Pourquoi parle-t-on aujourd’hui de digitalisation du processus d’achat ?

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Ces dernières années, l’usage d’outils informatiques et de solutions digitales s’est de plus en plus normalisé. Tous les domaines professionnels ainsi que tous les secteurs d’activités sont concernés. Cette révolution digitale aspire à de nombreux bénéfices et son champ d’application est large : automatisation des processus, analyse prédictive, gain de temps opérationnels, mise à disposition d’une meilleure qualité de l’information.

Cette transformation digitale croissante s’étend plus récemment jusqu’au processus d’achat. Certaines entreprises jugent que c’est pas nécessairement utile et qu’elles peuvent s’en dispenser. Or, raisonner de cette manière est le meilleur moyen de passer à côté d’opportunités. En effet, les grandes entreprises l’ont bien compris et déjà appliqué au sein de leurs services achats, mais pas seulement. La digitalisation des achats permet de couvrir l’ensemble des parties prenantes d’une société et, bien déployée, représente un levier de performance.

Faciliter la vie des collaborateurs chargés de la gestion des achats

Les raisons qui poussent à l’utilisation des outils innovants dans le monde de l’entreprise vont essentiellement porter sur sa praticité. Avec un logiciel, beaucoup de tâches sont automatisées ou effectuées de manière plus simple et plus rapide. L’erreur humaine est également réduite ce qui favorise une maîtrise des risques opérationnels avec à la clé des conséquences financières directes. Le processus d’achat pour une entreprise est un des domaines dont la transformation digitale représente une source d’opportunités certaine.

Un grand nombre de professionnels et d’entreprises simplifient et digitalisent les tâches les plus chronophages et administratives via l’utilisation d’outils digitaux appropriés. L’objectif principal est d’accroître leur productivité avec une automatisation des tâches à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur celles les plus bénéfiques à l’entreprise. Ainsi, certaines tâches comme la collecte et le retraitement de données, prennent bien moins de temps. Ce qui permet d’en allouer un peu plus dans d’autres actions tout aussi essentielles comme la stratégie d’achats stratégiques. De ce fait, le nombre d’entreprises qui ont engagé la transformation numérique de leurs achats ne cesse de croître et cette transition sera bientôt la norme.
 

Logiciel achats Weproc

Bien optimiser les rendements

Quand les agents chargés d’optimiser le processus d’achat disposent de meilleures conditions de travail, ils sont naturellement plus efficaces. Les bienfaits des avancées technologiques dans ce domaine sont plus nombreux que l’on ne croit. Parmi les principales technologies émergentes, on retrouve les bénéfices suivants :

  • Meilleure visualisation des données relatives à l’entreprise,
  • Portefeuille de fournisseurs maîtrisé avec des informations mises à jour en temps réel,
  • Automatisation des processus en faveur d’une efficacité opérationnelle.

Les actions effectuées par les collaborateurs du processus achats sont également plus efficaces. La prescription est facilitée, le circuit de validation instantané et le rapprochement automatisé. Ils sont désormais libérés de leurs tâches les plus chronophages et gagnent de la valeur ajoutée dans leurs missions. Cela favorise le contrôle des dépenses ainsi que la visibilité sur les catégories de dépenses engagées. Cette optimisation participe directement à la rentabilité de l’entreprise. En effet, la digitalisation des processus d’achats impacte positivement la chaine achat dans son ensemble.

S’aligner face à la concurrence

Les meilleures entreprises françaises ont compris l’utilité d’une bonne gestion des achats. Initialement adoptée par les entreprises industrielles, c’est aujourd’hui les PME et ETI de tous les secteurs d’activité qui se tournent vers la transformation digitale de leurs achats. En raison de cela, elles engagent des moyens importants et utilisent tout ce qu’elles trouvent sur le marché pour leur permettre d’optimiser au mieux leurs résultats. Cela inclut divers outils numériques ou technologiques relatifs au domaine du processus d’achat.

Ralentir la dématérialisation des processus stratégiques de l’entreprise représente un risque pour les prochaines années. Et la fonction achat n’est pas exemptée par cette évolution.

Il est possible de calculer un retour sur investissement (ROI) sur les dépenses à réaliser pour la transformation des achats et le rendement procuré par cette opération. Les résultats obtenus mettent en avant que cette action est non seulement bénéfique pour l’entreprise et amortie très rapidement pour une entreprise. En effet, le contrôle des dépenses à des fins de validation peut rentabiliser l’investissement grâce à une gestion des risques omniprésente.

Une aide à la décision

Les actions nécessaires pour perfectionner la gestion d’achat d’une entreprise sont très variées. Pour cela, il existe plusieurs outils de Procure To Pay (le processus de digitalisation des achats) dont vous pouvez faire l’utilisation. Pour des besoins simples comme la gestion des chiffres et une administration rapide, même le logiciel Excel de Microsoft peut faire l’affaire. Pour aller plus loin, on peut se tourner vers des outils collaboratifs d’aide à la décision comme Weproc, qui facilitent grandement l’organisation achats d’une entreprise. Les clients internes transmettent leurs besoins plus facilement. Les directions générales voient leurs prises de décision facilitées grâce à une gestion des données synthétisée. Enfin la performance des achats est favorisée, car l’ensemble du système converge naturellement vers le même objectif.

Pour finir, l’adoption des utilisateurs doit être anticipé et mûrement réfléchi avant qu’un logiciel achat face l’objet d’investissements. Il ne faut pas numériser à tout va au risque de voir toute une catégorie de dépenses gaspillée.

En fonction des outils numériques que vous choisissez, la prise en main peut être plus ou moins intuitive. Bien que beaucoup de gens utilisent Excel au quotidien, la majorité des aspects de ce programme sont peu évidents pour le grand nombre. Quand les personnes qui utilisent ces logiciels n’ont pas une maîtrise des outils nécessaires, cela engendre des dépenses de type formation des utilisateurs et des ralentissements dans la chaîne d’achat ou de production. Vous devez donc vous assurer que l’outil de gestion sélectionné sera effectivement celui qui conviendra le mieux aux tâches à gérer.

Le processus d’achat pour une entreprise peut se dérouler de manière bien plus fluide et efficace si celle-ci utilise les bons outils informatiques. C’est pourquoi Weproc a guidé son développement avec comme objectif principal l’ergonomie de sa solution. De fait, le taux d’adoption des utilisateurs est maximal et quasiment instantanée pour répondre aux enjeux des PME qui souhaitent l’installation de solutions efficaces dans les meilleures conditions possibles.

 

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