Quels sont les principaux objectifs de la fonction achats ?

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Mis à jour le 30 juin 2023

Pour rendre la gestion globale de l’entreprise plus facile, il faut instaurer une bonne fonction achats. Il s’agit d’une politique qui comprend les différentes règles relatives à l’achat et à l’approvisionnement de l’entreprise. Elle permet surtout de rationaliser la production et la vente de produits.

Qu’est ce que la fonction Achats en entreprise ?

On entend souvent parler des achats, mais en réalité, à quoi cela correspond ?

Chaque personne passe des achats au quotidien (pour son propre compte), cependant, les achats passés dans une entreprise sont réalisés d’une autre manière. Des personnes qui valident, des budgets à respecter, un processus bien ficelé. On peut trouver plusieurs définitions du terme « achats ».

Les achats décrivent tous les processus liés à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies visant à gérer les dépenses d’une entreprise de manière à atteindre les objectifs globaux de cette dernière, à savoir maximiser le chiffre d’affaires & marge réalisés, mais également minimiser le coût total de possession. Les achats peuvent être un service, un rôle, ou encore un processus.
Cette dernière phrase en dit long sur l’incroyable utilité de la fonction achats au sein d’une organisation. Il est important de comprendre les subtilités de ces trois fonctions d’achat pour créer des exemples concrets en théorie et en pratique.

  • Les achats en tant que processus : La gestion des achats en tant que processus peut être considéré comme une suite d’action réalisées par différents collaborateurs, pour faire en sorte d’obtenir le meilleur produit au meilleur prix. Le déroulement du processus d’achat n’est pas un chemin tout tracé et laisse place à la créativité. Il n’existe pas de définition ou de pratique universelle pour chacune des étapes. Néanmoins, nous avons rédigé un article complet qui détaille les 10 grands étapes du processus Achats.
  • Les achats en tant que rôle : Les acheteurs en entreprise disposent généralement d’un ensemble de compétences très spécifiques, développées au fil d’années de pratique. En tant que tel, un acheteur doit posséder des capacités de réflexion analytique, des compétences en matière de communication et de négociation, ainsi que la capacité de penser de manière critique au-delà du cycle de vie traditionnel de l’achat. La gestion des achats n’est pas seulement un travail qui consiste à trouver les bons fournisseurs sur le bon marché afin d’améliorer la valeur de l’entreprise. Les acheteurs donnent le meilleur d’eux-mêmes lorsqu’ils possèdent toutes les informations nécessaires à un bon achat, et se doivent de réfléchir au-delà du meilleur tarif proposé. Cette réflexion est axée sur le cycle de vie entier (de l’achat à la réception, jusqu’à la relation fournisseur) et visant à ajouter de la valeur aux objectifs globaux de l’entreprise.
  • Les achats en tant que service : La structure d’un service achats varie d’une entreprise à l’autre, mais il se compose essentiellement d’acheteurs, de responsables de familles ou catégories, de responsables approvisionnement et de responsables achats. Il existe bien sûr d’autres postes au sein de ce type de service, mais il s’agit des principaux protagonistes, qui prennent en charge le cycle de vie du processus d’achat du début à la fin.

Détermination des besoins de l’entreprise

La fonction d’achats est une étape importante pour suivre le développement de l’entreprise. Sa création commence par la définition des besoins de l’entreprise. Il ne s’agit pas que de connaître les besoins en termes d’approvisionnement, mais aussi dans les autres domaines dont s’occupe la direction d’achat. L’entreprise doit également faire en sorte de subordonner son approvisionnement au cycle de production ou à la comptabilité pour mieux gérer sa trésorerie. La gestion des achats implique la connaissance de nombreux secteurs et services de l’entreprise.

Si la direction d’achat ne prend pas en compte les besoins des autres services, elle entraîne un dysfonctionnement néfaste pour le fonctionnement de l’entreprise. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises font appel à un logiciel de gestion pour connaître en un coup d’œil les besoins de l’entreprise. En effet, le logiciel synchronise toutes les données de chaque branche et en offre un rapport détaillé, ainsi la direction d’achat peut prendre la meilleure décision pour l’entreprise.
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Recherche d’un meilleur fournisseur

Dans sa stratégie, la direction des achats veille à trouver le fournisseur qui répondra au mieux aux besoins de l’entreprise. Grâce à une analyse de leurs offres et de leurs services, elle obtient une idée précise du fournisseur idéal. La connaissance des besoins de l’entreprise lui permet de travailler harmonieusement avec eux. La fonction achat minimise les pressions de livraison et la rupture de stock dans la relation fournisseur-entreprise.

En ayant une méthodologie de travail bien en place, la direction d’achat est constamment informée des éventuels problèmes relatifs à la gestion de stocks. Les fournisseurs les informent d’une éventuelle montée de prix ou d’une rupture de stock.
Grâce à une bonne politique, les fournisseurs peuvent recevoir leur paiement en temps voulu. En cas de mauvaise gestion, le fournisseur reçoit son paiement en retard, ce qui entraîne de graves conséquences sur sa gestion et donc une mauvaise relation. Une entreprise qui paie ses factures en retard est nécessairement délaissée par les fournisseurs. Elle reçoit leur livraison quand les bons payeurs n’ont pas besoin de marchandise.
Pour éviter d’être relégué au second plan, il est alors important de mettre en place une bonne politique d’achat. Digitaliser ses transactions améliore les relations entre l’entreprise et le fournisseur. Tout est fait en temps et en heure sans un risque d’oubli.

Le développement des achats

Le but d’une fonction d’achat est de favoriser la croissance de l’entreprise. Grâce à un processus d’achat efficace, l’entreprise peut profiter de toutes les nouveautés qui concernent son domaine. La fonction d’achat cherche même quand l’entreprise dispose du meilleur fournisseur possible. En effet, il est important que la direction d’achat connaisse la tendance dans son domaine. S’il s’agit d’une entreprise de production, elle doit connaître les nouvelles matières premières, celles de qualité comme celles d’un prix abordable. S’il s’agit d’une entreprise commerciale, la direction d’achat doit anticiper les besoins futurs de ses clients, notamment en cas d’évolution des tendances. C’est pourquoi elle doit se munir de différents outils comme la digitalisation. Elle doit aussi constamment surveiller les réseaux pour ne pas rater les nouveautés, et elle doit surtout faire de ses fournisseurs ses meilleurs alliés. Ce sont les meilleurs informateurs qu’une direction d’achat puisse avoir. Cependant, sans une bonne politique d’achat, il est pratiquement impossible de contrôler tous ces aspects.

Accompagner l’entreprise dans son développement.

Pour assurer la croissance de l’entreprise, tous les services doivent être en phase. La politique de la direction d’achat sert justement à accompagner l’entreprise dans son développement. Si le service marketing attire des cibles et que ces derniers deviennent des clients, mais que la direction d’achat n’est ensuite pas en mesure de tout gérer, les efforts sont vains. Si le service commercial propose une multitude de produits, mais que le service d’achat n’arrive pas à le ravitailler convenablement, le manque à gagner sur les ventes progresse. Si le service financier dégage de la trésorerie, mais le service d’achat n’arrive pas à contrôler les coûts, il perturbe l’ensemble de la comptabilité de l’entreprise.

Pour éviter de perturber le fonctionnement de l’entreprise, il est possible de confier la mise en place de sa politique d’achat à une entreprise experte comme Weproc. Elle dispose d’un panel de professionnels capables de perfectionner votre fonction d’achat.

 

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