Les étapes clés du processus de passation d’une commande

Les bons de commande (BDC) jouent un rôle important dans le contrôle des achats en entreprise. Dans cet article, nous définirons ce qu’est un bon de commande, décrirons les informations qu’il contient, soulignerons les principaux avantages de l’utilisation des bons de commande et expliquerons les étapes clés du processus de commande.

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande est la confirmation officielle d’une commande. C’est un document envoyé d’un acheteur à un vendeur qui autorise un achat.

Quelles informations un bon de commande contient-il ?

Bien que certaines informations puissent varier, les bons de commande incluent généralement le nom de la société qui achète les biens ou services, la date de la commande, la date de livraison, la description et la quantité des biens ou services, les prix, une adresse postale (pour la livraison), les informations de paiement, l’adresse de facturation et un numéro de bon de commande.

Exemple de création de commande depuis le logiciel Weproc.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des bons de commande ?

Les bons de commande sont utilisés pour plusieurs raisons :

1. Ils définissent des attentes claires – Les bons de commande permettent aux acheteurs de clarifier leurs besoins exacts aux fournisseurs. Non seulement cela vous permet de partir du bon pied, mais les deux parties peuvent l’utiliser comme contrôle formel au cas où les commandes ne seraient pas livrées comme prévu.
2. Ils aident à gérer les commandes – De nombreuses entreprises désignent certaines personnes pour gérer les stocks, ce qui inclut généralement le traitement des commandes entrantes. Ces personnes travaillent généralement dans les domaines des achats, des finances ou des opérations. Les bons de commande fournissent à ces personnes une documentation officielle des livraisons entrantes ou en attente, leur permettant de suivre et de gérer plus efficacement les commandes.
3. Ils aident à la budgétisation – Une fois qu’un bon de commande est créé, les acheteurs peuvent immédiatement intégrer ces coûts dans les budgets de l’entreprise. Les entreprises bénéficient d’une visibilité claire sur leurs dépenses et la répartition de ces dernières.
4. Ils sont juridiquement engageants – On nous demande souvent si un bon de commande est un contrat juridiquement engageant. La réponse est officiellement oui ! En l’absence de contrat formel, un bon de commande ne peut servir de document juridiquement engageant qu’après avoir été accepté par le vendeur.
5. Ils sont un élément clé des pistes d’audit – Les auditeurs sont à l’affût des écarts financiers. Ils seront particulièrement intéressés par les biens et services entrants et les paiements sortants. L’émission, le traitement et l’enregistrement des bons de commande sont un excellent moyen de satisfaire les auditeurs.

Les avantages ci-dessus sont destinés aux acheteurs, mais les bons de commande sont également des documents importants pour les fournisseurs. Les fournisseurs les utilisent pour l’exécution des commandes et le traitement des paiements.

Exemple de création de commande précise sur Weproc.

Les entreprises ont-elles toujours besoin de bons de commande ?

Que les entreprises aient besoin de bons de commande dépend de plusieurs facteurs, mais en général, c’est une bonne pratique commerciale de garder les choses en ordre dans les comptes fournisseurs.

Dans le monde d’aujourd’hui, la communication se fait à la vitesse de la lumière. Les commandes se font en passant par téléphone, par mail, et même par SMS. Renoncer à la confirmation formelle d’une commande signifie que vous ou votre fournisseur pouvez oublier des détails importants de la commande.

Certaines institutions n’exigent pas de bon de commande pour certains articles. Nous allons illustrer en utilisant les besoins d’une petite université privée qui sont répertoriées sur son site Web. Les bons de commande ne sont pas requis pour les dépenses suivantes :

• Charges administratives (librairie, imprimerie, etc.). Ces frais sont facturés mensuellement à la place.
• Le remboursement des frais de déplacement. Un formulaire de note de frais est utilisé à la place.
• Le renouvellement des adhésions annuelles et des abonnements. Une demande de remboursement de frais est requise à la place.
• Commande de fournitures de bureau en ligne auprès du fournisseur désigné par l’université.

Dans tous les autres cas, l’université indique clairement qu’elle peut refuser le paiement sans bons de commande autorisés.

Exemple de création de bon de commande automatisé depuis le logiciel Weproc.

Quelles sont les étapes du processus de commande ?

Voici les étapes du processus de passation d’une commande. Notez que le processus de commande fait partie d’un processus d’approvisionnement plus large qui comprend tout, de l’identification du besoin d’un bien ou d’un service au paiement.

• Étape 1 : l’acheteur crée une demande d’achat – Le processus de commande commence par une demande d’achat, un document créé par l’acheteur et soumis au service qui contrôle les finances. Considérez ceci comme la partie du processus où vous obtenez le feu vert pour acheter les biens et services que vous souhaitez. En fait, vous ne commandez rien, vous obtenez l’approbation pour le faire. Les approbateurs peuvent choisir d’approuver, de rejeter ou de demander plus d’informations concernant votre besoin remonté. La principale différence entre les demandes d’achat et les bons de commande réside dans le fait qu’une demande d’achat concerne l’autorisation et que les bons de commande concernent l’achat.
• Étape 2 : L’acheteur émet le bon de commande – Une fois que le service Achats a approuvé la demande d’achat, il émet un bon de commande au fournisseur. Les bons de commande sont généralement créés à l’aide d’un logiciel de gestion des commandes comme Weproc, qui permet aux entreprises de suivre les bons de commande et de les soumettre par voie électronique.
• Étape 3 : Le fournisseur rejette ou approuve (accuse-réception) le bon de commande – Le fournisseur examinera le bon de commande de manière approfondie, en accordant une attention particulière aux quantités, aux prix, au montant total dû et aux conditions générales. Une fois que le vendeur approuve le bon de commande (généralement par mail ou à l’aide d’un logiciel de gestion des achats), il prépare les produits ou services à livrer.
• Étape 4 : L’acheteur enregistre la commande – La dernière étape du processus de passation d’une commande consiste en l’enregistrement du bon de commande par l’acheteur. Comme mentionné précédemment, le dépôt des bons de commande est une bonne habitude en cas d’audit.

