l’interruption brutale d’un contrat. Prévoyez un préavis dans l’édition du contrat afin que vous puissiez rebondir en cas d’un tel scénario.
• L’absence d’assurance Responsabilité Civile/Décennale d’un fournisseur entrainant la non-couverture d’un sinistre
• La reconduction tacite : certains fournisseurs jouent sur le renouvellement automatique de vos contrats pour reconduire vos engagements le plus souvent à leur avantage.

Cela exige de bien connaitre votre fournisseur et sa situation, ainsi que la position de votre entreprise face à ce dernier. La vigilance se porte donc sur vos processus métiers pour limiter l’apparition de risques.

Exemple de création de contrat depuis le logiciel Weproc

Les risques opérationnels

Le processus d’achats est enclin aux risques métiers ou techniques. Ainsi, chaque étape du processus ouvre la porte à un risque. La liste qui suit n’est évidemment pas exhaustive, mais elle apporte de bonnes bases pour l’anticipation de ces risques au sein de votre entreprise.

• Un achat non conforme au besoin de l’entreprise. Si le cahier des charges a mal été défini lors de l’expression de votre besoin, alors ne vous étonnez pas de recevoir la mauvaise pièce ou mauvais service.

• Le doublon de commande. Doublon de dépense donc. Ou situation de malaise vis à vis de votre fournisseur qui a engagé la production ou la livraison de la prestation commandée. Communiquez !
• Un rapprochement de facture long (ou pire, la perte d’une facture). Ne perdez pas de temps inutilement, gardez une trace de vos achats de l’émission du bon de commande jusqu’à la réception de la facture. Cela a l’avantage de donner un temps d’avance à votre comptabilité qui peut alors provisionner vos dépenses.
• L’absence ou la mauvaise définition des critères de présélection des fournisseurs. Parfois la plus-value d’un achat se réalise dans la sélection du fournisseur. Ne négligez aucun aspect !

Cet extrait des risques liés à des défauts d’organisations lors des différentes étapes du processus d’achats ont quasiment toujours pour conséquence des pertes financières et un ralentissement de la productivité. Auditez donc vos processus métiers pour les anticiper, et perfectionnez votre stratégie achat pour qu’elle soit exemplaire, jusque dans son image !

Les risques d’atteinte à la réputation

Ces risques sont liés aux questions éthiques, sociétales et environnementales de votre entreprise, soit les engagements plus connus sous le nom de la Responsabilité sociétale en Entreprise (RSE). Elle réunit l’ensemble des pratiques en entreprise dont l’objectif est de promouvoir le développement durable, le respect des droits de l’homme ou encore l’égalité sociale.

Bien que veiller à la stratégie RSE ce ne soit pas la fonction première d’un acheteur, il reste responsable des commandes et achats réalisés au nom de l’entreprise. En effet l’image de la société est directement engagée et il revient donc au service Achats de choisir des fournisseurs qui soient conformes aux engagements pris par votre entreprise. Voici quelques exemples pour se prémunir des risques liés à votre image :

• La chaîne de production ou d’approvisionnement de vos fournisseurs. Scrutez-la afin d’écarter ceux qui se montrent négligents en termes de RSE ou dont la façon de travailler est aux antipodes de la vôtre. Et vous ne voulez certainement pas vous retrouver à la une en tant qu’entreprise qui soutient ce fournisseur.
• La sous-traitance en cascade. Pour remporter des marchés, certaines entreprises sont prêtes à tout jusqu’à casser les prix et sous-traiter la mission. Et leur sous-traitant répètent l’opération. Finalement, votre fournisseur n’est plus celui avec qui vous avez contractualisé, le plus souvent en dépit du droit du travail.
• L’actualité. Une de vos entreprises partenaire n’est pas à l’abri de défrayer la chronique malgré elle. Soyez donc alerte sur ce type d’éventualité, et prêt à rebondir en cas de communication contraire à vos intérêts.

Il en va de votre réputation et plus encore de votre e-réputation. Pour parer ce risque, définissez vos engagements et auditez vos fournisseurs pour qu’ils évoluent dans le même sens que le vôtre. Incarnez le changement que vous voulez voir !

Pour conclure, ces quatre grandes familles de risques sont à même de menacer tous types d’entreprises s’ils ne sont pas pris en considération par votre direction. C’est pourquoi, il vous faut les anticiper et les cartographier pour préparer la riposte si vous y êtes confrontés. Vous gagnerez ainsi du temps sur leur résolution et au mieux en économiserez sur leur non-résolution puisqu’ils seront évincés avant même de voir le jour. 

Comment gérer les risques liés au processus achats ?

La gestion des risques liés aux achats en entreprise vise à prévoir et ainsi prévenir les problèmes potentiels, dans le but protéger les entreprises contre les risques encourus au cours du processus de passation de commandes. Chaque transaction implique de nombreux points importants à inspecter, notamment la qualité du produit, la fiabilité du fournisseur, la satisfaction du client et la réputation de l’entreprise, qui doivent toutes être surveillées afin d’éviter tout problème.

