Élaborer une politique d’achat efficace pour votre entreprise

elaborer une politique achat en entreprise

Dans un contexte économique toujours plus compétitif, mettre en place une politique achat efficace est essentiel pour optimiser les dépenses et garantir la pérennité de votre entreprise. La fonction Achat ne doit plus être vue simplement comme opérationnelle, elle prend désormais une dimension stratégique importante.

Dans ce contexte, les politiques d’achat s’imposent comme un véritable enjeu pour assurer une meilleure gestion des ressources et favoriser le développement de l’entreprise.

A travers cet article, nous vous guiderons à travers les étapes clés pour élaborer votre propre stratégie achats et les bonnes pratiques pour la mettre en place.

Pourquoi mettre en place une politique achats ?

Une approche intégrée des enjeux de développement dans les processus d’achats offre plusieurs avantages pour l’organisation et ses parties prenantes.

La réduction des coûts

L’optimisation des processus internes permet aux entreprises de réaliser des économies importantes chaque année.

Par exemple, en privilégiant des fournisseurs locaux, il est possible de réduire les coûts liés au transport et de faciliter la logistique.

De même, une meilleure gestion des ressources entraîne souvent une diminution des pertes et favorise ainsi une utilisation plus efficace des matières premières.

Les relations avec les fournisseurs

Un des objectifs primordiaux d’une politique d’achat est d’améliorer les relations avec les fournisseurs. En effet, lorsque les fournisseurs comprennent clairement les buts et les attentes de l’entreprise, ils peuvent mieux y répondre.

Cela implique une communication transparente et régulière, où les attentes en termes de qualité, de délais de livraison, et de prix sont clairement établies.

En informant les fournisseurs sur la vision à long terme de l’entreprise, ces derniers peuvent s’aligner sur ces objectifs et potentiellement proposer des améliorations qui bénéficient à l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.

La gestion des besoins internes

Une politique d’achat bien structurée va garantir l’efficacité et la compétitivité de votre entreprise. Il faudra au préalable définir précisément les besoins de l’entreprise.

Cette définition nécessite une compréhension approfondie des différents départements de l’entreprise et de leurs exigences spécifiques. Ce qui implique une analyse des besoins actuels et futurs, en prenant en compte les objectifs à court et à long terme de l’entreprise.

Cette analyse devrait également évaluer comment les achats peuvent contribuer à la réalisation de ces objectifs, par exemple en améliorant la qualité des produits, en réduisant les coûts ou en accélérant les délais de livraison.

Logiciel achats Weproc

Mettre en place sa politique achat en 4 étapes

Vous l’aurez compris, les objectifs de la politique achat sont multiples. Voyons maintenant comment la mettre en place facilement au sein de votre entreprise :

1 – Cartographiez les achats existants

Pour pouvoir créer une politique d’achat rationnelle et performante, il faut d’abord prendre connaissance des dépenses actuelles de l’entreprise. Cette première étape permettra d’identifier les fournisseurs, les catégories de produits et les modalités d’achat existantes. Pensez à :

  • Recenser tous les fournisseurs actuels de l’entreprise
  • Identifier les types de produits ou services achetés
  • Analyser les volumes et les fréquences d’achat
  • Examiner les conditions contractuelles et tarifaires avec les fournisseurs

2 – Analysez vos dépenses et concevez des stratégies adaptées

Après avoir dressé un panorama des achats actuels, il convient d’étudier ces informations de manière approfondie pour déterminer les axes d’amélioration potentiels. Plusieurs méthodes d’analyse sont utilisables :

  • L’analyse de Pareto : Cette méthode suggère que 20% des causes sont responsables de 80% des effets, permettant ainsi d’identifier les catégories d’achat prioritaires en termes d’économies potentielles.
  • L’analyse ABC : Ce type d’analyse vise à classer les familles d’achat en fonction de leur importance relative et de la complexité du marché fournisseur.

Au terme de cette étape, vous devriez être capable de déterminer les axes stratégiques à développer pour optimiser vos achats.

