Comment auditer un service achat ? – 5 étapes

audit service achats

Mis à jour le 19 février 2024

Les processus d’achat sont essentiels pour contrôler les risques, prévenir la fraude, garantir des économies et respecter les exigences réglementaires. Ils sont en effet à la base des processus de gestion de l’entreprise, et pourtant les moins optimisés. Souvent relégués sur la polyvalence des salariés au sein des petites et moyennes entreprises (PME), leur bonne tenue est essentielle. Et ce dans tous les secteurs d’activité. C’est pourquoi vous devez disposer d’une liste d’étapes auxquelles vous pouvez vous référer lors d’un audit périodique de votre processus d’achat. Cette liste participe à une démarche qualité et doit vous aider à déterminer où apporter des actions correctives pour améliorer l’efficacité des organisations achats en entreprise. Découvrez 5 étapes pour auditer un service achats de manière efficace.

Qu’est ce qu’un service Achat ?

Le service achats d’une entreprise est chargé d’acquérir les biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation.

Or, chaque organisation a des besoins spécifiques en matière d’approvisionnement et de fourniture d’équipements, de matières premières et de services. Ces besoins définissent le processus d’achat et le fonctionnement du service des achats.

Sur la base de ces besoins, une organisation définit les responsabilités du service achats et rationalise ses plans d’actions afin de se prémunir contre les obstacles liés à l’offre et à la demande. Comprenons le rôle d’un service d’achat dans ce processus.

Quel est le rôle du service Achat ?

Pour comprendre le fonctionnement du service achat, il est important d’explorer le rôle qu’il joue dans le flux de travail global de l’entreprise et dans le cycle P2P. Les services d’achat jouent deux rôles dans une organisation :

Les achats stratégiques : Dans ce rôle, le service des achats planifie les activités d’approvisionnement de haut niveau sur la base des objectifs commerciaux de l’organisation. Les responsabilités du service achats stratégiques contribuent à l’approvisionnement stratégique des marchandises (e-sourcing) au meilleur prix, et à une qualité optimale. Les décisions telles que la fabrication en interne ou l’approvisionnement auprès de fournisseurs externes (plus communément appelé make-or-buy) sont prises au stade de l’achat stratégique.

Les achats opérationnels : Ce rôle est également défini comme « approvisionnement« , où toutes les responsabilités du service des achats se concentrent sur la prise en charge des opérations et de l’administration achats de l’entreprise. Les commandes fournisseurs, le réapprovisionnement des stocks et le paiement des factures fournisseurs sont maintenus pour que la chaîne de production fonctionne à sa capacité optimale. Les achats opérationnels répondent principalement aux besoins à long terme de l’entreprise. Sur la base de ces rôles, une organisation peut spécifier les différentes fonctions du service des achats et la manière dont elles sont remplies.

Mais pour avoir un service achats fonctionnel et optimisé, il est nécessaire de vérifier si toute la procédure est cohérente, pour maximiser les chances d’obtenir les meilleurs résultats. C’est ce qu’on appelle « un audit achat« . Voyons ensemble de plus près les différents aspects à inspecter.

1 – La vérification des différentes approbations

Il s’agit de l’étape principale de tout processus d’audit d’un service d’achat dans vos services achats et logistiques. Il est important de mettre en place un circuit de validation conforme à la procédure et aux directives dans votre entreprise. Cela fluidifie d’une part le processus achat, car il permet d’approuver les bons de commande au fur et à mesure qu’ils sont établis. D’autre part, il sécurise la fonction achat de votre entreprise et atteste le processus d’audit fiable qui permet de remonter la décision de l’achat.

Votre liste de contrôle doit inclure la liste des noms requis lors de l’étape d’approbation du processus d’achats. Référez-vous également à une procédure conforme à une stratégie achat alignée sur une bonne gestion des dépenses. Ainsi le circuit de validation doit être connu selon le portefeuille d’achat, le budget, le service, le montant ou même la référence projet. La vérification doit être en mesure de contrôler les signatures et vérifier les dates de chaque transaction. Tout cela participe à maintenir l’intégrité de votre processus d’approbation. Les achats effectués sans la validation d’approbation appropriée doivent faire l’objet d’une enquête. L’audit peut en effet révéler des fraudes ou des achats sauvages.

Création de workflow Weproc

Exemple de création de workflow depuis le logiciel Weproc.

2 – Le contrôle de la méthode de sélection des fournisseurs

Le choix des fournisseurs joue un rôle essentiel dans la performance de votre entreprise. Auditer un processus d’achat est aussi l’opportunité de mener des audits sur des fournisseurs avec qui vous travaillez. Instaurer un certain nombre de directives et vérifier leur respect est une démarche qualité. Ces critères ont pour objectif de garantir que seuls les fournisseurs approuvés et qui correspondent aux directives de l’entreprise sont sollicités pour les achats. Il se peut que votre processus d’achat inclue un guide ou une check-list pour choisir les fournisseurs. C’est par exemple le cas pour certaines entreprises ou startups qui doivent respecter une norme ISO et vérifier la qualité irréprochable de leurs fournisseurs ou sous-traitants. Les critères et exigences peuvent varier en fonction de la nature du produit, la qualité de marchandise attendue, les montants engagés ou encore les délais de livraison.