Les responsables achats doivent explorer de nouvelles technologies et stratégies pour gérer les fonctions essentielles de la chaîne d’approvisionnement. Un bon plan de gestion des risques liés aux achats peut aider votre organisation à économiser de l’argent, à éviter les mauvaises situations et à fonctionner de manière fluide et efficace. Nous vous avons résumer ici cinq stratégies qui peuvent aider votre organisation à réduire les risques liés aux achats.

Analyser les dépenses

L’analyse des dépenses révèle ce qui se passe au niveau de la gestion financière de votre entreprise. En analysant plus précisément les données de vos dépenses, vous pouvez obtenir des précieuses informations sur vos dépenses d’approvisionnement, telles que des paiements non identifiés, des redondances, des doublons de factures, des dépenses irrégulières (comme des achats sauvages), et l’identification de fournisseurs importants et très sollicités avec qui il seraient possible de négocier de nouveaux tarifs.

L’examen des dépenses passées peut également vous aider à éviter des risques tels qu’une analyse inadéquate des besoins internes. Par exemple, vous pouvez savoir si vos besoins sont surévalués ou sous-évalués, si vous travaillez dans un délai limité ou si vous disposez d’un budget insuffisant.

Si vous dépendez d’un seul fournisseur pour des biens et services essentiels, cela peut représenter un énorme risque. S’il ne livre pas à temps, l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement peut être perturbé. L’analyse des dépenses peut vous aider à déterminer si vous dépensez trop pour certains fournisseurs ou si vous dépendez de très peu de fournisseurs.

Exemple d’analyse des dépenses sur le logiciel Weproc

Assurer la transparence des informations achats

En mettant en œuvre une politique d’achat transparente, vous pouvez réduire considérablement les doublons de commandes. En outre, grâce à  une meilleure visibilité, les demandes en double seront vite repérées, et par conséquent, évitées.

Si tous les processus sont transparents et disponibles aux yeux de tous, vous pouvez suivre l’historique de toute transaction, ce qui empêche tout achat non maîtrisé. Plus la transparence est grande en ce qui concerne les personnes qui achètent ou autorisent les achats, plus vous pourrez réaliser des économies et gagner en efficacité.

Il vous sera également beaucoup plus facile d’identifier les personnes qui ont tendance à enfreindre les politiques de l’entreprise, de comprendre pourquoi cela se produit et de trouver des moyens de résoudre les problèmes identifiés.

Consolider votre panel fournisseurs

Le fait d’avoir plusieurs fournisseurs pour un même produit ou pour une même gamme de produits est un défi, car il est difficile de suivre chacun d’entre eux. Si vous avez moins de fournisseurs, votre organisation peut mieux se concentrer sur la prévention des risques tels que la volatilité des prix qui peut affecter la santé financière de votre entreprise.

Grâce à une consolidation efficace des fournisseurs, les équipes achats peuvent éviter des risques tels que les dépenses excessives. Votre entreprise peut obtenir de meilleurs tarifs pour un produit en attribuant plus de produits à moins de fournisseurs. Globalement, le coût du fret, de la manutention et des autres frais de livraison / transport sera également réduit.

Il convient toutefois de noter que pour les produits et services essentiels à votre activité, vous devez avoir plus d’un fournisseur. Dans ce cas, il est préférable d’avoir plusieurs fournisseurs car vous ne dépendez pas d’un seul fournisseur qui peut influencer toute la production de votre entreprise.

Le fait d’avoir plusieurs fournisseurs pour vos produits clés permet également d’éviter les goulots d’étranglement en cas de pic de demande. En outre, cela vous donne plus de flexibilité pour faire face aux événements inattendus.

Exemple de consolidation du panel fournisseurs sur le logiciel Weproc

Améliorer les relations avec vos fournisseurs

Entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs est un atout majeur. Une gestion efficace des fournisseurs permet d’éviter toute perturbation de la chaîne d’approvisionnement, comme des retards de livraison ou des produits de mauvaise qualité. En outre, une meilleure visibilité permet d’identifier et d’atténuer les risques éventuels.

Les logiciels de gestion des fournisseurs peuvent vous aider à suivre vos fournisseurs afin de vérifier facilement les informations les concernant, de détecter les risques éventuels liés à l’approvisionnement et de mesurer les performances. Les informations recueillies grâce au suivi des performances permettront également d’éviter une mauvaise sélection des fournisseurs à l’avenir, un approvisionnement contraire à l’éthique de votre entreprise et d’identifier tout problème potentiel.

Suivre et faire respecter les contrats

Le respect des contrats est un domaine important qui doit être régulièrement suivi. Cet indicateur vous aidera à déterminer dans quelle mesure les fournisseurs respectent les conditions négociées, telles que la livraison de marchandises de qualité dans les délais impartis.

Cet indicateur montre le pourcentage de contrats qui ont été entièrement exécutés et si toutes les exigences convenues ont été respectées. Le respect de ces exigences permet d’améliorer la communication avec les fournisseurs, d’appliquer les règles de non-conformité et d’assurer un correctif rapide des problèmes.

En outre, l’accent mis sur la conformité permet également de contrôler les processus internes et de réguler les dépenses au sein de l’entreprise, éliminant ainsi les dépenses excessives des parties prenantes internes. Plus votre taux de conformité est élevé, moins votre processus d’achat génère de pertes.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.