Qu’est ce que la visibilité des dépenses et pourquoi est-ce important ?

La plupart des responsables financiers comprennent à quel point il est crucial d’être conscient des finances dans une organisation en pleine croissance. Des études montrent que seulement 55 % des entreprises survivent jusqu’à leur 5ème année  – et souvent, cela est dû à un manque de planification et de gestion financière.

Une bonne planification financière consiste en grande partie à comprendre où va votre argent. C’est à cela que sert la visibilité des dépenses; il s’agit d’avoir une vision claire de toutes les dépenses de l’entreprise afin que vous puissiez prendre les bonnes décisions sur la répartition de vos ressources financières.

Avoir une bonne visibilité sur les dépenses présente divers avantages. Peut-être plus important encore, cela peut vous aider à identifier et à éliminer les dépenses inutiles. Cela peut libérer des fonds qui peuvent être réinvestis dans l’entreprise ou utilisés pour améliorer votre résultat net.

 De plus, une bonne analyse des dépenses peut vous aider à prendre de meilleures décisions stratégiques sur les endroits où vous développer et investir. En comprenant les habitudes de dépenses de votre entreprise, vous pouvez identifier les opportunités et les domaines dans lesquels vous pourriez être en mesure de gagner de l’argent.

Êtes-vous sûr d’avoir une vision claire de toutes les dépenses de votre entreprise ? Si ce n’est pas le cas, il est peut-être temps de réévaluer votre stratégie de visibilité des dépenses. Dans cet article, nous allons examiner les leviers qui vous permettront peut-être de passer au next level !

Qu’est-ce que la visibilité des dépenses ?

La visibilité des dépenses est la mesure dans laquelle vous avez une vue d’ensemble des fonds de l’entreprise et de leur destination. Lorsque votre équipe financière comprend en temps réel où en sont les fonds de l’entreprise (où ils sont alloués, dépensés et quel est le budget actuel), vous avez une grande visibilité sur les dépenses. Cela peut être accompli de différentes manières, des rapports financiers détaillés aux logiciels qui suivent les dépenses en temps réel.

Les avantages d’une visibilité élevée sur les dépenses sont nombreux. Un manque de visibilité peut entraîner une perte de temps et d’argent, ainsi qu’une diminution de l’efficacité et un chaos organisationnel. En revanche, une entreprise avec une visibilité claire sur les dépenses peut prendre de meilleures décisions sur l’affectation de ses ressources.

Chaque entreprise a sa propre manière d’analyser ses dépenses.. Pour les petites entreprises, un simple fichier excel qui suit les revenus et les dépenses peut suffire. Les grandes organisations, en revanche, peuvent nécessiter des outils plus sophistiqués, tels que des logiciels de planification des ressources d’entreprise (ERP ou PGI) car les feuilles de calcul ne suffisent plus.

Qu’est-ce que l’optimisation des dépenses ? Bonne visibilité vs pas de visibilité

Comme mentionné, une entreprise avec une visibilité élevée sur les dépenses est une entreprise qui peut facilement suivre où l’argent est alloué et dépensé. Ce niveau de transparence permet une meilleure prise de décision, ainsi qu’une optimisation des dépenses – la capacité de tirer le meilleur parti de chaque euro et de réduire considérablement le gaspillage.

Lorsque l’entreprise n’a pas de visibilité, en revanche, elle est à l’opposé de cela. Dans une entreprise à faible visibilité, il est difficile (voire impossible) de suivre les dépenses de manière significative. Cela peut entraîner toutes sortes de problèmes, notamment une perte de temps et d’argent, une efficacité réduite et un chaos organisationnel.

Bien sûr, il y a aussi le niveau intermédiaire, où la visibilité n’est pas parfaite mais c’est quand même mieux que de ne pas en avoir du tout. Dans ces entreprises, il est toujours possible de suivre certains aspects des dépenses, bien qu’il puisse être plus difficile d’obtenir une image complète.

Éléments de visibilité des dépenses

Bien que l’analyse des dépenses se résume en fin de compte aux finances, ce ne sont pas que des chiffres. Cela englobe également la possibilité de voir tous les aspects des dépenses, des transactions aux budgets de l’entreprise. Afin d’obtenir cette vue d’ensemble, trois éléments essentiels sont nécessaires :

1. Saisie de données : possibilité de suivre et d’enregistrer les dépenses au fur et à mesure qu’elles se produisent
2. Analyse des dépenses : La capacité à donner un sens aux données sur les dépenses, par exemple, identifier les opportunités d’économies
3. Rapports : La possibilité de partager les résultats avec les parties prenantes concernées

Ensemble, ces trois éléments créent un système parfait qui fournit une vue précise et complète de l’ensemble du cycle d’achat. La boucle est bouclée. Cette visibilité est essentielle pour les organisations de toutes tailles, car elle leur permet d’identifier les inefficacités, de prendre de meilleures décisions quant à l’allocation des ressources et, en fin de compte, d’optimiser leurs dépenses.

