C’est quoi la différence entre les achats et l’approvisionnement ?

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Mis à jour le 26 juillet 2023

Dans le domaine de la gestion des achats, il est fréquent d’entendre les mots achats et approvisionnement comme s’il s’agissait de termes similaires. Même si les deux paraissent identiques, leurs significations diffèrent. C’est pourquoi il faut clarifier la différence entre achat et approvisionnement. Complémentaire, la gestion des approvisionnements vient appliquer les mesures définies par la fonction achats de l’entreprise. Mais ce n’est pas la seule différence. Découvrez dans cet article la distinction entre achats et approvisionnement.

Qu-est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats en entreprise se réfère à l’ensemble des activités et processus stratégiques visant à acquérir des biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation. C’est un aspect vital de la gestion globale de la chaîne d’approvisionnement.

La gestion des achats implique l’identification des besoins, la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats, l’achat de produits ou de services, ainsi que le suivi et l’évaluation des performances des fournisseurs.

Les missions de la gestion des achats sont multiples. Tout d’abord, elle vise à optimiser les coûts d’acquisition tout en maintenant la qualité des produits et services achetés. En réalisant des économies grâce à des négociations efficaces, la gestion des achats contribue à accroître la rentabilité de l’entreprise.

De plus, elle s’efforce de minimiser les risques liés à l’approvisionnement en choisissant des fournisseurs fiables et en mettant en place des stratégies de gestion des risques.

Un autre aspect crucial de la gestion des achats est la recherche de l’efficacité opérationnelle. Cela implique de rationaliser les processus d’achat, de réduire les délais de livraison et de garantir la disponibilité des matières premières ou des produits finis au moment opportun.

Enfin, la gestion des achats doit également être en accord avec les valeurs et les politiques de l’entreprise, en favorisant, par exemple, des achats responsables et durables.

La gestion des achats est un pilier fondamental de la stratégie globale d’une entreprise, car elle influe directement sur sa rentabilité, sa réputation et sa compétitivité sur le marché.

Qu-est-ce que la gestion des approvisionnements ?

Les approvisionnements dans une entreprise désignent l’ensemble des actions entreprises pour assurer l’approvisionnement en matières premières, en composants, en produits finis ou en services nécessaires à son fonctionnement. C’est un processus opérationnel crucial qui vise à garantir la disponibilité continue des ressources nécessaires à la production et à la satisfaction des besoins des clients.

La mission principale des approvisionnements est de gérer les flux de marchandises et de services entrants. Cela commence par l’identification des besoins internes et externes de l’entreprise, en fonction de la demande des clients et des prévisions de production.

Ensuite, il s’agit de rechercher et de sélectionner les fournisseurs appropriés, en négociant les contrats et les conditions d’approvisionnement les plus avantageuses pour l’entreprise.

Une autre mission cruciale est de gérer les stocks de manière efficace. Les approvisionnements doivent établir un équilibre entre un stock suffisant pour éviter les ruptures de production ou de vente, tout en évitant les excédents qui peuvent entraîner des coûts de stockage inutiles.

Les responsables d’approvisionnement doivent également être attentifs à la qualité des produits ou services fournis par les fournisseurs. Ils sont responsables de la réception, de l’inspection et de la validation des marchandises entrantes pour s’assurer qu’elles répondent aux normes et aux spécifications de l’entreprise.

Enfin, les approvisionneurs doivent anticiper et gérer les risques liés à l’approvisionnement, tels que les retards de livraison, les fluctuations des prix des matières premières ou les problèmes de qualité.

La gestion des approvisionnements joue un rôle essentiel dans la chaîne d’approvisionnement d’une entreprise en garantissant la disponibilité, la qualité et la gestion optimale des ressources nécessaires à son bon fonctionnement.

Quelle est la distinction entre les achats de l’approvisionnement ? 

Lorsqu’on se réfère aux achats, on doit prendre en compte le processus de sélection des fournisseurs (sourcing), l’établissement des modalités de paiement, le contrôle stratégique, la mise en concurrence puis la sélection du fournisseur en fonction des intérêts de l’entreprise, la négociation des contrats et l’achat réel des biens.

La fonction approvisionnements fait référence à l’acquisition de tous les biens, services et travaux essentiels à l’entreprise, à sa son processus d’acheminement. Sa gestion des flux se fait à partir de la politique achats définie par les acheteurs ou la direction de l’entreprise.

Afin de mener une bonne gestion des achats, il faut donc éviter de mélanger les termes achats et approvisionnement.
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Pourquoi la stratégie d’achat est-elle importante ?

Quand on parle de management des achats, il faut garder en tête que cela impacte différentes fonctions essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. Si votre activité tourne autour de la production de matériaux alors un approvisionnement efficace de matières premières est indispensable. De même, une équipe achat en charge de la stratégie veille à une bonne gestion des coûts totaux de l’organisation : coûts de stockage, coûts de production, coûts d’achats. La mise en œuvre d’un processus achat performant doit être considérée comme un élément central de la stratégie d’entreprise.

