Qu’est-ce que le processus de Demandes d’Achats ?

La toute première étape du processus d’achat : la création et l’envoi pour approbation d’une demande d’achat. Cette étape est la base de toute stratégie de gestion des dépenses et la mise en place d’un processus de demande d’achat défini donne le ton de l’efficacité de votre organisation dans la gestion des achats. L’importance d’établir un processus de demande d’achat est cependant souvent sous-estimée et suscite de nombreuses questions. Quel est le but, pourquoi est-ce important et quelle est la meilleure façon de mener à bien ce processus ?

Face à tant de questions, nous avons créé un article qui vous permettra de devenir un expert du domaine et vous donner les clés pour commencer à gagner en efficacité et à réaliser des économies en hiérarchisant et en définissant ce processus de demande d’achat sous-estimé, mais ô combien important.

Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Tout d’abord, qu’est-ce qu’une demande d’achat ? Il s’agit d’un document ou d’un formulaire interne qu’un employé remplit pour demander l’approbation d’un achat, au nom de l’entreprise.

Comment se déroule ce processus ? Ce processus peut être fait sur papier, manuel (très souvent par échanges de mails) ou créé et soumis par voie électronique, à l’aide d’un logiciel d’achat ou d’approvisionnement automatisé.

Bien qu’elles soient parfois confondues avec les « bons de commande », ces deux documents ont des fonctions très différentes. Une demande d’achat établit s’il existe en fait un besoin pour le produit ou service demandé, elle nécessite une autorisation et, une fois approuvée et conforme, lance le processus de commande d’achat. Un bon de commande approuvé et envoyé à un fournisseur agit comme un contrat juridiquement contraignant pour l’achat de biens et de services.

Vous n’avez pas encore mis en place un système de gestion de demande d’achat ? Retrouvez ci-dessous un modèle prêt à l’emploi à télécharger :

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un processus de demande d’achat ?

Dans toute entreprise, petite ou grande, il existe un besoin constant de biens et de services pour assurer le bon fonctionnement des opérations commerciales. Cependant, si vous laissez les employés et les départements acheter ces articles sans contrôles ni processus en place, ces achats dits “sauvages” peuvent s’accumuler rapidement, épuisant les budgets et mettant votre organisation en danger financier. Toutes les parties prenantes doivent être au cœur de la procédure.

Sans oublier que s’il n’y a pas de processus de demande d’achat ou de visibilité sur les dépenses de l’entreprise, votre organisation est plus susceptible de :

• Dépenses inutiles
• Dépenses non maîtrisées
• Fraude
• Paiement en trop
• Paiements en double

Un processus de demande d’achat cadre les dépenses et favorise la responsabilisation. Il permet également de cadrer les besoins et assure la bonne compréhension du besoin avant l’achat. Chaque demande d’achat doit passer par les niveaux d’approbation internes nécessaires qui valident l’achat et évaluent l’impact budgétaire, la sélection et l’approbation des fournisseurs et la conformité à la politique achats interne.

Lorsque ce processus est automatisé par un logiciel d’achat, il est simplifié via des circuits de validation qui acheminent les demandes à chacun des approbateurs, et chaque point de contact est suivi dans une piste d’audit fiable numérique.

Quelles sont les étapes du processus de demande d’achat ?

Quelles informations sont requises pour remplir une demande d’achat ? Bien que la forme et le processus puissent varier d’une organisation à l’autre, les éléments de base restent les mêmes.

Une demande d’achat doit généralement contenir les informations suivantes :

• La description et la quantité des biens ou services demandés
• Le fournisseur sélectionné et ses informations d’identification
• Le prix du produit ou service demandé
• L’identité et le service de l’acheteur
• On peut également ajouter la devise, la répartition des coûts, les devis reçus et toute documentation de support ou de vérification.

Quant au processus de demande d’achat, il suit généralement ces étapes :

• L’employé remplit une demande d’achat pour les biens ou services requis et l’envoi pour approbation.
• La demande passe par un circuit de validation, commençant généralement par le supérieur hiérarchique direct de l’employé. Ils auront la possibilité d’approuver, de refuser ou de demander une vérification supplémentaire.
• Si la demande d’achat dépasse un palier financier définit dans la procédure, elle peut nécessiter des approbations supplémentaires.

La demande d’achat est soumise à un examen budgétaire et à des contrôles internes. Si l’approbation est accordée, la demande d’achat peut être transformée en bon de commande, et ce dernier peut être envoyé au fournisseur pour acceptation et passation de commande.

Exemple : un employé du service informatique doit acheter du matériel pour un nouvel arrivant. Il peut envoyer une demande d’achat pour approbation, qui peut être précédée d’une demande de devis à un ou plusieurs fournisseurs pour être sûr d’obtenir la meilleure offre.

