Qu’est-ce que le Source-to-pay (S2P) ? Quelles différences avec le Procure-to-Pay ? (P2P)

Source-to-pay Weproc

S2P, P2P, S2C, I2P … autant de termes « barbares » pour les non-initiés du monde des achats.

Et même pour les plus grands experts, la pluralité de ces termes portent, des fois, à confusion.

Nous allons donc voir ensemble, le processus « Source-to-Pay » qui regroupe une grande partie de ces processus connus du monde des Achats.

Tout d’abord, il faut savoir que le processus le plus connu est le Procure-to-pay, littéralement « De la commande au paiement ». Mais quelle est la différence de ce lointain cousin du S2P ?

Le processus Source-to-Pay comporte davantage d’étapes et commence plus tôt que le processus Procure-to-Pay. Les deux processus comprennent certaines fonctions d’achat communes : la gestion des commandes, le traitement des factures fournisseurs et le paiement des fournisseurs.

Qu’est-ce que le Source to Pay ?

Le Source-to-Pay (S2P) est le processus de sourcing et d’approvisionnement qui consiste à trouver des fournisseurs, à négocier avec eux et à contractualiser avec eux pour s’engager sur une relation commerciale, et ainsi leur commander des produits ou services. Les logiciels source-to-pay utilisent les données collectées pour permettre à l’utilisateur d’avoir une meilleure visibilité sur tout son process et ses relations fournisseurs, dans le but de créer le processus d’approvisionnement le plus efficace possible.

Quelles sont les étapes du Source to Pay ?

Le Source to Pay (S2P) est un processus qui mène à l’e-procurement, un terme qui désigne la gestion des achats en ligne.

Les étapes du Source to Pay :

  1. La demande d’achat
  2. Sourcing fournisseurs
  3. Préparation de l’appel d’offres
  4. Sélection de l’offre
  5. La gestion du contrat
  6. Signature du contrat
  7. Approvisionnement
  8. Traitement des factures fournisseurs
  9. Paiements
source to pay weproc

Schéma du processus Source-to-Pay

 

Demande d’achat

L’entreprise doit avoir besoin d’un service ou d’un produit. La demande peut également résulter de la nécessité d’obtenir un prix plus bas ou de meilleures conditions.

Sourcing fournisseurs

Au cours de cette étape, les fournisseurs potentiels qui peuvent répondre au besoin remonté sont localisés et évalués. Cette stratégie de sourcing peut être réalisée à l’aide de solutions logicielles qui analysent les données concernant les dépenses de l’entreprise, les tendances du marché et les objectifs de l’entreprise en matière d’eSourcing. Les fournisseurs qui répondent aux critères émis en interne (et par la même occasion par la politique achats de l’entreprise) peuvent être maintenant invités à répondre à l’appel d’offres.

Préparation de l’appel d’offres

Les documents de l’appel d’offres sont rédigés (avec ou sans l’aide du prescripteur interne, mais c’est toujours mieux pour être au plus près du besoin client), les réponses des fournisseurs sont reçues et stockées dans un logiciel de gestion des consultations. Les documents d’appel d’offres peuvent comprendre des demandes d’informations (RFI), des propositions (RFP) et des devis (RFQ).

Sélection de l’offre

Au cours de cette quatrième étape, les candidats doivent être examinés. Certains seront retenus, d’autres non. Suivant le type d’achat, et surtout dans le domaine des achats de prestation(s) intellectuelle(s), il est conseillé de convoquer chacun des fournisseurs retenus afin de leur faire passer des jurys oraux. Chaque fournisseur aura la possibilité de présenter son offre en présentiel (ou en visioconférence), afin d’avoir plus d’informations.

Gestion des contrats

Il est ensuite temps d’ajouter les fournisseurs retenus à votre panel fournisseur et de négocier les prix et les conditions contractuelles.

Une fois les contrats signés, ils sont conservés pendant toute la durée du cycle de vie du contrat, puis suffisamment longtemps pour respecter les politiques de conservation des documents liés à la fiscalité et à l’entreprise.

Signature du contrat

Une fois les termes du contrat finalisés, il est temps de compléter le document contractuel et de le signer. Une fois le contrat signé, il est temps de passer le relais à l’équipe chargée des achats. Le processus procure-to-pay fait partie intégrante du processus source-to-pay.

Approvisionnement

L’équipe achats sera responsable du traitement de toutes les commandes et demandes d’achat et du suivi avec les fournisseurs.

Traitement des factures fournisseurs

Le service comptabilité fournisseurs s’occupe de la saisie et du traitement des factures des fournisseurs, y compris la vérification de l’authenticité (et régularité) des fournisseurs, la vérification des factures, le rapprochement des factures reçues avec les bons de commande émis, et les bons de livraison.

