Procure to pay : un nouveau terme pour l’optimisation du processus d’achat

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Le processus d’achat peut être complexe, mais bien optimisé, il est une source de formidables leviers d’économies. Une solution Procure to pay correspond notamment à l’optimisation des processus d’achats, de la demande d’achats jusqu’au paiement des factures fournisseurs. Dans cet article, nous allons étudier le processus achats étape par étape afin de tendre vers une maîtrise des dépenses au sein de votre entreprise.

Les principes de Procure to Pay

Il s’agit du processus de gestion qui couvre de bout en bout les étapes depuis la définition des besoins jusqu’au paiement du fournisseur. Cela inclut :

  • La création d’une demande d’achat de produit ou de service
  • L’identification et le choix des fournisseurs compétents
  • L’approbation des demandes d’achat au sein d’un circuit de validation
  • La création et la passation de la commande  fournisseur
  • La réception des biens ou des services par l’entreprise
  • La gestion des factures fournisseurs
  • Les catalogues électroniques
  • Le paiement 

Le processus sur le papier semble simple, mais chaque étape peut être problématique et laborieuse pour les utilisateurs finaux.

Traditionnellement, le processus était axé uniquement sur les économies de coûts. Les équipes d’achat donnaient la priorité aux fournisseurs les moins chers pour réaliser des économies immédiates. Aujourd’hui, les entreprises apprécient les avantages de la transformation digitale et s’y fient. Pour les équipes achats, utiliser des outils digitaux permet d’évaluer le processus d’achat  à chaque étape. Ensuite, elles les rationalisent et les optimisent pour obtenir de la valeur et des leviers de performance.
Logiciel achats Weproc

Les divers obstacles pour Procure to pay

Pour plusieurs entreprises, la transformation numérique complète est difficile à intégrer, notamment pour les organisations aux traditions de longue date et avec une culture d’entreprise conservatrice. Pour d’autres, faire le « saut numérique » est perçu comme souhaitable, mais trop coûteux ou trop complexe à mettre en œuvre. C’est précisément pour ces raisons que la digitalisation des processus d’achat est judicieuse. En effet, il faut voir l’investissement à réaliser comme un levier de croissance. Mais pour ce faire, les équipes doivent également développer des stratégies efficaces pour surmonter les obstacles sur leur chemin.

Dans une économie numérique au rythme effréné, éliminer les retards dans le temps de processus d’achat n’est pas seulement une bonne idée, c’est essentiel pour rester compétitif et préserver ses résultats. Des entreprises maintiennent des processus manuels et une gestion des fournisseurs scindée dans des équipes distinctes. Elles cloisonnent les données utilisées par chacune d’entre elles. Pourtant, les équipes isolées sont moins efficaces lorsque vous voulez non pas faire des économies, mais créer de la valeur. Une véritable optimisation est impossible tant que les processus en amont sont séparés de ceux en aval.

Les différents avantages sur Procure to pay

Vous pouvez surmonter les obstacles que votre service achats peut rencontrer par une optimisation du processus grâce à un logiciel de gestion des achats. En effet, il est important de comprendre tous les avantages qu’il procure. D’abord, il facilite les activités quotidiennes des collaborateurs, mais aussi des chefs d’entreprise, ce qui renforce vos arguments pour obtenir l’adhésion de la direction. De plus, il suscite l’enthousiasme et l’uniformité de l’ensemble de votre organisation lorsque vous avez décidé de l’appliquer.

Grâce à ce concept, vous aurez des processus d’achat plus efficaces, plus rapides et plus précis. Son automatisation élimine la nécessité d’un contrôle humain pour les tâches répétitives et à fort volume. Elle élimine également les risques d’erreurs humaines et améliore la rapidité. Les robots logiciels n’ont besoin ni de pauses ni de sommeil. Ils peuvent traiter à des vitesses supérieures aux capacités humaines, tout en maintenant la même précision. En outre, vous aurez un meilleur contrôle des dépenses et une meilleure visibilité sur le flux de trésorerie. Son application améliore également la traçabilité des dépenses hors contrat ce qui fiabilise vos engagements fournisseurs.

La mise en œuvre de Procure to pay pour votre entreprise

Avant d’optimiser vos achats, vous devez d’abord effectuer un audit des processus d’achat et de paiement pour déterminer des informations importantes pour savoir où vous en êtes. Vous devez connaître les coûts de traitement moyen et la durée du cycle des achats et du traitement des factures fournisseurs. Déterminez également le pourcentage de factures papier reçues et celui de fournisseurs qui prennent en charge la facturation électronique.

Il en va de même pour le nombre total d’exceptions dues à des erreurs, à des transactions en double ou des achats sauvages. Détectez les flux de travail établis et les contrôles internes qui doivent être améliorés. Par la suite, vous devez vous concentrer sur les domaines qui ont le plus besoin d’être améliorés. Ensuite, pour tout automatiser, retirez au maximum l’intervention humaine lorsqu’elle est affectée à des tâches administratives à faible valeur ajoutée. Cela permet de créer de la valeur et pour votre équipe, c’est un moyen d’appliquer l’ingéniosité et les compétences humaines à des poursuites stratégiques. Enfin, vous pouvez mesurer, suivre et ajuster l’efficacité des processus.

L’optimisation de votre processus d’achat constitue un excellent investissement. Elle offre l’avantage concurrentiel, la rentabilité et la croissance actuels et futurs de votre entreprise. Weproc peut vous aider à évaluer, à optimiser et à affiner votre processus d’achat, en vue d’une meilleure rentabilité. Cela vous amène à faire des progrès significatifs vers une transformation numérique complète.

 

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