C’est quoi un bon de commande ?

Le bon de commande est familier pour toutes les entreprises qui réalisent des achats de produits, marchandises et aussi de services. Ce document est un élément clé du processus achats mais aussi de vente d’une entreprise. Une fois transmis avec, il a une valeur d’engagement réciproque : le paiement pour l’acheteur et la livraison pour le fournisseur.

Découvrez plus en détail ce qu’est précisément un bon de commande et tout ce qu’il implique dans la gestion d’une entreprise.

Définition du bon de commande

Le bon de commande est un document commercial qui lie le vendeur et l’acheteur lors d’une intention d’achat. Il est principalement composé des détails de la commande et des mentions obligatoires à figurer pour certifier son authenticité.

La réalisation d’un bon de commande a un objectif : matérialiser la vente. En effet il permet à l’acheteur et au vendeur de se mettre d’accord sur les prix, produits et les conditions de livraison et de s’engager à les respecter, en toute connaissance des conditions utiles. Un bon de commande est donc un document commercial qui résume toutes les modalités de la prestation.

Mais, il n’est pas un document obligatoire pour réaliser une vente. Le document signé permet ensuite au client de vérifier si les produits qu’il a reçus sont conformes à la commande passée. Pour le fournisseur, le bon de commande permet de réaliser une traçabilité des ventes.

Le document peut être établi par l’une des deux parties. En effet les fournisseurs ont tendance à faire signer un bon de commande quand les acheteurs en sont démunis afin de répondre à leur gestion commerciale, comme dans le BtoC par exemple où les particuliers n’ont pas d’intérêt à avoir des bons de commandes professionnels.

Cependant la bonne pratique doit venir du côté du client, de l’acheteur donc. Il est créé par le service achat ou bien par la personne qui souhaite passer commande pour l’entreprise. Sa création peut être facilitée avec un logiciel de gestion des achats qui permet d’établir un document conforme et rapidement.

Exemple de création de BDC automatisée sur le logiciel Weproc

L’utilité d’un bon de commande pour une entreprise qui achète

On l’a vu, le bon de commande est un contrat bilatéral : engagement réciproque entre l’acheteur et le fournisseur avec des obligations pour chacun d’entre eux. Le vendeur se doit d’honorer sa commande avec le respect des conditions stipulées et l’acheteur s’engage à récupérer les produits et les payer si cela n’a pas été fait au préalable.

Une entreprise qui achète utilise les bons de commande pour professionnaliser ses achats. Tout d’abord, son émission garantit une sécurité juridique pour l’acheteur. Si le fournisseur ne livre pas les prestations de services attendues, comment l’acheteur peut-il prouver que la livraison n’est pas conforme à la commande ? Le bon de commande contient toutes les informations nécessaires à l’achat, pour éviter les litiges et garantir une traçabilité des achats.

Aussi, il garantit le processus achats de l’entreprise et donc l’engagement de dépense. Le bon de commande est un élément central dans ce processus, car c’est celui qui officialise l’acte d’achat. Dans une bonne organisation achats, il passe dans un circuit de validation pour confirmer la dépense avant son émission.

Enfin, en aval du processus, le numéro d’identification du bon de commande permet de rapprocher la facture fournisseur plus rapidement. Un gain de temps considérablement quand on connait le temps perdu pour retrouver l’origine d’une facture et confirmer son paiement en interne.

Ce qui est bon à savoir lors de la création du bon de commande

Créer un bon de commande ne se résume pas à ajouter uniquement les détails des produits en question, leurs prix et le délai de livraison. En effet, d’autres mentions apparaissent sur le document en plus des informations principales. Il y a les mentions obligatoires qui concernent l’identité du fournisseur par exemple, et surtout les informations relatives à l’acheteur dans une entreprise :

• la dénomination sociale,
• l’adresse de facturation (souvent celle du siège social)
• la forme juridique de l’entreprise
• le numéro SIRET ou SIREN et numéro RCS
• le capital social
• le numéro de TVA

Les conditions d’achat peuvent être jointe au bon de commande. Elles mentionnent souvent les modalités de paiement de l’entreprise et peuvent compléter les conditions générales de vente du fournisseur. Cependant elles ne peuvent pas les remplacer, juridiquement ce sont ces-dernière qui font foi.