La demande pourrait être refusée ou retournée par le service achat pour une vérification plus approfondie.

La demande d’achat devra être approuvée par la hiérarchie avant de générer un bon de commande. Les logiciels d’achats permettent d’accéder à tous les documents justificatifs qui sont centralisés et stockés, ce qui facilite grandement le processus d’examen et d’approbation en temps réel, tout en réduisant les risques. Les factures fournisseurs sont enregistrées au bon endroit dans le dossier.

Toutes ces étapes du processus de demande d’achat sont régies par des contrôles internes, guident le comportement en matière de dépenses et garantissent le respect des politiques d’achat. Toutes les parties prenantes sont impliquées dès le début de la procédure.

Exemple de rédaction de CDC depuis le logiciel Weproc

Pourquoi automatiser le processus de demande d’achat ?

Un processus de demande d’achat manuel ou papier peut être complexe et chronophage avec de longs échanges par mails, des traces papier ou un suivi de feuille de calcul sur plusieurs documents différents. De plus, des retards et des goulots d’étranglement de processus surviennent fréquemment lorsque les approbateurs sont en congé, absents du bureau ou dans un lieu différent. Ces inefficacités manuelles sont sujettes aux erreurs humaines, qui nécessitent souvent des mesures correctives chronophages ou, si elles ne sont pas contrôlées, pourraient augmenter vos coûts.

Quelle que soit l’organisation de votre opération d’achat manuel, elle nécessitera finalement du temps et des ressources qui pourraient être mieux allouées.

Un logiciel de gestion des achats centralise et rationalise les processus d’achat dans tous les départements et services, connectant instantanément les employés, où qu’ils se trouvent.

Les circuits de validation de demande d’achat avec un logiciel apportent plusieurs avantages :

• Rapidité : les demandes d’achat sont acheminées vers les approbateurs appropriés, qui sont avertis avant de valider, ou non, les besoins. Cela évite les retards entre chaque service et rationalise l’ensemble du processus d’achat.
• Accessibilité : le personnel est habilité à créer, soumettre, réviser et approuver instantanément des demandes sur n’importe quel appareil, depuis n’importe quel endroit.
• Économies : les demandes d’achat sont transmises automatiquement  via des circuits de validation vers des supérieurs ou différents services qui valident les achats et évitent les dépenses incontrôlées. Avec une étape amont de mise en concurrence de plusieurs fournisseurs qui garanti l’achat au meilleur prix et une visibilité totale sur toutes les dépenses, les responsables des achats peuvent réunir plusieurs commandes en une seule avec un fournisseur pour générer des économies.
• Conformité des achats : un système de demande d’achat automatisé est mis en place pour simplifier et faire respecter la conformité aux politiques d’achat internes.

Avantages d’un processus de demande d’achat automatisé

Bien qu’une demande d’achat ne soit qu’un formulaire en ligne transmis automatiquement, c’est aussi le moyen de contrôler les dépenses dès le début.

Voici quelques-uns des principaux avantages à automatiser votre processus de demande d’achat :

• Guider les employés pour qu’ils dépensent de manière responsable
• Contrôler les dépenses inutiles et non conformes
• Empêcher la fraude
• Centraliser la visibilité et le contrôle des achats
• Permettre la transparence des dépenses et améliorer le suivi
• Prendre en charge le contrôle budgétaire : grâce à la visibilité du budget à chaque étape, les approbateurs peuvent examiner l’impact des dépenses avant de les approuver et de s’y engager.
• Assurer les achats auprès de fournisseurs agréés
• Favoriser une culture de dépenses soucieuse des coûts en permettant à tous les employés d’être responsables de ce qu’ils dépensent
• Fournir des capacités d’analyse et de rapport pour identifier les opportunités d’économies
• Faciliter le regroupement des achats pour des remises et des avantages plus importants
• Réduire les coûts opérationnels

Rationalisez le processus de demande d’achat avec Weproc

Une gestion efficace des dépenses commence par un processus de demande d’achat robuste. Pour accroître l’efficacité et les économies, envisagez de faire le premier pas vers la réalisation de vos objectifs de maîtrise des coûts en déployant un logiciel d’achat qui remplacera les inexactitudes manuelles par une efficacité d’achat automatisée.

Commencez à gérer de manière proactive la façon dont vos employés achètent et dépensent grâce à un processus de demande d’achat automatisé.

Le logiciel de gestion des achats Weproc aide les entreprises de divers secteurs à mettre en place des processus d’achat simples et mobiles et à réduire de 20 à 30 % les dépenses opérationnelles.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.