3 – Mettez en place une stratégie adaptée à chaque catégorie

Il n’existe pas une stratégie unique applicable à tous vos achats. Au contraire, il faut concevoir des approches spécifiques pour chaque catégorie en tenant compte des particularités de chacune. Voici quelques exemples de stratégies appliquées par nos clients :

  • Adoptez une approche centralisée pour certains achats afin d’optimiser les volumes et bénéficier de conditions tarifaires plus avantageuses.
  • Développez une gamme de fournisseurs privilégiés pour garantir un haut niveau de qualité et limiter les risques liés aux ruptures d’approvisionnement.
  • Implémentez des procédures de contrôle des dépenses et des appels d’offre pour favoriser la transparence et l’équité entre les différents fournisseurs.

4 – Communiquez et suivez l’évolution de votre stratégie d’achat

Une fois la stratégie d’achat mise en place, il ne reste plus qu’à veiller à sa bonne compréhension et application par l’ensemble des collaborateurs. Veillez notamment à :

  • Organiser des réunions d’information pour présenter les principes clés et les bénéfices attendus de la stratégie d’achat
  • Metttre des outils à disposition pour faciliter le suivi des dépenses et la gestion du budget
  • Instaurer des revues périodiques de performance pour évaluer les résultats obtenus et ajuster si nécessaire la politique d’achat.

La politique d’achat responsable

Une approche intégrée des enjeux de développement durable dans les processus achats offre plusieurs avantages pour l’organisation et ses parties prenantes. De plus en plus d’entreprises décident de basculer sur une politique achat responsable pour répondre aux enjeux RSE.

Cette démarche implique étroitement différentes parties prenantes telles que les fournisseurs, les prestataires de services, les clients et les collaborateurs.

téléchargez notre modèle de politique rse

L’éthique et les valeurs sociales

Premièrement, il convient de mettre en place des critères éthiques dans le choix des produits et des services achetés.

Il peut s’agir, par exemple, de privilégier des fournisseurs qui respectent les droits humains et les conditions de travail des employés. Les entreprises peuvent également se tourner vers des partenaires ayant une approche inclusive ou des engagements en matière de diversité.

L’impact écologique

Deuxièmement, la prise en compte des enjeux environnementaux est indispensable dans la définition d’une politique d’achat responsable.

Cela passe notamment par une réduction de la consommation d’énergie et des émissions de gaz à effet de serre, la diminution des déchets générés ou encore une utilisation raisonnée des matières premières.

téléchargez notre modèle de questionnaire fournisseurs rse

Les différents outils pour mettre en place sa politique d’achat

Plusieurs instruments peuvent être mobilisés afin de construire et déployer une politique d’achat respectueuse des enjeux éthiques, sociaux et environnementaux.

Les audits et les certifications

Dans un premier temps, vous pouvez réaliser des audits internes et externes visant à évaluer l’état actuel de votre chaîne d’approvisionnement. Auditer son service achat va permettre d’identifier les axes d’amélioration et de mieux cibler les actions correctives.

Par ailleurs, l’obtention de certifications reconnues telles que l’ISO 14001 ou le label Fairtrade peut constituer un gage de qualité pour les partenaires commerciaux et les clients.

La formation et la sensibilisation des collaborateurs

Le succès d’une politique d’achat réussie repose également sur l’implication du personnel de l’entreprise.

À ce titre, il est essentiel de dispenser aux collaborateurs une formation adaptée et de développer une culture professionnelle centrée sur les bonnes méthodes d’approvisionnement. Des formations spécifiques aux achats responsables peuvent être mises en place, ainsi que des ateliers de discussion et des séances d’échanges d’idées.

 

En suivant toutes ces étapes, vous serez en mesure de mettre en place une démarche structurée et adaptée à vos besoins spécifiques. N’oubliez pas que la réussite d’une telle stratégie repose avant tout sur l’adhésion et l’implication de tous les acteurs concernés.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats Weproc ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous !


5/5 - (1 vote)

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Weproc logiciel achats

Logiciel de gestion des Achats pour PME, ETI & Associations.

Abonnez-vous à notre newsletter !

© 2024 Weproc. Tous droits réservés.

Newsletter

Recevez chaque mois nos meilleurs articles ! En bonus, nous vous mettons à disposition nos nouveaux modèles de documents en avant première. 

Alors, pas mal non ?