L’optimisation du processus d’achat en entreprise

Une organisation efficace est constituée d’un processus d’achats bien construit. Une stratégie d’achat optimisée a un effet positif sur l’ensemble de la direction des achats entrepris dans une structure. Le processus achats touche en effet directement et indirectement tous les services nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation avec un impact sur les indicateurs de solde de gestion. Son optimisation permet une meilleure gestion des achats avec des externalités positives à la clé. Comment optimiser efficacement votre processus d’achat ? Découvrez 4 astuces pour parfaire vos pratiques achats.

La formation et le développement 

Embaucher les meilleurs talents est un bon début, mais cela ne suffit pas. La formation de vos collaborateurs est un axe stratégique sur lequel miser pour assurer la continuité des activités d’une entreprise. Elle influence la productivité des acteurs et génère de nouvelles opportunités : prise d’initiative, satisfaction des clients, avantage concurrentiel durable. Former votre service achats ou l’équipe chargée des achats permet de la familiariser avec les derniers outils et technologies acquis. Les membres deviennent plus efficaces, épanouis et motivés.

Idéalement, faites de la formation et du développement un processus continu pour mieux anticiper les changements et dernières technologies du marché. Ces dernières années, la digitalisation a permis de mettre au point des solutions innovantes ainsi que de nouvelles méthodes de formation. Elle aide à maintenir l’intérêt des employés pendant leur apprentissage. Digitaliser son processus d’achat en ligne facilite d’ailleurs l’apprentissage des collaborateurs, car les outils digitaux ont une approche expérience utilisateur différente des méthodes traditionnelles.

L’utilisation d’un système de gestion des contrats

Les commandes papiers réduisent l’efficacité, ralentissent l’ensemble du processus achats et réduisent la productivité d’une organisation. L’intégration de la technologie dans vos principes logistiques fait gagner beaucoup de temps à l’entreprise et la rend plus efficace. Recourir à un système de gestion des contrats améliore considérablement le processus d’achat et procure un avantage concurrentiel.

Votre entreprise travaille avec des centaines, voire des milliers de fournisseurs. Le respect des accords cadres négociés prend du temps, car sujet à retraitement lorsqu’ils ne sont pas reliés à votre gestion des commandes. Un système centralisé vous permet de visualiser l’ensemble de vos contrats ainsi que leurs dates d’échéance. En effet, négocier des contrats fournisseurs ne suffit pas. Il vous faut également les centraliser sur un support afin de les administrer efficacement pour optimiser votre processus achats.

Un approvisionnement électronique permet de suivre efficacement les commandes, de l’émission du besoin jusqu’à la facture fournisseur, et de créer une piste d’audit complète. En effet, le parcours d’achat bénéficie d’une correspondance à trois volets. Les bons de commande sont mis en correspondance avec les factures qui sont elles-mêmes rapprochées avec les reçus des clients. Cela contribue à l’efficacité de la comptabilité et de l’approvisionnement, car les deux se rapprochent plus facilement. Avec à la clé des effets positifs en chaîne sur votre entreprise.

Exemple de négociation, création et analyse des contrats sur Weproc.

Des bonnes relations avec les fournisseurs

Les fournisseurs vendent les biens et les services nécessaires au bon fonctionnement de votre processus de production. Pour autant, vous ne devez pas accepter les conditions commerciales de tous les fournisseurs potentiels pour votre activité. Intégrez un système efficace de gestion des fournisseurs pour vous entourer des meilleurs fournisseurs. Cela permet non seulement d’optimiser vos achats, mais aussi de réduire les risques. Par exemple, si un fournisseur accuse de retards de livraison ou de livraisons incomplètes, il est préférable de le mesurer régulièrement. Si votre chiffre d’affaires achat de produits est conséquent, alors vous aurez un poids de force dans la relation d’affaires.

Nouer des partenariats avec les principaux fournisseurs est une dimension stratégique à prendre en compte pour dans la bonne gestion d’une entreprise. Cet exercice est vecteur d’avantages concurrentiels et les résultats se font rapidement ressentir. Traditionnellement, l’accent a été mis sur l’amélioration des relations avec les clients pour réduire les coûts. Désormais, il est évident qu’une bonne relation avec les fournisseurs est tout aussi importante. Une gestion efficace des fournisseurs a divers résultats, notamment :

• Des délais de livraison maîtrisés,
• Un coût de passation de commande optimisé,
• Une réactivité aux changements du marché,
• Une rentabilité accrue,
• Des opportunités financières et stratégiques.

Le processus d’achat axé sur les besoins internes et externes

Les besoins et attentes des clients internes sont à prendre en considération. L’expression du besoin est à la base du processus d’achat. Cette étape procure au service achats l’ensemble des informations nécessaires à la réalisation de l’achat ou la passation de la commande. En effet, cela permet de s’assurer que les produits sont conçus en fonction des besoins des prescripteurs internes. Un achat revêt d’une dimension stratégique pour l’entreprise, c’est pourquoi il doit absolument être bien réalisé.

Collaborez avec l’ensemble de l’organisation afin d’impliquer toutes les parties prenantes dans l’élaboration du processus d’achat. Qu’il s’agisse de vos partenaires de type fournisseurs ou de vos clients, tout le monde doit être consulté pour connaître les axes d’optimisation de votre processus. Des spécifications techniques peuvent être exigées comme un projet d’achat revente pour un client potentiel intégré avec le CRM de l’entreprise. L’organisation d’une mise en concurrence et les leviers à activer pour obtenir des fournisseurs les éléments nécessaires afin de réaliser une bonne analyse des offres. La mise en œuvre des avis de chacun via le partage d’idées et des préoccupations est essentiel pour construire un environnement propice à l’innovation et l’amélioration. L’expérience d’achat finale sera la plus satisfaisante au regard des besoins de votre organisation.

L’optimisation du processus d’achat ne se fait pas du jour au lendemain. Selon les enjeux et ressources de l’entreprise, elle peut prendre un certain temps avec l’éternelle question make or buy : développer en interne ou bien acquérir une solution d’achat. Cependant, les avantages pour l’organisation sont nombreux et les résultats promis en valent la peine. Un processus d’achat optimisé augmente l’efficacité et la rentabilité de l’entreprise. Recourir à un outil digital comme Weproc vous permet de déployer rapidement un processus d’achat optimisé pour votre entreprise. La gestion des achats sera alors plus efficace et vous pouvez mesurer rapidement les résultats afin de maintenir la décision d’investissement.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.