Comment créer une politique d’achats en entreprise ?

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La politique d’achat doit être mise en place par les responsables de l’entreprise le plus tôt possible après sa création. Celle-ci définit la mise en œuvre de la chaîne d’approvisionnement et alerte sur la nécessité de se réapprovisionner en matières premières ou motiver l’achat de marchandises et de services en accord avec les objectifs de développement de l’entreprise. Elle reflète les intentions générales d’une organisation achats et vise la rentabilité avec pour maitre mot la productivité.

Tout à fait accessible, elle modélise le schéma des achats d’une entreprise et guide sa stratégie. Découvrez donc sans plus attendre les étapes à suivre pour créer une politique achat au sein de votre structure.

L’identification des besoins de l’entreprise

Une politique achat efficace consiste avant tout à connaître les besoins de votre entreprise en termes d’approvisionnement. Elle est au fondement d’une bonne gestion d’approvisionnement. Maîtriser cette connaissance induit de fait une compréhension du marché fournisseurs et de vos enjeux.

Tous les collaborateurs n’ont pas forcément les mêmes attentes en matière d’ achat dans une entreprise. En effet, selon les segments d’achats de la société, les sensibilités diffèrent. C’est pourquoi il est nécessaire d’adopter une vision commune, guidée par les responsables de la société ou une direction achats lorsqu’elle existe.

La rédaction d’un cahier des charges, même simplifié, est une bonne pratique de la fonction achat pour identifier les besoins. Il est alors plus facile d’administrer une gestion des achats avec une maîtrise des coûts.

C’est à partir de cette récolte des données de l’entreprise et de leur analyse qu’il est plus simple de prendre de bonnes décisions. Dans ces jeux de données doivent être inclus l’évolution des ventes, les entrées et les sorties sur une période définie, les prestations des opérateurs économiques, etc.

Après l’analyse des données, les responsables doivent établir un plan d’action concret. Cela consiste à définir une gestion d’achat efficace, un management des approvisionnements et une répartition des tâches en accord avec les objectifs opérationnels. De nos jours, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la digitalisation d’achat pour la mise en œuvre d’une nouvelle politique d’ achats.

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La création d’un appel d’offres

Une fois ses besoins bien définis, l’entreprise doit procéder à la recherche de fournisseurs. Elle réalise alors un sourcing pour établir une mise en concurrence. Cependant, collecter des informations utiles pour chaque fournisseur prend du temps et consomme de l’énergie. Vous devrez en effet centraliser le dossier pour mieux comparer les offres. Veiller au suivi et à la récolte des éléments qui justifient le meilleur choix pour votre entreprise. Mais surtout, le fournisseur sélectionné doit être en accord avec votre politique d’ achats. Si celle-ci est axée sur le développement durable, vous devez vous assurer d’obtenir les preuves de la conformité du fournisseur comme une norme ISO.

  • Émettre un appel d’offres peut paraître lourd, mais il a le mérite de réduire votre charge de travail a posteriori. En effet, vous pourrez vous concentrer uniquement sur les fournisseurs qui ont répondu aux critères de votre cahier des charges. Ce document, qui reflète vos besoins identifiés, doit être mis à leurs dispositions facilement. À l’image d’un premier filtre, seuls les meilleurs pour votre structure répondront à votre besoin.
  • Vous pouvez ensuite procéder aux différents contrôles pour vous assurer de leur fiabilité et de leur efficacité. Lors de votre analyse, vous devez prendre en compte la qualité du produit livré, le spend management, mais surtout la conformité à l’annonce et le délai de livraison que chaque fournisseur propose.

Une entreprise en mesure de répondre entièrement à vos besoins a plus de chances de sécuriser votre processus d’ achat. Une politique d’achat responsable doit également veiller à la stabilité financière de vos partenaires.
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La négociation du contrat

Les politiques d’achat des entreprises s’étendent jusque dans la négociation avant la signature du contrat. Des règles d’or sont à respecter et définies dans cette stratégie d’ achat. Avant de rencontrer le fournisseur de votre choix, vous devez vous assurer de sa réputation, connaître ses points faibles et ses points forts. Définir une stratégie de négociation en interne est un bon plan d’ action pour préserver les intérêts de l’entreprise et réaliser des achats intelligents.

Dès lors, il faut à tout prix éviter de partir en négociation sans préparation. Votre argumentaire doit être solide pour ne rien céder à votre fournisseur. Vous devez également déterminer les objectifs à atteindre avec la politique achat en fonction de votre priorité. Mais surtout, assurez-vous de mettre en place des conditions pour réussir votre relation d’affaires.

C’est pourquoi mettre en place une politique achat est essentiel pour faciliter ce travail de préparation en amont des négociations. Quand elle se termine, la signature du contrat peut être réalisée. Toutefois, assurez-vous qu’elle soit menée en bonne et due forme et que toutes les clauses négociées sont bien inscrites dans le contrat.

Veillez notamment à vérifier les conditions de rupture de contrat, le service après-vente, la juridiction compétente, le premier interlocuteur, l’existence de SLA, la responsabilité sociétale engagée, la mise en œuvre des opérations… Planifiez enfin des alertes sur leur cycle de vie afin d’entreprendre une mise à jour nécessaire avec l’évolution perpétuelle du marché.

Le partage d’information au collaborateur

La mise en place d’une politique d’achat ne s’arrête pas à la signature du contrat. Vous devez faire un retour auprès de votre direction et le mettre à la disposition de vos collaborateurs pour qu’ils puissent en tirer parti et l’exploiter. C’est important pour qu’ils puissent appliquer les nouvelles dispositions et déployer les plans d’ action nécessaires aux organisations achats. Mais surtout, le lien doit être fait avec ces fournisseurs afin de démarrer une bonne relation pour le bien du développement de votre entreprise.

La politique d’achat est donc essentielle pour remplir les objectifs de développement d’une entreprise. Si vous n’avez pas encore mis en place cette politique, ce n’est pas grave. Prenez du recul sur votre organisation et dotez-vous d’un outil pour maîtriser l’ensemble de vos données relatives aux achats. C’est ce que nous vous recommandons chez Weproc, logiciel SaaS de gestion d’achats. Il est plus facile de mettre en place une politique d’achat efficace et adaptée au développement de votre entreprise lorsque vous avez du recul et une visibilité sur vos flux de données.

 

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