Pourquoi la visibilité des dépenses est-elle importante ?

Saviez-vous que seuls 25 % des Responsables Marketing sont capable de quantifier leur retour sur investissement ? Plus alarmant encore, certaines études montrent que 10% de chaque euro dépensé par l’entreprise est gaspillé. Cela représente un million d’euros d’affaires gaspillés chaque seconde dans le monde.

En d’autres termes, une mauvaise analyse des dépenses entraîne un gaspillage financier et des opportunités manquées, tandis qu’une bonne visibilité des dépenses permet aux Responsables Marketing de prendre de meilleures décisions et permet également de savoir où investir leurs budgets pour obtenir de meilleurs résultats.

Les avantages de la visibilité des dépenses

Entrons dans les détails de ce qu’une visibilité accrue peut faire pour votre entreprise.

Identifier les opportunités et les inefficacités

Le premier avantage d’une meilleure gestion des dépenses est qu’elle vous permet d‘identifier les opportunités et les inefficacités de vos dépenses. Par exemple, si vous constatez qu’une campagne marketing particulière ne génère pas les résultats souhaités, vous pouvez réaffecter ces ressources à une campagne plus susceptible de réussir.

Réduire les dépenses sauvages

En comprenant mieux où votre argent est dépensé, vous pouvez également réduire le nombre de ressources gaspillées. Cela peut aller de l’optimisation des dépenses pour les campagnes marketing qui ne génèrent pas les résultats souhaités à la renégociation des contrats des fournisseurs qui n’offrent plus un bon rapport qualité-prix.

• Qu’est-ce qu’un achat sauvage ?

Optimisez votre stratégie marketing

Des dépenses visibles peuvent également vous aider à optimiser votre stratégie marketing dans son ensemble. En comprenant quels canaux marketing sont les plus efficaces, vous pouvez concentrer vos efforts sur les canaux qui offrent le meilleur retour sur investissement.

Rationalisez vos processus métier

Enfin, le suivi des dépenses peut vous aider à rationaliser vos processus internes. Avez-vous mis des systèmes automatisés dans votre entreprise ? Ou êtes-vous suffisamment petit pour qu’un programme simple soit tout ce dont vous avez besoin pour suivre les dépenses ? Une meilleure visibilité des dépenses vous aidera à répondre à ces questions et plus encore.

En fin de compte, la gestion des dépenses est essentielle pour prendre des décisions basées sur les données concernant l’affectation des ressources. Si vous voulez réussir et durer jusqu’à cinq, dix ou quinze ans d’activité, ce n’est pas une option pour négliger la visibilité de vos dépenses. Alors, comment s’y prendre ?

Pourquoi les entreprises se trompent

Bien que le suivi des dépenses ne soit pas un nouveau concept, de nombreuses entreprises se trompent encore dans leur gestion des dépenses. Du côté IT (Informatique) par exemple, des recherches montrent que les entreprises dépensent en moyenne 13 000€ dans les logiciels, mais 4 000€ sont dépensés inutilement. C’est une perte de 30% des économies potentielles.

La raison pour laquelle de nombreuses entreprises ont du mal à suivre leurs dépenses est qu’elles n’ont pas le bon logiciel de gestion des achats / dépenses mis en place dans l’entreprise. Sans être bien équipé, il est difficile de suivre et de gérer les dépenses dans différents services. Cela peut entraîner des achats en double, des dépenses excessives pour certains produits ou services et un manque de compréhension sur le suivi des dépenses.

Cela peut également venir du fait que ces entreprises ont toujours une gestion “à l’ancienne”, et ne veulent pas forcément en changer. Le changement est difficile; les entreprises sont bloquées en utilisant la même agence de recrutement, les même outils, la même agence de marketing et les mêmes façons de faire. La plupart des entreprises sont réticentes à mettre en place un nouveau logiciel de gestion des achats, ou de changer leurs procédures internes, ce qui pourrait leur faire économiser de l’argent.

Mais passer à une meilleure analyse des dépenses peut avoir un impact considérable sur les résultats d’une entreprise. Si vous n’avez pas les bons outils en place, votre entreprise peut être confrontée à quelques problèmes :

• Les données sont mal interprétées ou passent entre les mailles du filet.

De nouveaux systèmes sont conçus pour suivre de près les données qui concernent les dépenses et identifier les problèmes. Sans un système automatisé, votre équipe financière le fait probablement manuellement, ce qui est sujet à des erreurs. Avec de mauvaises données, vous ne pouvez pas prendre de bonnes décisions quant à la répartition des dépenses de votre entreprise.

• Les dépenses ne sont pas centralisées.

Lorsque différentes équipes achètent leurs propres produits et services, il est difficile de savoir où va l’argent. Cela conduit souvent à des achats en double et à un manque de standardisation au sein de l’entreprise.

• Il y a un manque de transparence.