Une fois ces étapes du processus de commande d’achat terminées, les biens ou services sont livrés et inspectés. Ensuite, le vendeur émet une facture à l’acheteur, le paiement est effectué et la transaction est terminée.

Exemple d’accusé de réception d’un bon de commande depuis le logiciel Weproc.

En quoi un bon de commande est-il différent d’une facture ?

Bien qu’ils puissent sembler similaires, les bons de commande et les factures sont assez différents. Une facture demande le paiement d’un achat et est envoyée du vendeur à l’acheteur. Ils comprennent les mêmes informations que dans le bon de commande, ainsi qu’un numéro de facture, les coordonnées du fournisseur, les éventuels crédits ou remises pour paiement anticipé, l’échéancier de paiement et le montant total dû au fournisseur.

Les principales différences entre les deux documents sont qu’un bon de commande entraîne la création d’une facture. Un bon de commande est envoyé de l’acheteur au vendeur, tandis qu’une facture est envoyée du vendeur à l’acheteur. De plus, le bon de commande « commande » officiellement des biens ou des services à un fournisseur tandis que la facture demande le paiement de la commande.

Pourquoi devriez-vous automatiser votre processus de commande ?

Le processus de commande est important, mais en l’absence d’un logiciel de gestion des achats, il est sans aucun doute manuel et chronophage. Avec un système comme Weproc, grâce à l’automatisation, l’ensemble du processus devient plus efficace. Voici pourquoi vous devriez automatiser ce processus :

• Tous les documents d’achat sont centralisés en un seul endroit, accessibles de n’importe où – Le suivi et l’historique des demandes d’achat et des bons de commande est beaucoup moins pénible avec une solution adéquate. Vous pouvez accéder à tous les détails dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin – à un seul endroit.
• Les catalogues de fournisseurs automatisés facilitent les demandes d’achat – Vous pouvez créer des demandes d’achat à l’aide d’un formulaire standardisé en ligne à l’aide de nos catalogues de fournisseurs automatisés. Il n’est pas nécessaire de feuilleter les catalogues papier obsolètes des fournisseurs pour les biens ou les services. Les catalogues en ligne permettent de trouver facilement l’article que vous recherchez au bon prix auprès de vos fournisseurs préférés tout en réduisant la saisie manuelle des données. Vous pouvez également enregistrer des articles pour gagner du temps et rendre l’achat plus simple.
• Les approbations sont plus rapides – L’approbation des demandes d’achat est plus rapide et plus facile avec un système de circuit de validation automatisé. Vous pouvez les envoyer directement à la personne chargée de les approuver ,réduisant ainsi les goulots d’étranglement. La configuration d’un workflow d’approbation se fait en quelques clics. Une fois cette personne désignée comme approbateur, elle commencera instantanément à recevoir des demandes d’approbation, qui déclencheront la création d’un bon de commande. Les approbations peuvent être gérées en déplacement – plus besoin de retarder les commandes.
• Les bons de commande sont faciles à créer et à partager – Comme les demandes d’achat, les bons de commande sont également facilement gérés via un logiciel de gestion des achats. Vous n’avez plus à vous soucier du format des bons de commande car tout est pré-rempli. En plus de cela, vous pouvez les envoyer aux fournisseurs dans n’importe quel format.
• Plus de visibilité sur les dépenses – Avec un logiciel de gestion des dépenses, vous pouvez gérer le cycle de vie complet (Procure-to-Pay) et avoir accès à des informations et des analyses qui peuvent vous aider à gérer plus efficacement les dépenses de l’entreprise. Les membres de l’équipe concernés voient l’impact des demandes d’achat avant que vous ne les approuviez, et les budgets sont automatiquement mis à jour une fois qu’un bon de commande est envoyé.
• Voir le statut de la commande en un coup d’œil – Pouvoir suivre le statut de toutes vos commandes à un seul endroit est un énorme avantage pour automatiser le processus de gestion des commandes. Vous pouvez facilement voir facilement ce qu’il se passe en temps réel, tels que les demandes d’achat approuvées ou rejetées et les commandes passées.
• Réduisez les temps de cycle d’approbation des factures – Le service financier peut passer moins de temps à rechercher la confirmation qu’une facture doit être payée et rationaliser la facturation en comparant avec les bons de commande approuvés avec une visibilité totale sur la piste d’audit. Plus besoin de parcourir vos commandes passées par mail ou en format papier lorsque la gestion des bons de commande est numérique !

Le processus de commande est important pour les entreprises. Développer et maintenir un processus de bon de commande cadré est idéal pour établir des relations optimales avec les fournisseurs, conserver une piste d’audit et respecter les budgets, entre autres avantages précieux. Son automatisation peut aider à rationaliser les communications et à minimiser les risques financiers.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.