La relation fournisseur est un enjeu stratégique dans le processus achat. Entretenir de bonnes relations avec les approvisionneurs est source de croissance pour l’entreprise et se révèle être un véritable avantage concurrentiel.

Une bonne relation fournisseur est gage de qualité et est synonyme de réussite pour l’entreprise. Dans l’optique d’améliorer la gestion des fournisseurs, retrouvez dans cet article, les principaux points à connaître pour établir de bonnes relations fournisseurs et les avantages qu’elles procurent.

Qu’est-ce que la relation fournisseur ?

Il y a encore deçà quelques années, la relation fournisseur représentait un rapport inégal entre l’entreprise et ses fournisseurs. Le fournisseur devait suivre à la lettre ce que lui imposait le Client. Or, une relation saine doit permettre une certaine réciprocité, avec des intérêts communs. Comme une entreprise a besoin de fournisseurs pour fonctionner (matériel, produits…), elle se doit d’établir des échanges cordiaux avec ses partenaires. Plus qu’une relation client, la relation fournisseur est devenue un réel avantage compétitif.

Par définition, la relation fournisseur désigne la relation existante entre l’entreprise et ses différents fournisseurs. En découle une relation de confiance qui peut prospérer au fil du temps, si les deux parties prenantes respectent leurs engagements. L’entreprise et le fournisseur sont également liés par les enjeux financiers suite à leur collaboration. Il est donc important d’entretenir une bonne relation avec les fournisseurs pour obtenir des avantages concurrentiels sur le long terme comme des conditions de paiement privilégiées.

La relation fournisseur est un levier de croissance pour l’entreprise dans le sens où elle permet la création de valeur ajoutée, un gain de temps et l’amélioration de la performance achats avec une meilleure qualité des produits. S’intéresser aux relations fournisseurs est une stratégie pour accroître le chiffre d’ affaires de l’entreprise, avec un système gagnant – gagnant pour les deux parties prenantes. Elle fait partie des bonnes pratiques d’une gestion d’entreprise.

Comment bâtir sa relation fournisseur ?

Pour démarrer sur une base saine avec un futur fournisseur, il est important de réaliser une phase de prospection qui permettra à l’entreprise d’identifier les potentiels fournisseurs avec lesquels elle pourra travailler. C’est ce que l’on appelle le sourcing fournisseur : une stratégie pour cibler et améliorer la connaissance des fournisseurs en adéquation avec les besoins de l’entreprise. Une fois cette étape réalisée, il faut choisir les fournisseurs stratégiques. Il faut pour cela veiller aux normes de qualité des produits ou services proposés, aux délais de livraison indiqués et à la distance géographique pour n’en citer que certains. Une analyse comparative des différentes offres est donc nécessaire.

Après avoir effectué ces différentes étapes, et si les parties prenantes trouvent un terrain d’entente, il est essentiel par la suite de renforcer ses relations. En d’autres termes, cela implique d’instaurer une relation de confiance qui sera bénéfique tant pout l’entreprise que pour le fournisseur en question. Pour faciliter une relation durable et maîtrisée, il peut-être intéressant d’optimiser cette relation fournisseur avec un SRM. Certains outils de gestion des achats comme Weproc offre la possibilité de centraliser toutes les informations dans un panel fournisseur. L’ objectif pour l’entreprise est d’avoir une vue d’ensemble, de suivre les fournisseurs en temps réel et ainsi d’avoir une meilleure connaissance de leur profil, grâce à l’accès aux données déjà retraitées.

Pourquoi construire des partenariats ?

Un partenariat entretien une relation privilégiée ce qui peut représenter des atouts dans le processus achat. Un point important à mentionner est le fait qu’un partenariat a une influence sur l’efficacité globale de la Supply Chain. Des partenariats peuvent se créer grâce à des échanges transparents et fiables entre les deux parties prenantes. Ainsi, les relations se fluidifient et des opportunités apparaissent (négociation sur les prix, remise en fonction du volume de la commande, accord sur les délais de règlement…)

Comment ?

Comme évoqué précédemment, établir une relation de confiance est la clé pour collaborer sainement. En effet, l’instauration d’une relation dans le temps favorise l’engagement. Avec des rapports cordiaux entretenus au fil des commandes, et le respect des accords contractuels, il est possible de créer des relations fournisseurs stables. Cet accord peut être matérialisé via une charte relations fournisseurs responsables et faire tendre l’entreprise vers une politique d’achats responsables.

