Gestion des approvisionnements : Le guide pour tout comprendre

Alors que nous évoluons sans cesse vers une société 100% digitale, il faut trouver un moyen de resserrer les rênes des processus de dépenses. Les achats manuels posent de nombreux problèmes, qu’il s’agisse de documents perdus, d’approbations lentes ou de coûts de traitement élevés. 

Les relations avec les fournisseurs peuvent également souffrir d’une mauvaise gestion, de retards de paiement et d’une résolution inefficace des litiges. En fin de compte, si vous voulez diriger votre entreprise d’une main de maître, vous devez mettre en place une stratégie de gestion des achats solide. 

Ce plan permet de créer un environnement propice au suivi des dépenses, à la création d’opportunités, à la croissance et au contrôle des dépenses.

Qu’est-ce que la gestion des achats ?

Que vous soyez une grande entreprise ou une petite marque, votre processus d’achat revêt une importance capitale pour votre réussite. Les fournisseurs pourraient chercher d’autres partenaires si vous n’approuvez pas les demandes à temps, engendrant ainsi des retards de commandes qui peuvent avoir des conséquences financières plus importantes que vous ne l’imaginez.

Pour développer efficacement votre entreprise, l’optimisation de votre processus d’achats s’avère être l’une des méthodes les plus simples et les plus efficaces. Examinons ensemble les principes fondamentaux qui le sous-tendent.

• A lire aussi : Quelle différence entre achat et approvisionnement ?

Qu’est-ce que le processus d’achats ?

Le processus d’achats est un ensemble d’étapes clés qui permettent à une entreprise de s’approvisionner efficacement en biens et services nécessaires à son fonctionnement.

Voici les différentes étapes généralement suivies dans un processus d’approvisionnement standard :

• Identification d’un besoin : L’entreprise identifie les besoins en biens ou services qu’elle doit se procurer pour continuer ses activités.
• Création d’une demande d’achat : Une demande formelle est établie pour spécifier les produits ou services requis.
• Création d’un appel d’offres (si le fournisseur est inconnu) : Lorsque l’entreprise ne connaît pas le fournisseur adéquat, elle peut lancer un appel d’offres pour inviter différents fournisseurs à soumissionner.
• Sélection du fournisseur : Après avoir reçu les offres des fournisseurs, l’entreprise procède à l’évaluation et à la sélection du fournisseur le mieux adapté à ses besoins.
• Négociation des conditions et émission du bon de commande : Les conditions de la transaction sont négociées avec le fournisseur choisi, et un bon de commande est émis pour officialiser l’achat.
• Réception de la marchandise et contrôle de qualité : Lorsque la marchandise est livrée, l’entreprise s’assure qu’elle correspond aux spécifications et normes de qualité requises.
• Rapprochement de la facture fournisseur reçue avec le bon de commande émis : Une fois la facture reçue, elle est comparée au bon de commande émis pour s’assurer de l’exactitude des informations et du montant facturé.

Chaque processus d’achats peut varier en fonction de l’entreprise, de sa taille et de son domaine d’activité. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre guide complet dédié au processus d’achats en entreprise.

Qu’est-ce que la gestion des approvisionnements ?

La gestion des approvisionnements est l’administration stratégique des besoins d’une organisation, qui comprend l’achat de biens et de services. La gestion des approvisionnements consiste à alimenter l’entreprise en bien ou services, dans le but de permettre d’honorer les commandes clients, mais également les besoins de l’entreprise.

L’optimisation de la gestion des achats est essentielle pour maintenir l’efficacité, la productivité et la rentabilité d’une entreprise. Que ce soit pour l’approvisionnement direct ou indirect, la qualité des normes de gestion des achats joue un rôle clé dans la satisfaction des clients.

Dans le cas de l’approvisionnement direct, il est primordial de mettre en place un processus d’approvisionnement efficace. En revanche, pour l’approvisionnement indirect, l’absence de procédure bien définie peut entraîner l’effondrement du système tout entier. Une mauvaise allocation des ressources et une gestion financière déficiente peuvent alors nuire à l’avantage concurrentiel de l’entreprise.

Heureusement, il existe diverses approches et méthodes pour organiser efficacement la gestion des approvisionnements. En explorant ensemble ce processus, nous découvrirons les différentes étapes de gestion des commandes de votre entreprise et évaluerons si votre système est réellement optimisé.

Qu’est-ce que l’approvisionnement ?

L’approvisionnement constitue un élément stratégique essentiel pour toute entreprise, impliquant l’acquisition de biens ou de services auprès de sources externes ou de fournisseurs. Tout au long de ce processus, les clients prennent en compte divers facteurs tels que la qualité, la quantité et la livraison.

En utilisant le processus d’approvisionnement, les entreprises peuvent éviter les escroqueries et les fraudes, s’assurant ainsi de réaliser des achats de manière correcte et sécurisée.

