Cartographie des achats : un outil stratégique

Le contexte économique actuel, marqué par une concurrence accrue et une quête d’innovation continue, incite les entreprises à s’équiper d’outils stratégiques pertinents. La réussite du déploiement de ces outils démarre par une introspection de l’organisation. La cartographie des achats émerge comme une tendance incontournable tant elle répond à l’ensemble de ces enjeux que ce soit en termes de gestion et d’optimisation. Qu’est-ce qui rend cet outil si spécial et pourquoi est-il devenu central dans la gestion moderne des achats ? Approfondissons ensemble cette notion.

Qu’est-ce que la cartographie des achats ?

La cartographie des achats est une matrice des données fournisseurs analysées sous le prisme d’un schéma ou de diagrammes. C’est une représentation visuelle des dépenses de votre entreprise qui, si elle est bien menée en amont, peut devenir une source d’informations précieuse.

Elle permet, entre autres, de connaître vos familles de dépenses, d’identifier vos fournisseurs stratégiques et de mettre en lumière les risques et opportunités dans le but d’améliorer la performance achats de votre entreprise. Cette cartographie analyse l’ensemble, tout en permettant une vision détaillée selon les segments d’achat utilisés.

Les bénéfices de la cartographie des achats :

Lorsque l’on parle de cartographie des achats, les avantages sont nombreux. Mais comment cela pourrait concrètement impacter la gestion de votre entreprise ?

• Avec une cartographie bien établie, vous pouvez rapidement repérer les zones d’amélioration et ainsi optimiser votre processus achat. Par expérience, nous avons constaté que la visualisation affinée d’une segmentation a le pouvoir de rationaliser les dépenses.
• Une analyse des dépenses à l’aide de catégories achats permet de maîtriser vos volumes. Croisez cette donnée avec la compréhension de vos interactions fournisseurs et alors vos relations seront renforcées. Connaître vos fournisseurs, c’est la clé. Avec l’aide d’une cartographie des achats, vos stratégies de négociation seront renforcées.
• Réduction des risques : dépendance fournisseur, hausse des prix en période inflationniste, rupture de stock… Qui ne craint des effets négatifs conjoncturels ? La cartographie vous offre une prévention précieuse contre les potentiels problèmes. Et surtout la possibilité d’agir rapidement en cas d’imprévu.

Les composants clés d’une cartographie efficace des achats :

Avant de vous lancer dans la cartographie des achats de votre entreprise, posez-vous les bonnes questions et définissez vos objectifs. Voici les éléments que nous jugeons essentiels :

• Définition des principales catégories achats de votre organisation. Imaginez le terme familles d’achats si c’est plus pratique pour vous. Commencez avec 7 à 8 principales familles et un sous-niveau pour chacunes. Pour information les cartographies d’achats les plus détaillées ont jusqu’à 4 niveaux : restez simple!
• Identification des principaux fournisseurs et définition de leur importance dans votre chaîne d’approvisionnement. Prévoyez également une échelle de difficulté à changer de fournisseur, cela vous aidera à prioriser vos actions.
• Processus de qualification et de sélection : Comment choisissez-vous vos partenaires ? Quels sont vos critères ? L’ensemble des parties prenantes est à étudier pour favoriser l’efficacité de vos achats.
• Points d’interaction entre les achats et autres départements : Une entreprise ne fonctionne pas en silos, et votre cartographie devrait refléter cette interdépendance.

Comment élaborer sa propre cartographie des achats ?

À ce stade, vous vous dites probablement : « C’est bien beau tout ça, mais comment je m’y prends ? ». Pas de panique, nous sommes là pour vous guider.

D’abord, déterminez l’objectif de votre cartographie. Est-ce pour optimiser les processus de production ? Renforcer les relations fournisseurs ? Maîtriser les risques et se préparer à des alternatives ? Il est évidemment possible de combiner ces objectifs. L’essentiel est de les garder en tête lorsque vous analyserez vos dépenses afin de segmenter vos achats.

Ensuite, rassemblez dans le même fichier les éléments suivants : 

• Portefeuille achats qui contient vos familles achats.
• Panel fournisseurs auquel vous associez une ou plusieurs de ces familles.
• La collecte des données achats de la période souhaitée.

Si vous rencontrez des problématiques pour collecter des données depuis votre logiciel comptable, demandez directement le journal d’achats au comptable de votre entreprise.  Avec l’association de l’ensemble de ces items, segmenter vos volumes achats devient un jeu d’enfants, le plus difficile étant la définition de vos objectifs.

Vous pouvez aussi sélectionner des outils ou logiciels adaptés davantage sur les achats. Il existe aujourd’hui des outils métiers spécialisés qui facilitent cette tâche. Vous pouvez également cartographier vos achats avec la Matrice de Kraljic.

Enfin, restez vigilant. La cartographie n’est pas un exercice à réaliser une fois pour toutes. Elle doit évoluer avec votre entreprise.

La cartographie des achats, comme nous l’avons vu, est bien plus qu’un simple outil. C’est une stratégie, un guide, un compagnon de route pour toute entreprise qui souhaite optimiser sa gestion des achats. Si vous ne l’avez pas encore adoptée, il est grand temps de considérer d’implémenter ce type d’outil. Nous sommes convaincus qu’elle sera une source d’informations pertinentes pour votre entreprise !

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.