Paiements

Le service comptabilité procède au paiement des fournisseurs et rapproche les paiements pour finaliser le processus « source-to-pay », en tenant au courant les fournisseurs de l’état d’avancement de leurs paiements.

En quoi le système S2P diffère-t-il du système Procure to Pay ?

Le processus S2P (Source to pay) est différent du processus Procure-to-Pay car il commence plus tôt que ce dernier.

Le processus S2P inclut la spécification d’un besoin en produits ou en services (demande d’achat), la préparation des appels d’offres, la réception et analyse des offres fournisseurs, la négociation et la préparation du contrat avant la passation de marché, la passation de la commande, la réception et rapprochement du duo facture fournisseur – bon de commande, et bien sûr, le paiement.

Le processus Procure-to-Pay commence, lui, seulement au moment de passer la commande fournisseur. Le besoin peut être transmis via un système de demande d’achat, mais il ne prend pas en compte l’analyse du besoin prescripteur, la recherche des fournisseurs, la création d’un appel d’offres, ni l’analyse des offres fournisseurs. Le processus P2P se poursuit du côté du service comptabilité fournisseurs, qui traite les factures des fournisseurs et effectue les paiements à ces derniers.

procure-to-pay

Schéma du processus Procure-to-Pay

Quand-est ce qu’une entreprise a besoin d’un processus « source to pay » ?

Lorsque les entreprises ont besoin de trouver de nouveaux fournisseurs qui offrent de meilleures conditions, des prix plus bas ou de nouveaux produits que les fournisseurs actuels n’offrent pas, le processus S2P (source to pay) est indispensable pour cela.

Les avantages du Source to Pay

Il existe de nombreux d’avance à mettre en place un processus « source to pay » :

  • Consolider la chaîne d’approvisionnement pour être plus efficace
  • Regrouper les processus achats à un seul endroit
  • Améliorer la conformité réglementaire, procédurale et contractuelle
  • Obtenir des prévisions plus précises et plus cohérentes
  • Améliorer la collaboration entre les fournisseurs et les autres partenaires commerciaux
  • Analyser plus finement les dépenses
  • Évaluer les fournisseurs par rapport aux critères de référence de l’entreprise
    • Prix
    • Qualité
    • Délais de livraison
    • RSE…

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel S2P ?

En fin de compte, les entreprises qui disposent des outils  appropriés auront un avantage concurrentiel sur les autres entreprises qui n’utilisent pas de logiciel S2P.

Logiciel achats Weproc

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel source-to-pay sont nombreux :

  • Analyse des données en temps réel
  • Des offres plus compétitives de la part des fournisseurs potentiels
  • Amélioration de la qualification et de l’évaluation des fournisseurs
  • Appels d’offres centralisée sur une plateforme
  • Des économies à long terme
  • Automatisation des processus avec un flux de travail rationalisé
  • Analyse plus précise des dépenses par fournisseur et par catégorie de produits ou de services
  • Réduction des coûts de traitement
  • Analyse simplifiée des flux de trésorerie
  • Simplification des processus de l’entreprise
  • Rationalisation de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion des dépenses
  • Une gestion des risques plus efficace
  • Des informations sur les fournisseurs plus faciles à suivre, et accessibles
  • Une meilleure expérience globale de l’utilisateur

Weproc, le logiciel source-to-pay français

Les entreprises peuvent intégrer des logiciels de sourcing fournisseurs, des logiciels de gestion des achats et des logiciels comptables à leur système ERP pour qu’ils fonctionnent ensemble de manière transparente en tant que solutions S2P (source-to-pay).

Weproc réunit toutes ces étapes à un seul endroit : de l’émission du besoin (demande d’achat), la gestion des consultations (appels d’offres centralisés) jusqu’à la passation de la commande, la gestion de la facture fournisseur et le paiement de cette dernière, tout est géré directement sur le logiciel. Il est également possible d’intégrer directement Weproc à vos outils : ERP & logiciels comptables.

La recherche de fournisseurs, la réception des offres fournisseurs, la négociation, la contractualisation, le traitement des factures et les paiements ne doivent plus se traduire par des processus laborieux. Une gestion efficace des fournisseurs et l’optimisation des performances de l’entreprise sont plus faciles à réaliser grâce aux logiciels S2P.

Les services de comptabilité fournisseurs trouveront leurs tâches moins pénibles, plus rentables et plus rapides dans le cycle S2P s’ils adoptent un logiciel source-to-pay comme Weproc. Ces logiciels éliminent les processus manuels, souvent papier, et peuvent stocker les factures des fournisseurs en les téléchargeant ou en les scannant par OCR afin de gagner du temps sur la saisie, le traitement et le rapprochement des informations avec les bons de commande émis.

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