On distingue deux types d’achats :

Achats directs

Il est lié à l’acquisition de matières premières ou de composants nécessaires à la production d’un produit final. Son efficacité peut influencer la gestion globale de la chaîne d’approvisionnement.

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur les achats directs, n’hésitez pas à consulter notre article dédié à ce sujet.

Achats indirects

Il regroupe les achats qui ne sont pas directement liés à la production finale. Cela inclut des articles tels que les fournitures de bureau standardisées, les solutions logicielles et la maintenance d’équipements lourds.

Pour en savoir plus sur les achats indirects, nous vous invitons à découvrir notre article complet consacré à ce sujet.

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande est un document juridiquement contraignant établi entre l’acheteur et le vendeur, qui aide les entreprises à comprendre et à enregistrer les articles et services requis. Les gestionnaires utilisent ces bons pour consigner les détails essentiels tels que la quantité, les instructions de livraison, le prix, les conditions et les dates de livraison.

Lorsque le stock actuel s’amenuise, qu’un approvisionnement supplémentaire est nécessaire, ou qu’un article spécifique doit être commandé, un bon de commande est émis pour officialiser la transaction.

Le processus de gestion des bons de commande implique toutes les étapes réalisées par les entreprises, depuis la production jusqu’à l’approbation, la validation, la gestion et le suivi des commandes d’achat, depuis leur identification jusqu’à la livraison ou la vente.

Pourquoi la gestion des approvisionnements est-elle importante ?

L’intérêt de la gestion des approvisionnements réside dans sa capacité à permettre à une entreprise de suivre et de gérer efficacement ses niveaux de stock et son processus d’achat.

Un système de gestion des approvisionnements est essentiel pour assurer que les marchandises sont commandées en temps voulu et qu’elles sont disponibles lorsque nécessaire, tout en évitant les excès d’achats ou les retards de commande.

En outre, cette gestion optimisée peut contribuer à renforcer les relations avec les fournisseurs en rationalisant le processus de passation de commande et en facilitant leur compréhension des besoins et des délais.

Un bon système d’approvisionnement permettra également d’améliorer la gestion de la trésorerie en réduisant le montant des stocks détenus à tout moment.

Qu’est-ce que le processus d’approvisionnement ?

La première étape du processus d’approvisionnement consiste à planifier et à définir les besoins de l’entreprise. Au sein du service achats, les acheteurs créent une demande de biens ou de services, également connue sous le nom de demande d’achat. C’est là que l’entreprise peut résumer le processus de gestion des approvisionnements en cinq étapes. 

Il s’agit là d’une vue d’ensemble de la gestion des approvisionnements.

Ensuite, le service achats vérifie que toutes les autorisations nécessaires ont été obtenues et les transmet au fournisseur. Le fournisseur expédie alors les marchandises à l’entreprise et, dès réception, le service comptable impute la facture au compte approprié. Examinons maintenant chaque étape plus en détail.

Planification et passation des commandes 

Cette étape se déroule généralement au sein du service achats, où les acheteurs créent une demande de biens ou de services. La demande est ensuite envoyée au service suivant, qui est généralement la production ou l’ingénierie. Ces services vérifient qu’ils ont besoin des articles demandés et qu’ils ont la capacité de les produire. 

L’étape suivante consiste pour le service approvisionnement à créer et à approuver le bon de commande. Le service des achats vérifie ensuite que toutes les autorisations nécessaires ont été obtenues et les transmet au fournisseur. 

Le fournisseur expédie alors les marchandises à l’entreprise et, dès réception, le service comptable enregistre la facture sur le compte approprié.

Réception et inspection des marchandises 

Le service de réception est chargé de vérifier que les marchandises reçues correspondent au bon de commande. Il inspecte également les marchandises pour vérifier qu’elles ne sont pas endommagées et qu’elles ne présentent pas d’anomalie. En cas de problème, il prend immédiatement contact avec le fournisseur.

Traitement et paiement des factures 

Après réception des marchandises, le service comptable traite la facture et la comptabilise sur le compte approprié. Selon les conditions de paiement de l’entreprise, celle-ci peut être tenue de payer le fournisseur immédiatement ou après un certain délai.

Suivi et gestion des stocks 

Le gestionnaire des stocks est responsable du suivi de la quantité et de l’emplacement de tous les articles en stock de l’entreprise. Il met également à jour le système d’inventaire chaque fois qu’un article est reçu, expédié ou vendu. Ces informations sont utilisées pour générer des rapports qui aident la direction à prendre de meilleures décisions quant à l’affectation de ses ressources.

Retour d’expérience et amélioration continue 

Il s’agit d’un processus continu qui doit être entrepris par tous les membres de l’organisation. Les entreprises peuvent améliorer leurs résultats et devenir plus compétitives en identifiant et en corrigeant les inefficacités de leur processus d’approvisionnement.

Conseils pour optimiser votre processus d’approvisionnement

Une entreprise peut optimiser son processus d’approvisionnement en définissant et en mettant en œuvre des procédures de passation de commande appropriées, en réduisant les actions inutiles et en augmentant la productivité. Voici quelques conseils pour améliorer la gestion de vos approvisionnements.

