Le traitement d’une commande fournisseur inclut une multitude de documents commerciaux tels que les devis, les factures, les bons de commande ou les bons de livraison. Chacun de ces documents dispose d’un cadre juridique particulier dans le cheminement d’une transaction commerciale. Leur émission garantit une traçabilité tangible qui ne serait pas possible avec un accord oral.

Les informations relatives d’un bon de commande ou d’un bon de livraison n’engagent pas de la même manière une entreprise qui en est à l’origine ou destinataire. Complémentaires, il ne faut surtout pas confondre ces documents indispensables. Pour des raisons de traçabilité, et de conformité de votre processus d’achats, retrouvez les différences entre un bon de commande et un bon de livraison pour être incollable sur le sujet.

Qu’est ce que le bon de commande ?

Définition

Le bon de commande permet de lier un vendeur et un client en amont d’une transaction commerciale. Il constitue un accord juridique pour les deux parties prenantes et engage une somme d’argent. Cependant il n’est pas un document obligatoire. Le bon de commande est envoyé par l’acheteur (ou client) pour le fournisseur afin de lier réciproquement ces deux parties : c’est un contrat bilatéral ou, plus technique, contrat synallagmatique.

Cette démarche a de multiples atouts :

  • Traçabilité de la commande fournisseur,
  • Sécurité pour l’acheteur et le fournisseur,
  • Organisation administrative facilité.

En effet le bon de commande permet au vendeur mais aussi à l’acheteur de se protéger face à des litiges. Livraison incomplète, caractéristiques produits différentes, retard de livraison, condition de règlement non respectée…   Le bon de commande a des objectifs intéressants pour les deux parties. L’acheteur est également au courant des informations pré-contractuelles et prend connaissance des conditions générales de vente du fournisseur avant d’engager le bon de commande. Il peut également joindre ses conditions générales d’achat pour aligner la transaction commerciale avec la politique de son entreprise.

Le vendeur et l’acheteur ont des engagements respectifs. D’un côté, le vendeur s’engage à livrer la commande souhaitée par le client et de l’autre, le client s’engage à payer le prix convenu de la commande dès sa réception.

Mentions légales

La rédaction d’un bon de commande nécessite de mentionner des informations obligatoires. Elles concernent :

  • l’identité du fournisseur : dénomination sociale, l’adresse du siège social, coordonnées, et de manière plus facultative son numéro de RCS et SIREN.
  • l’identité de l’acheteur : dénomination sociale, forme juridique, numéro de RCS et SIRET, capital social, numéro de TVA Intracommunautaire, le nom et le prénom de la personne qui passe la commande, l’adresse de facturation et de livraison si différente,
  • le numéro de la commande et la date d’émission
  • l’identification des produits qui implique une description détaillée, le prix unitaire de chaque produit, le taux de TVA applicable.
  • le montant total hors taxe : pour chaque ligne de produit le prix total HT et le montant total HT et TTC de la commande entière
  • les conditions de règlement
  • les conditions de livraison

L’acheteur peut également faire stipuler les conditions générales d’achats qui sont très importantes dans la rédaction d’un bon de commande. Elles doivent néanmoins être adaptées et cohérentes avec les conditions générales de vente du fournisseur qui, au regard de la loi, ont plus de légitimité pour entrainer des sanctions pénales en cas de non-respect. Il est donc nécessaire de remplir correctement ce document commercial avec toutes les mentions obligatoires.

Qu’est ce qu’un bon de livraison ?

Définition

Le bon de livraison, ou « BL » est un document commercial que fournit le fournisseur à son client pour prouver la livraison des produits, marchandises ou matières premières. Il est remis au client dès lors qu’il réceptionne les biens. D’un point de vue juridique, il permet de confirmer la réception des biens. En d’autres termes, lorsqu’il est signé, il devient la preuve que la commande a été livrée avec le respect des conditions énoncées dans le contrat. Le bordereau de livraison signé oblige ainsi le client à payer le prix indiqué sur le bon de commande.

Un bon est émis en deux exemplaires, l’un pour l’acheteur et l’autre pour le vendeur. Cependant, il n’est pas nommé de la même manière. Pour le fournisseur, le bon sera un « bon de livraison » alors que pour l’acheteur, il récupère un « bon de réception ».

Le bordereau de livraison peut être sous deux formats :

  • format papier
  • format numérique

Mentions légales

Tout comme le bon de commande, le bon de livraison est composé d’informations importantes

  • l’identité du fournisseur : la raison sociale, la forme sociale, son numéro RCS, l’adresse de son siège social et le montant de son capital social
  • l’identité du client avec ses coordonnées
  • le numéro de commande
  • le numéro de SIRET
  • la date de livraison
  • le lieu de livraison
  • la description des biens avec la quantité, le prix de chaque produit livré, le montant total HT et le montant de la TVA appliquée.

Comment un bon de livraison devient-il valable ?

Lorsque le client reçoit les biens qu’il a commandés, il doit s’assurer que le bon de livraison correspond au bon de commande.

Dans le cas où le bon de livraison est conforme au bon de commande, le client qui réceptionne la commande doit le signer. Dans d’autres cas, il se peut que le bon de livraison ne soit pas identique au bon de commande. S’il y a une erreur, le client est dans la capacité d’émettre une réserve sur la transaction. Lorsque le client émet une réserve, il doit inscrire toute incohérence entre le bon de commande et la livraison. Il est possible qu’il y ait une erreur dans les produits livrés, leur quantité, ou que les biens soient tout simplement endommagés.

En cas de conflit entre le fournisseur et l’acheteur, le bon de livraison signé joue donc un rôle prépondérant. Il se peut que le vendeur soit victime d’un défaut de paiement et qu’il doive se défendre. L’existence de ce bon facilitera donc les échanges et appuiera les dires du vendeur mais aussi de l’acheteur. Si la livraison est incomplète et différente du bon de commande, il n’y a pas de raison de payer tous les éléments lors de la facturation.

Attention, un bon de livraison qui n’est pas signé ou seulement paraphé par l’acheteur n’a aucune valeur. Il ne pourra être utilisé comme justification.

Les différences entre bon de commande et bon de livraison

Contrairement au bon de commande qui est établi par l’acheteur, le bon de livraison est quant à lui créé par le fournisseur.

Le bon de commande permet de mettre au clair les besoins de l’acheteur et de prouver l’existence d’une commande à l’initiative d’une transaction commerciale. Le bon de livraison existe pour montrer que la livraison a eu lieu et que les produits sont conformes à la commande fournisseur. Le bon de livraison accompagne la livraison de biens, il arrive donc en aval de la validation du bon de commande. De plus, le bon de livraison ne peut pas être utilisé pour obtenir un paiement. Seule la facture fait office de règlement.

L’utilisation de ce type de document officiel sert à sécuriser les relations professionnelles et les relations commerciales. Avec l’émission de bons de commandes, de livraison et de factures, une entreprise  peut optimiser son organisation des commandes fournisseurs et ne pas mélanger les différentes informations. La gestion des achats se trouve ainsi simplifiée, d’autant plus si l’entreprise utilise un logiciel de gestion des achats. En effet, digitaliser ce processus permet d’obtenir une meilleure traçabilité sur les commandes et de retrouver directement toutes les informations dont a besoin l’entreprise. Certaines tâches chronophages sont ainsi réduites au profit d’autres enjeux plus stratégiques dans la gestion d’ entreprise, comme le pilotage ou la stratégie.

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