En tant que client dans une entreprise, un bon de commande vous a certainement été demandé pour effectuer un achat. Utilisé principalement pour sécuriser une vente, le bon de commande dispose de nombreux atouts, aussi bien pour le vendeur que l’acheteur.

Dans cet article, nous vous aidons à comprendre le rôle primordial du bon de commande dans le processus d’achat. Retrouvez toutes les informations dont vous avez besoin pour être expert sur l’édition d’un bon de commande et ainsi réduire les risques de vos encours fournisseurs.

Qu’est ce qu’un bon de commande fournisseur ?

Le bon de commande fournisseur fait partie des documents officiels, comme la facture, qui lie légalement les deux parties prenantes. Leur point commun ? Conclure un accord de paiement entre l’acheteur et le vendeur. La différence ? La facture intervient à la dernière étape du processus d’ achat.

Le bon de commande prouve l’existence d’un échange commercial entre l’acheteur et le fournisseur et prend la forme d’un contrat bilatéral. Dès lors qu’il est signé, les deux parties prenantes se retrouvent engagées et doivent honorer leurs obligations respectives. L’acheteur s’engage à réceptionner la livraison de marchandises et le vendeur assure de fournir les produits conformes au bon de commande. Ce document commercial est majoritairement utilisé par les fournisseurs pour sécuriser l’intention d’achat, et représente aussi une sécurité pour l’acheteur. Ce n’est pas un document obligatoire, mais il garde une valeur légale une fois signé. C’est pourquoi il est important d’y retrouver le prix des produits, les informations sur l’identification du fournisseur et de l’acheteur comme le numéro SIREN par exemple et de TVA Intracommunautaire.

Comment gérer un bon de commande fournisseur ?

Le bon de commande mentionne toutes les informations des produits ou services requises pour l’achat. Il assure ainsi une traçabilité sur les produits souhaités et conformes à l’intention d’achat. Il comprend des mentions légales et d’autres informations comme le prix unitaire HT de chaque article, la quantité d’articles, les conditions de paiement, pour n’en citer que quelques uns.

Pour rendre le bon de commande fournisseur plus dynamique, il est possible de le personnaliser. Afficher le logo, mettre des couleurs en rapport avec la charte de graphique et ajouter les informations de l’entreprise sont les premières étapes pour constituer le bon de commande. Lors de la création d’un bon de commande, il ne faut pas oublier de mentionner les informations légales. C’est pourquoi lorsqu’ils sont générés par le fournisseur les conditions générales de vente sont jointes.

La date d’émission du bon correspond à la date à laquelle la commande a été émise. Le bon de commande sert ensuite à garder une trace pour authentifier la transaction et faciliter le traitement de la facture fournisseur.

À quoi sert le bon de commande en entreprise ?

En entreprise, les bons de commandes sont utilisés pour tracer les commandes fournisseurs et faciliter le rapprochement avec les factures fournisseurs. La gestion des achats se retrouve mécaniquement optimisée grâce à une procédure cadrée.

Assure une protection juridique

L’émission d’un bon de commande est utile tant pour le vendeur que pour l’acheteur. Sa création définit tout d’abord une protection juridique. En effet, il permet de connaître toutes les informations sur lesquelles les deux parties se sont mis d’accord pour l’achat. De l’identification des produits au taux de TVA applicable, en passant par la quantité d’ articles, le contenu du bon de commande résume la nature commerciale.

Le vendeur en a besoin pour formaliser la vente. Et l’acheteur s’en sert pour connaître l’état de ses commandes, et vérifier par la suite si les articles reçus correspondent bien à la description et aux quantité des produits commandés. Cette protection permet d’éviter une majorité des problèmes constatés dans un processus d’achat non cadré. Une fois que le fournisseur accuse réception de la commande, celle-ci vaut acceptation et les deux parties prenantes sont engagées pour la durée de la vente. Les modalités de paiement sont connues, et seront respectées dès la réception de la commande idéalement suivi dans une solution de gestion.

Facilite le suivi des commandes

Les BDC fournisseur facilitent l’organisation des commandes d’ achat et le pilotage des réceptions. En d’autres termes, chaque commande dispose d’un numéro unique qui sera lié à une facture fournisseur. Cela a un double effet positif : le temps de traitement est rapide et il n’y a plus de doublons. De plus, cela permet à l’acheteur de se rendre compte de toutes les marchandises, produits et/ou matières premières qui ont été commandés et en attente de réception. Bien organisés, les bons de commandes permettent de simplifier la gestion des fournisseurs.

L’édition d’un bon de commande avec les données sur les conditions de livraison, comme les délais de livraison par exemple, permet d’assurer un suivi et de livrer le client en temps et en heure. Mais le bon de commande reste différent du bon de livraison. En plus de faciliter le suivi des commandes, les bons de commande simplifient également la facturation des fournisseurs.

Simplifie les relations fournisseurs

Avec la réception de bons de commande, le travail du fournisseur est simplifié. Tout d’abord son processus de vente est sécurisé, et toutes les informations sont communiquées de manière concise et pratique pour dispatcher la commande. Enfin, l’édition des bons de commande évite également une mauvaise communication qui pourrait être induite par des échanges noyés dans des flux d’informations permanents.

Accélère les audits

Il se peut qu’une entreprise soit contrôlée fiscalement. L’émission des bons de commande facilite les contrôles et évite les pertes de temps liées à la recherche des factures correspondantes. De manière générale, l’édition et le suivi des bons de commande est synonyme d’une bon processus achats.

En conclusion, le rôle d’un bon de commande est de sécuriser les relations existantes, qu’elles soient professionnelles ou commerciales. Plus les achats deviennent réguliers, plus les entreprises ont intérêt à se tourner vers un processus de gestion des achats pour améliorer les dépenses fournisseurs.

Quels sont les bénéfices d’un bon de commande fournisseur ?

La réalisation d’un bon de commande fournisseur fait partie des bonnes pratiques achats. Elle met la base de l’efficience des achats et de la future performance d’une entreprise. Bien qu’il existe toujours des commandes validées par simple accord oral, de plus en plus d’entreprises utilisent les bons de commande pour sécuriser, garantir une traçabilité et analyser les flux fournisseurs.

La gestion des commandes fournisseurs à l’aide de bons de commande permet :

  • de communiquer les conditions d’achats sur un seul et même document,
  • d’avoir une bonne gestion des dépenses : contrôle des engagements fournisseurs, éviter les doublons et tracer les erreurs de livraison
  • de gérer l’entreprise de façon stratégique grâce à une analyse des performances
  • de maîtriser les stocks et avoir une bonne gestion de l’inventaire

Le bon de commande est un document utile et stratégique pour organiser le développement d’une entreprise. En plus de protéger les parties prenantes, il représente un avantage clair car il est à l’initiative d’une bonne gestion des dépenses et d’une politique achats structurée.

Vous avez encore des doutes sur l’efficacité d’un bon de commande ou sur un logiciel de gestion des achats ? Sans engagement, testez l’outil Weproc lors de la réalisation de ce type de tâches et faites vous votre propre avis. Améliorer son processus achats et optimiser la gestion de vos fournisseurs sont toujours possibles, il suffit juste de disposer des bons outils, alors qu’attendez-vous ?

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