Simplifier le système

Pour améliorer la gestion des approvisionnements, posez uniquement des questions pertinentes à ceux qui peuvent y répondre, évitant ainsi de déranger le reste de l’équipe.

Évitez de soumettre une validation à chaque membre de l’équipe lorsque seule une approbation est nécessaire.

Confiez la responsabilité de la facturation à l’équipe financière plutôt qu’à la personne émettant les bons de commande, généralement moins expérimentée dans ce domaine.

N’oubliez pas que chaque personne a un rôle distinct dans l’élaboration du flux de travail. Pour éviter tout mouvement superflu, simplifiez le processus.

Une entreprise peut optimiser son processus d’approvisionnement en mettant en œuvre des procédures de passation de commande appropriées, en réduisant les actions inutiles et en augmentant la productivité. Ces conseils permettront d’améliorer la gestion des approvisionnements de manière optimum.

Mettre en place une procédure d’approvisionnement adaptée aux besoins de votre entreprise

Les flux de commandes peuvent varier en fonction de la taille et du type d’entreprise, ainsi qu’au sein des différents services. La mise en place d’une procédure d’approvisionnement adaptée contribuera à améliorer la gestion globale des approvisionnements de manière efficace.

Pour cela, il est essentiel d’évaluer les techniques de gestion des stocks actuelles et d’examiner les problèmes du système en place.

Identifiez les inefficacités du processus actuel et discutez-en avec les décideurs et les parties prenantes concernées. Cette démarche vous permettra de créer une solution personnalisée répondant aux besoins spécifiques du service.

Analyser les indicateurs clés de performance

Recueillez des informations fiables sur les performances des fournisseurs à l’aide d’un logiciel de gestion des achats. Créez des indicateurs uniques pour chaque fournisseur, gardez des statistiques à portée de main à tout moment et choisissez le fournisseur approprié pour chaque transaction sur la base des informations dont vous disposez.

Utiliser un logiciel d’approvisionnement automatisé et intégré

Pour éviter les tracas supplémentaires causés par des processus manuels inefficaces et une documentation excessive, abandonnez les stratégies d’approvisionnement basées sur le papier et la ressaisie manuelle.

Les logiciels de gestion des achats permettent de mettre en place une procédure fluide et fiable sans nécessiter une augmentation significative de la taille de l’équipe achats.

Choisissez un logiciel d’approvisionnement qui vous permettra de cadrer et de rationaliser les procédures d’achats de votre entreprise.

L’erreur humaine est inévitable lorsqu’il s’agit de traiter quotidiennement de nombreuses commandes sur des fichiers Excel ou d’essayer de créer une procédure d’approvisionnement cadrée avec des échanges de mails et d’appels téléphoniques.

Mettre en place un système de suivi et de reporting de l’approvisionnement

Pour garantir une collaboration efficace et éviter les malentendus, établissez des étapes précises et décrivez chaque rôle dans le processus d’approvisionnement. Cela peut être sous forme de guide utilisateur ou de formation en interne, accessible à tous les acteurs de la chaîne d’approvisionnement.

Il est essentiel de veiller à ce que toutes les personnes participant au processus d’approvisionnement suivent les mêmes procédures. Spécifiez, par exemple, un seuil d’inventaire minimum déclenchant une demande d’achat.

Le processus doit être clair : qui peut créer des demandes d’achats, qui peut les valider, qui peut générer les commandes et qui peut valider les factures.

Cela permettra à la direction d’obtenir des informations sur le fonctionnement du processus d’achat et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations.

En mettant en œuvre les conseils donnés par l’équipe Weproc ci-dessus, les entreprises peuvent optimiser leur processus d’approvisionnement, améliorer leur productivité et ainsi augmenter la rentabilité de l’entreprise. Le processus de gestion des approvisionnements est un élément essentiel d’une gestion efficace des stocks de l’entreprise.

Quels sont les bénéfices d’une bonne gestion des approvisionnements ?

La gestion des approvisionnements est une composante essentielle pour le succès d’une entreprise prospère, surtout lorsqu’elle vise à se développer. Chaque organisation dispose de ressources limitées en permanence, donc leur utilisation optimale, le suivi des dépenses et la rationalisation des procédures sont cruciaux.

Le manque d’organisation et de standardisation dans l’élaboration et la soumission des bons de commande reste un problème majeur. Les parties prenantes ne peuvent pas accéder rapidement aux informations actualisées sur les achats en raison du grand nombre de documents à valider, d’e-mails et même d’appels téléphoniques.

La gestion des approvisionnements apporte une solution à ces problèmes, car elle contribue à prévenir les erreurs et les fraudes, tout en réduisant la paperasse administrative. Elle permet une maîtrise accrue des dépenses et des achats effectués en toute connaissance de cause : des achats définis, validés et connus de l’entreprise.

 

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