Adapter la politique d’achat en fonction de l’identité de l’entreprise 

Il faut savoir que le management des achats et l’identité de l’entreprise sont liés. Vous devrez prendre cela en compte dans votre politique d’achat. Par exemple, si votre entreprise a décidé d’avoir une identité orientée vers une éthique soucieuse de l’environnement, alors vous devez adapter votre stratégie vers des achats responsables. Elle doit refléter entièrement la vision de l’entreprise. Dans ce contexte, votre enseigne doit ainsi s’approvisionner entièrement auprès d’entreprises avec une éthique similaire. Vous devriez seulement vous servir de matériaux qui n’ont pas un impact dangereux pour l’environnement, mais également analyser les performances des fournisseurs sur des enjeux sociaux et éthiques.

Adopter une position sur le marché en fonction de l’image de sa marque 

Les clients accordent de l’importance aux philosophies et aux pratiques d’une marque ou d’une enseigne. Certains choisissent uniquement les entreprises qui partagent et reflètent les mêmes valeurs qu’eux. Ne pas respecter un processus d’approvisionnement conforme à ces valeurs, c’est prendre un risque.

Il faut faire en sorte que les capacités et les problèmes de votre entreprise reflètent celle de l’image de votre marque. Pour cela, vous devrez engager les bonnes ressources humaines. Elles devront être capables de mettre en pratique les valeurs/philosophies que votre entreprise souhaite diffuser.

Quelles sont les étapes du processus Procure-to-Pay ?

Au sein d’une entreprise, il faut aligner la fonction « Achat » sur la stratégie d’entreprise. Cela fait partie de ses objectifs ultimes. Ce domaine s’intéresse à tout ce qui concerne l’acquisition de biens et des services.

Il faut noter que le processus d’approvisionnement de ces biens et services, lorsqu’il est digitalisé avec les outils innovants est aussi connu sous le nom de Procure-to-Pay. Il est structuré par des étapes à suivre afin de s’approvisionner :

  • Identifier les besoins
  • Approuver les demandes d’achats
  • Identifier les fournisseurs
  • Mise en concurrence
  • Recevoir les devis
  • Négocier
  • Choisir le fournisseur
  • Enregistrer les factures
  • Payer le fournisseur

C’est un processus qui paraît long, mais l’étendue de ce cycle d’approvisionnement est déterminée par la nature de l’entreprise. Pour les multinationales, ce cycle peut être plus long que la moyenne. L’identification des besoins notamment peut passer par une phase plus complexe, ainsi que le circuit de validation soumis à une multitude d’acteurs et de paramètres. Dans une PME, ce cycle est fréquemment plus rapide et simple. Quelle que soit la taille de l’organisation ou son secteur d’activité, mettre en place un processus d’achat efficace est essentiel.

Certains logiciels peuvent vous aider dans le cadre de vos achats. N’hésitez pas à recourir à une solution innovante qui puisse s’intégrer à des logiciels de facturation.

Comment se déroule le processus d’approvisionnement ?

Les approvisionnements font partie d’un des sous-ensembles de la fonction Achats. Cela renvoie à l’acquisition de biens et de services. Dans ce domaine, il suffit de créer la commande, de la recevoir et de la payer. Avec le cycle global Procure-to-pay les étapes de l’approvisionnement sont simplifiées, voire automatisées. De la création du bon de commande jusqu’à la réception dans le logiciel de gestion et le paiement au fournisseur, vous pouvez générer un gain de temps significatif pour votre organisation.

Pourquoi recourir à une solution logicielle pour l’approvisionnement ?

À l’inverse de l’ensemble du cycle « Achat », les phases relatives à l’approvisionnement ne sont pas forcément liées à la taille ou à la portée de l’entreprise. Il s’agit seulement des étapes fondamentales à la constitution d’un bon de commande tracé et conforme à la politique de l’entreprise. Les approvisionnements sont utilisés régulièrement. Il est possible d’établir une pratique identique dans toutes les entreprises. Sur le marché, vous pourrez recourir à un logiciel pour faciliter votre système d’approvisionnement afin de gagner en productivité.

Même si l’achat et l’approvisionnement sont souvent utilisés de manière significativement étroite, il ne faut pas les confondre. Il faut comprendre la différence entre ces deux dénominations. L’approvisionnement fait partie d’un processus d’achats global. La gestion des deux cycles peut paraître contraignante, c’est pourquoi, pour vous faciliter la tâche, vous pourrez recourir à une solution comme Weproc. Ce logiciel vous permet d’optimiser la gestion des achats et de fluidifier la passation des commandes au sein de votre entreprise.

 

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