Avec la digitalisation des entreprises, de nombreux documents se retrouvent dématérialisés comme les bons de commande et les factures pour n’en citer que deux. Cette avancée technologique facilite la gestion d’ entreprise et notamment du service achat dans le sens où l’organisation de tout le processus d’achats est simplifiée.

Toute entreprise qui réalise une transaction avec un fournisseur édite la plupart du temps des bons de commande. Cela sécurise l’achat et surtout améliore la productivité de tous les collaborateurs impliqués dans le processus. Mais avant de pouvoir l’envoyer, il est important de le remplir correctement. Savez-vous réellement ce qui compose un bon de commande ? Découvrez dans cet article les informations qui concernent le bon de commande et les mentions légales à ne surtout pas oublier lors de sa rédaction.

Définition et usage

Avant d’entrer dans les détails, il peut être intéressant de revenir sur la définition d’un bon de commande. Défini comme un document commercial, le bon de commande est établi pour prouver l’existence d’une transaction entre deux parties. Après signature ou accusé de réception, le vendeur et l’acheteur doivent honorer leurs engagements. D’un côté, le vendeur s’engage à suivre les conditions énoncées sur le document et à livrer tous les produits, services ou matières premières. De l’autre côté, le client promet de réceptionner et payer la commande. C’est ce que l’on appelle une promesse synallagmatique. Tous deux défendent des intérêts. Si l’un d’eux ne respecte pas le contrat, des sanctions s’appliquent.

Le bon de commande signé offre un cadre juridique et permet à l’acheteur de se protéger du non-respect de livraison des détails des produits pour légitimer des éventuelles contestations ultérieures. En effet, si la commande se base uniquement sur un accord oral, l’acheteur ne peut avoir de garantie sur le contenu de la livraison de la part du fournisseur. Or les conditions générales de ventes l’emportent toujours sur un échange commercial. Grâce à un bon de commande donc, l’acheteur ou l’entreprise peut se retourner contre le fournisseur si la réception des articles ne correspond pas à la commande.

Que trouve-t-on dans un bon de commande ?

Faire un bon de commande signifie déclarer toutes les informations nécessaires sur le vendeur et l’acheteur avec les caractéristiques essentielles des biens et mentions obligatoires sur un document.

La mention des obligations légales

Il existe certaines mentions qu’il faut obligatoirement écrire sur le bon de commande, sous peine de rendre le document caduque. Une entreprise est tenue de stipuler sur le bon de commande :

L’identification de l’acheteur :

  • dénomination sociale
  • adresse du siège social ou de facturation
  • numéro SIRET + RCS
  • montant capital social
  • forme juridique
  • prénom et nom de la personne à l’origine de la commande

L’identification du fournisseur

  • nom de l’entreprise
  • adresse postale

L’acheteur doit également mentionner tout ce qui concerne l’achat à savoir, l’identification des produits avec une description détaillée. Il indique la quantité de produits achetés, le prix unitaire, le montant total HT de chaque ligne de produits mais aussi le montant total HT et TTC et le taux de TVA applicable.

Il ne lui restera plus qu’à ajouter la date de livraison et les modalités de paiement. Les garanties légales et les modalités d’exécution du contrat sont elles stipulées dans les conditions générales de ventes (CGV) du fournisseur. Les conditions générales d’achats (CGA) peuvent être jointes au verso du bon de commande pour préciser des conditions propres à l’entité qui achète. Le bon de commande est vraiment un document complet qu’il ne faut pas négliger sous peine de s’exposer à des risques. Mais, il ne faut pas le confondre avec un bon de livraison.

La mise à disposition des conditions générales de vente

Il est important pour éditer un bon de commande en bonne et due forme de connaître les conditions générales de vente. Elles représentent la base de la négociation commerciale entre professionnels et peuvent s’adapter selon le type d’acheteurs. Le client les accepte dès lors qu’il signe le document.

Les CGV sont déterminées dans l’article L. 441-1 du Code du commerce. Elles doivent obligatoirement mentionner les conditions de règlement et les éléments de détermination du prix comme le barème des prix unitaires et des possibles réductions de prix. Les conditions de règlement sont obligées d’énoncer les conditions d’application, le taux d’intérêt des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (conformément au II de l’article L.441.10 du Code de commerce).

Le bon de commande a-t-il une valeur juridique ?

Comme le bon de commande n’est pas un document obligatoire pour les entreprises, il n’a pas automatiquement de valeur juridique. Pour être valide, le bon de commande doit être lisible et compréhensible par tous.

Le bon de commande a valeur de contrat lorsque le client a signé le document s’il est émis par le fournisseur. En revanche lorsque le bon de commande est émis par l’acheteur, alors le fournisseur doit accuser réception. L’un de ces deux éléments permet de s’assurer de l’engagement respectif de l’acheteur et du vendeur lors d’une vente.

Le droit de rétractation ne s’applique pas dans les relations commerciales entre professionnels. En effet, ce délai de rétractation de 14 jours (article L.221-18 du Code de la consommation) est prévu pour les clients particuliers. Plus récemment il a été étendu aux entreprises de moins de 5 salariés mais à condition de respecter certaines conditions.

Réaliser un bon de commande avec un logiciel de gestion des achats

Un logiciel de gestion des achats peut faciliter le quotidien d’une fonction achat d’une entreprise. En effet la comptabilité fournisseur ou un service financier peut pâtir d’une désorganisation du processus achats d’une entreprise. Grâce à ce logiciel, toutes les informations nécessaires pour établir le bon de commande sont respectées et l’organisation peut ainsi réaliser un suivi efficace. Tous les bons de commandes sont disponibles sur l’outil et cela évite une perte de temps considérable dans la recherche de certaines commandes à rapprocher avec des factures fournisseurs.

Un logiciel de gestion permet de communiquer rapidement et facilement les informations principales sur la commande. L’utilisateur peut ajouter les informations utiles telles que le budget, l’établissement ou le numéro d’affaire par exemple. Il doit ensuite choisir le fournisseur avec lequel il souhaite réaliser une transaction et les produits à acheter.

Le logiciel génère ensuite un bon de commande qui a un objectif précis. Dès lors, il est possible d’échanger directement avec le fournisseur et d’effectuer un suivi du fournisseur. L’utilisateur a le choix entre télécharger le bon de commande ou l’envoyer directement par email. Le bon de commande est ensuite visible dans comptabilité où la commande est à payer.

Avec cet article, vous connaissez désormais tout ce qui compose un bon de commande, de l’identification de l’entreprise à la rédaction des conditions générales de vente. Utiliser ce contrat bilatéral vous permettra de réduire les risques lors de vos échanges commerciaux.

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