Comprendre le fonctionnement du circuit de validation des achats

Comprendre facilement le fonction d'un circuit de validation achats

Le circuit de validation des achats est un processus qui permet de faire circuler un document ou une information pour approbation par un supérieur, ou par un ou plusieurs collaborateurs, en vue de sa validation totale et définitive. De l’émission du besoin, à la facturation, les achats font partie intégrante de votre activité. De l’expression du besoin jusqu’au mode de paiement choisi, ils requièrent une intervention de plusieurs acteurs. Comprendre comment votre entreprise dépense de l’argent est aussi important que comprendre comment les revenus sont générés.
L’approbation est l’étape qui certifie la conformité de votre processus d’achats. Une fois l’offre choisie, avec ou sans négociation, elle doit être soumise à la validation d’un ou plusieurs décisionnaires.

Avant même d’apprendre comment mettre en place un circuit de validation des achats au sein de votre entreprise, il est important de comprendre le fonctionnent de ce type de processus et quelles en sont les différentes étapes.

1 – Qu’est-ce que l’approbation des achats?

Moyen formel défini au sein d’une entreprise, l’approbation des achats désigne l’étape qui permet de recevoir un accord afin d’engager la commande d’un achat de biens ou de services. Il est accordé par un ou plusieurs collaborateurs et varie selon la taille du service ou de son organisation.

On parle également de pré-approbation des dépenses. Cette démarche de contrôle interne est valable pour vos différents types d’achats et se module selon les besoins de votre entreprise.

L’objectif est de garantir la traçabilité de l’ensemble de vos flux et d’assurer la visibilité dans vos opérations. Vos engagements sont conformes et le risque d’achat réduit. La confiance n’exclut pas le contrôle, c’est pourquoi un circuit de validation adapté profite à votre entreprise.

Création de workflows Weproc

Exemple de création de Workflows depuis le logiciel Weproc

 

Logiciel achats Weproc

2 – Comment fonctionne le circuit de validation?

La demande d’achat est remontée

C’est la première étape d’un bon circuit de validation. Essentielles, les demandes d’achat permettent à vos collaborateurs d’exprimer en détails leurs besoins . Il s’agit de documents sous la forme de rapides cahiers des charges dans lesquels les informations principales, telles que la description, la date de besoin ou encore le service concerné, sont émis.

Ces demandes d’approbation instaurent des contrôles proactifs en amont des dépenses. Cela est préférable à la validation des factures où la dépense est déjà engagée.

Notre conseil: Il est possible que plusieurs collaborateurs aient un besoin similaire. Dans ce cas précis, la mutualisation des achats permet de centraliser leurs demandes en une seule commande. Vous gagnez ainsi en efficacité et en productivité!

Remontée des demandes d'achats Weproc

Exemple de remontée des demandes d’achats en attente d’approbation sur le logiciel Weproc

Les approbateurs sont identifiés

La chaîne d’approbation désigne l’ensemble des parties qui valident l’engagement des dépenses. Constituée de décisionnaires, cette chaîne peut varier selon la famille d’achat, le montant ou le service concerné.

Généralement, plus le montant est élevé, plus la liste de décisionnaires augmente. La structure d’approbation s’articule dans un premier temps autour d’un chef de service ou de département. Si la dépense engage un certain montant, l’évaluation d’achat peut également impliquer la direction financière ou la signature du gérant de l’entreprise.

À partir d’un processus d’achats digitalisé, les étapes d’approbation sont automatisées et les demandes d’achat acheminées automatiquement aux responsables qui approuvent ou rejettent la demande. Mieux qu’une validation orale ou mail, la transmission d’informations et la traçabilité sont assurées et rendent votre gestion efficace.

Notre conseil: Il est judicieux d’inclure le service des achats dans la liste des approbations afin de vérifier que les accords et les contrats fournisseurs sont bien respectés.

Les niveaux consentis

L’amélioration de votre processus passe par une meilleure administration des paramètres d’approbation. Par exemple, chaque niveau d’autorisation est fixé par des seuils de dépenses. Les critères diffèrent selon les entreprises: le motif, le type d’achat, l’établissement ou département … C’est à la direction de définir ces différents niveaux d’autorisation et conditions d’approbation.

Vos flux d’approbation doivent également tenir compte de situations exceptionnelles : absence d’un collaborateur responsable de la validation par exemple. Dans ce cas, votre système doit être agile et évaluer doit être automatiquement délégué à un autre utilisateur.

Le saviez-vous? 49% des professionnels affirment que le plus grand obstacle à leur productivité est l’attente de l’action de leurs collaborateurs.

Un traitement optimisé et tracé

Le gain de temps est une véritable valeur ajoutée du processus d’approbation. Un défaut de courir après vos collaborateurs pour obtenir leur aval, concentrez votre énergie sur d’autres missions! Construisez un mode de notification adapté à votre structure pour une approbation en attente.

Assurez-vous que chaque demande d’achats comporte la date de besoin exacte. La précision des délais optimisez votre processus et examinez la marche à suivre pour vos collaborateurs ainsi que vos fournisseurs.

Enfin, il est important de tracer les actions effectuées sur un dossier. En effet, l’objet permet de retrouver les utilisateurs intéressés par l’achat et de vérifier la conformité et l’application de vos dispositifs organisationnels.

En effet en cas d’audit, une traçabilité  des achats permet de vérifier la bonne tenue d’un processus, ou de remonter la piste d’audit fiable (PAF) pour justifier la conformité d’un achat. C’est aussi utile lors d’un litige car vous avez la possibilité de retracer la totalité du circuit d’achat et d’analyser les défaillances.

Que vous utilisiez un logiciel de gestion, Excel ou des e-mails que vous devez conserver un accès aux documents utilisés et véhiculés pour que les éléments du dossier soient centralisés. 

Pour conclure, il est important de comprendre le fonctionnement et l’utilité d’un processus d’approbation au niveau des achats dans une entreprise. L’approbation des achats est une étape du processus achats qui est un contrôle en amont qui engage la commande. Les objectifs principaux d’un circuit d’approbation sont de transmettre des demandes d’achats, d’identifier les approbateurs/acteurs du processus, de définir des niveaux s’autorisation en fonction de seuils de dépenses et enfin d’optimiser et de tracer tous les traitements. La gestion de vos dépenses commence par une bonne approbation de vos achats ! Découvrez comment mettre en place un circuit de validation des achats optimisés.

Attente d'approbatio d'achat Weproc

Exemple d’attente d’approbation sur une demande d’achats sur le logiciel Weproc

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