Quelle est la différence entre un devis et un bon de commande ?

Bien que le bon de commande et le devis soient tous les deux à l’origine d’une transaction commerciale, ils restent différents. En effet, un devis est principalement utilisé pour communiquer une proposition. Le vendeur donne une idée claire du prix qu’il facture en fonction des produits / services choisis par le client, et lui évite ainsi d’avoir un prix approximatif. Mais le devis n’engage en rien les deux parties prenantes. Quant au bon de commande, il est principalement destiné à la vente de produits, marchandises et matières premières et a pour objectif de valider les conditions d’une transaction entre le vendeur et l’acheteur, dès lors que le document est signé ou accusé par le service commercial.

Dès que le devis dispose de la signature et de la mention « Bon pour accord », il se transforme en contrat qui lie le fournisseur à l’entreprise. La mention « Bon pour accord » rend compte de l’engagement du client. Elle constitue une sécurité pour le vendeur dans le sens où le client accepte les conditions mises en place sur le bon de commande.

Quelle est la valeur juridique d’un bon de commande ?

Un bon de commande accusé par le vendeur est une offre de contrat qui stipule ses engagements. Ils concernent les prix, les marchandises ou matières premières et les délais de livraison. C’est pourquoi il est important de le générer en tant qu’acheteur d’une entreprise, ou bien de le signer en tant que client particulier.

Dès lors, le document fait office de contrat. Les deux parties prenantes sont liées et doivent suivre respectivement leurs engagements. La signature du bon de commande représente la preuve ultime qu’un accord ait été trouvé et que le vendeur obtient une sécurité pour sa vente.

En résumé, un bon de commande dispose d’une valeur juridique uniquement si le client accepte de s’engager après avoir effectué une signature manuscrite ou avec la signature électronique. Le bon de commande est généralement transmis en acceptation des conditions générales de vente. Le bon de commande accepté offre un cadre juridique qui couvre les parties prenantes. Il n’est pas à confondre avec un bon de livraison.

Que devient le bon de commande si le fournisseur met la clé sous la porte ?

Même si un fournisseur n’est plus capable d’honorer ses engagements, le contrat entre les deux parties prenantes existe toujours et ce, même si une procédure judiciaire a été ouverte. Dès lors, il n’est pas possible de demander directement une annulation de contrat, une quelconque poursuite ou tout simplement se faire rembourser.

En premier lieu, il est convenu de s’adresser au mandataire ou liquidateur judiciaire nommé par le tribunal pour décider d’annuler la commande ou d’honorer le contrat. Cette demande se fait par lettre recommandée avec accusé de réception. Dès sa réception, le mandataire dispose d’un délai d’un mois pour répondre à la demande.

Si la réponse est négative ou inexistante, l’achat sera automatiquement annulé. Cependant, si le paiement a déjà été réalisé, il est important de déclarer rapidement  la créance auprès du représentant des créanciers. Cette démarche ne garantit pas un remboursement effectif mais elle représente tout de même le meilleur recours pour être remboursé, quel que soit le mode de paiement. Dans le cas où le liquidateur judiciaire décide d’honorer la commande, le contrat est maintenu et le client peut s’attendre à recevoir les produits commandés.

Bien que facultatif, le bon de commande est conseillé lorsque le vendeur veut s’assurer que la vente se déroule correctement. Surtout, il optimise le temps de traitement d’une commande fournisseur et, bien organisé, encadre les dépenses de l’entreprise. C’est la mission d’un logiciel de gestion des achats comme Weproc qui facilite ce type de tâches grâce à la dématérialisation du processus achats. Outre l’édition de bons de commande numériques engagés avec l’accord des directions, le processus de rapprochement avec les factures fournisseurs se trouve également simplifié. Avec des gains conséquents à la clé.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.