En plus de vérifier que seuls les fournisseurs agréés sont utilisés, l’audit doit comprendre un examen du processus de sélection des fournisseurs. Il s’agit d’un élément essentiel pour s’assurer qu’il est à jour. Les méthodes utilisées pour s’assurer que les fournisseurs continuent à répondre aux critères de l’entreprise doivent également faire partie de l’audit.

Statistiques depuis le panel fournisseurs

Exemple d’accès aux statistiques fournisseurs depuis le logiciel Weproc

Logiciel achats Weproc

3 – La vérification de la réception des marchandises

La réception est une étape clé du processus d’achats, car elle valide la bonne exécution des conditions d’achat négociées ou commandées, et procure l’information aux services financiers pour engager le paiement fournisseur. C’est pourquoi vous devez avoir prévu une liste de contrôles à effectuer lors de la réception. Vous pouvez pour cela désigner une personne responsable de la réception des livraisons comme un magasinier ainsi que définir une procédure afin qu’elle soit vérifiable. L’objectif est de s’assurer qu’un processus cohérent est suivi à chaque fois pour réduire les erreurs. À la réception, il faut signer et dater le bon ou l’accusé de réception, et surtout contrôler les pièces reçues. Répertorier ces éléments ne doit pas être perçu comme une gestion administrative, mais plutôt comme une transparence qui permette de remonter le processus et de s’assurer que l’achat ait été réalisé en bonne et due forme.

In fine, le rapprochement du bon de commande original avec la facture. C’est l’objectif de ces travaux, afin de s’assurer que les articles et les quantités sont corrects et conformes aux conditions commerciales.

Un examen du processus peut révéler des erreurs de quantité sur les commandes ou des erreurs humaines. Des mesures correctives peuvent être prises pour former ces employés ou définir un plan d’action. Elles permettent aussi d’optimiser le processus et de renforcer la politique de signature unique dans le service de réception.

Verification de la conformité lors de la réception des marchandises

Exemple de vérification de la réception des marchandises

4 – Le contrôle de l’évaluation de la qualité après la réception

Vérifier en permanence la qualité des marchandises, produits ou services reçus est un enjeu stratégique et vient parfaire l’organisation des achats d’une entreprise. Lors de votre audit des achats, la liste de contrôle doit inclure un examen de ces processus. Ils doivent être comparés au regard des éléments suivants :

  • Rapports d’inventaire de votre système ERP,
  • Défauts découverts lors de la livraison et leur suivi,
  • Gestion des commandes et l’état de l’expression du besoin initial.

La présence systématique de marchandises de mauvaise qualité ou endommagées peut vous amener à vérifier si le fournisseur convient à votre entreprise. Elle peut également inciter à revoir les procédures d’enregistrement qui permettent aux marchandises défectueuses de passer la première inspection. Cela complète un audit fournisseur et peut par exemple influencer la politique d’achat de votre entreprise.

Evaluation globale de la qualité après réception.

Exemple de statistiques d’évaluation globale de la qualité après réception.

5 – La traçabilité 

La communication entre votre entreprise et vos fournisseurs ainsi que les communications internes doivent être vérifiées. Cela aide à s’assurer qu’elles sont exactes et justifiées. Lors de votre audit des achats, vous devez porter l’attention sur la transmission des informations de vos clients internes. Souvent les non-conformités des audits sont causées par des échanges sur boîte mails. Bien que l’information est électronique et tracée, elle n’est pas transparente. Et retrouver cette information est coûteuse donc préjudiciable pour l’entreprise. C’est également parfaire une gestion des risques, car cet exercice peut révéler des fournisseurs n’aient pas été notifiés officiellement de leurs livraisons défectueuses de produits ou de qualité inférieure.

Des mémos et des mises à jour doivent être destinés aux agents chargés de la gestion des achats au sein de l’entreprise. Ils reflètent les appréciations actuelles des fournisseurs et les changements de politique de l’entreprise. Tous les services et employés impliqués dans le processus d’achat doivent disposer de lignes de communication claires. Elles doivent faire l’objet d’une vérification lors de l’audit.

Grâce à toutes ces étapes, l’audit d’un service d’achat permet d’optimiser votre gestion des achats. Elles aident à révéler les systèmes défectueux qui nécessitent des corrections pour le développement de votre entreprise. Utiliser un logiciel de gestion d’achat comme Weproc permet à la fois d’optimiser votre processus d’achat et de sécuriser vos audits.

 

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