La direction doit savoir comment l’argent est dépensé afin de prendre les meilleures décisions sur l’affectation des ressources. Si chaque équipe dépense de l’argent chacun de son côté (et de sa propre manière), le suivi des dépenses au sein de votre entreprise devient difficile.

• Des dépenses excessives sont inévitables.

Il n’est évidemment pas idéal pour une entreprise de dépenser plus que nécessaire pour certains produits ou services, et lorsque personne n’a une vision claire des dépenses, cela est plus susceptible de se produire.

En d’autres termes, un manque de visibilité claire sur les dépenses peut entraîner beaucoup de gaspillage et une mauvaise communication au sein d’une entreprise. La mise en œuvre des bons outils et procédures peut aider à éviter ces problèmes et à améliorer vos résultats.

Comment bien faire les choses

Nous avons vu ensemble que des dépenses mal gérées et une mauvaise visibilité ne sont pas des choses sur lesquelles les entreprises peuvent se permettre de dormir. Alors, comment pouvez-vous vous assurer que vous faites les choses correctement ?

1. Évaluez vos besoins.

Avant d’apporter des modifications à la façon dont les choses fonctionnent actuellement chez vous, prenez du recul et évaluez vos besoins. Posez les questions suivantes à votre équipe :

• Quels sont les achats sauvages passés ces derniers temps ?
• Y a-t-il vraiment un retour sur investissement dans nos dépenses ?
• Que pourrions-nous faire avec des données plus qualitatives ?
• Combien de temps consacrez-vous actuellement à la collecte et à l’analyse des données sur les dépenses ?

C’est également une excellente idée de parler aux autres équipes de votre entreprise qui peuvent être affectées par les modifications apportées à votre système de gestion des dépenses, telles que la comptabilité et le marketing. Que pensent-ils de l’état actuel des choses ? À quels défis sont-ils confrontés dans leur propre travail ? Dans quels cas auraient-ils besoin d’aide ?

2. Automatisez et centralisez ce que vous pouvez.

L’un des meilleurs moyens d’améliorer la visibilité des dépenses consiste à automatiser autant que possible le processus de collecte et d’analyse des données. Cela réduira le temps passé à collecter et trier manuellement les informations, ce qui vous permettra de vous concentrer sur des tâches plus importantes.

La meilleure méthode ici consiste à implémenter de nouveaux outils, tels que :

• Un outil de gestion des dépenses qui collecte et organise automatiquement vos données financières
• Un logiciel de gestion des achats qui peut aider à rationaliser le processus de commande
• Un système de facturation qui permet de suivre et d’archiver toutes les factures facilement
• Un système de paiement centralisé qui facilite la gestion des dépenses, le suivi et les économies réalisées toute l’entreprise

Bien sûr, certains outils logiciels de gestion des dépenses couvriront plus d’une de ces catégories, et c’est bien mieux. Si ce n’est pas le cas, recherchez des outils qui peuvent s’intégrer de manière transparente les uns aux autres pour rendre la transition aussi fluide que possible.

Si vous êtes une petite ou moyenne entreprise, vous n’avez peut-être pas la bande passante pour embaucher des développeurs, mais ce n’est pas grave : il existe de nombreux outils accessibles facilement.

3. Établir des protocoles et des procédures.

Peu importe à quel point votre équipe s’y connait en technologie, la mise en place d’un nouveau logiciel mettra toujours “la pagaille” s’il n’y a pas de protocoles ou de procédures en place. Passez un peu de temps à décrire comment les nouveaux outils doivent être utilisés, qui est responsable de quoi et ce qui se passe lorsque les choses tournent mal.

Ce document doit être diffusé à tous les membres de votre équipe, ainsi qu’aux personnes extérieures qui seront impactées par ces modifications. C’est aussi une bonne idée de mettre en place des sessions de formation, à la fois pour ceux qui utiliseront les nouveaux outils et pour ceux qui ont besoin de comprendre les données avec lesquelles ils travaillent.

4. Soyez prêt pour le changement.

La mise en place d’un logiciel de gestion des achats peut être un grand bouleversement en interne, et il est naturel qu’il y ait une certaine résistance de la part des membres des équipes qui sont habitués à leur manière de travailler, et ne veulent pas forcément changer. Il est important d’être préparé à cela et d’avoir un plan pour résoudre les problèmes qui pourraient survenir lors de cette mise en place.

La meilleure façon de cette résistance au changement est de montrer aux membres de l’équipe les avantages qui vont être apportés avec l’utilisation de ces nouveaux outils. Expliquez comment cela fonctionnera, et comment cela facilitera leurs tâches quotidiennes. Mettez en place des sessions de formation et soyez disponible pour répondre à toutes les questions qu’ils pourraient avoir.

N’oubliez pas qu’en matière de gestion des dépenses, une entreprise avant-gardiste et innovante sortira toujours gagnante. Une fois ces étapes en place, vous serez sur la bonne voie pour améliorer la visibilité de vos dépenses – et tous les avantages qui en découlent.

 

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