Pour cela, l’entreprise doit travailler en collaboration avec ses fournisseurs et partir du principe qu’il existe un système réciprocité. L’entreprise a besoin de lui, comme le fournisseur a besoin d’elle pour prospérer. Comme la relation fournisseur en entreprise est un levier de croissance, il est important d’accompagner ses fournisseurs dans l’acquisition de ressources commerciales et économiques pour qu’elle puisse évoluer doit être établi comme un objectif de l’organisation.

Les bénéfices d’une bonne relation fournisseur

La construction d’une relation équilibrée et pérenne avec les fournisseurs est la clé pour améliorer la fonction achat de l’entreprise. Des bonnes relations fournisseurs permettent de suivre les évolutions du marché avec les dernières innovations et d’établir une meilleure connaissance des fournisseurs du marché. Il est ensuite facile de remarquer que la satisfaction des clients est corrélée à l’état de la relation fournisseur : plus elle sera forte, plus la satisfaction des clients sera élevée. Des relations fournisseurs saines impliquent aussi un respect des délais de livraison et de paiement pour ne pas avoir de retards de paiement. Un fournisseur en retard fait risquer la chaîne de production de l’entreprise et inversement un mauvais payer fragilise un fournisseur et altère la confiance. Établir une charte relations fournisseurs responsables va dans ce sens. Ces partenaires s’engagent à respecter leurs engagements.

Pour résumer, une bonne gestion des relations fournisseurs réduit les risques fournisseurs comme les retards ou pire les faillites systémiques. Les coûts se retrouvent également réduits, de par des négociations réussies entre les deux parties prenantes, ce qui permet d’accroître les marges de l’entreprise. En effet, l’entreprise et le fournisseur ont tout intérêt à retrouvent établir une relation gagnant – gagnant. Les avantages concurrentiels qui en découlent sont nombreux : meilleure maîtrise des coûts, achats plus sécurisés, exigences de qualité revues à la hausse. Dans une société où la concurrence est toujours plus rude, ces avantages permettent à l’entreprise de se distinguer de ses concurrents et de fidéliser la marque. De plus, le traitement des factures, s’il est optimisé correctement, peut représenter un atout dans la relation fournisseur avec notamment un logiciel SRM (Supplier Relationship Management).

La digitalisation avec un Supplier Relationship Management

Avec une solution de gestion des relations fournisseurs, il est possible de gagner en productivité. La transparence des données et l’échange d’informations en temps réel avec les fournisseurs, sont facilités par un logiciel qui assure un suivi optimal du processus de gestion. Au lieu de perdre de nombreuses minutes à rechercher un document précis, à rapprocher une facture ou remettre la main sur une référence de produits, la centralisation des informations offre une visibilité complète sur la gestion du processus. L’automatisation, quant à elle, est une garantie de conformité.

Passer d’un système traditionnel à l’utilisation d’un outil comme un logiciel de gestion des achats représente une avancée technologique considérable pour l’entreprise. Bien qu’il soit difficile d’opérer une transition numérique au sein de l’entreprise, il faut savoir que les retombées économiques ne seront que plus grandes. En effet, un SRM dispose de plusieurs atouts dans la mise en œuvre de la gestion de la relation fournisseur.

  • Facilite les appels d’offres
  • Traite efficacement les commandes et factures fournisseurs
  • Permet d’échanger avec plusieurs fournisseurs
  • Offre une visibilité sur l’ensemble des fournisseurs
  • Suivi en temps réel des fournisseurs
  • Automatise la procédure achats

Utiliser un SRM nécessite quelques manipulations pour le rendre efficace. Pour obtenir des résultats satisfaisants et utiles pour un  meilleur rendement, il faut élaborer une stratégie achats à l’aide du SRM qui se déroule en 5 étapes. L’objectif de cette stratégie est d’améliorer la gestion avec les fournisseurs.

La mise en place de la relation fournisseur dans la politique RSE de l’entreprise

Depuis quelques années, la relation fournisseur est devenue un enjeu RSE pour les organisations. Lors d’une enquête réalisée en 2019 par Bpifrance, 70 % des fournisseurs interrogés indiquent qu’ils sont souvent sollicités par leurs clients sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Des exigences RSE sont de plus en plus demandées par les entreprises avant toute collaboration avec leurs futurs fournisseurs. Attentives à leur image de marque, les entreprises ont inclus, dans leur différents processus, des pratiques de responsabilité sociétale. L’ objectif est d’améliorer la qualité de vie de toutes les parties prenantes à savoir, les collaborateurs, les fournisseurs et les clients. Cela passe donc par le respect des délais de paiement par exemple, qui est considéré comme un critère de valeur pour l’entreprise. Côté fournisseurs, 61 % remarquent que « les demandes RSE de leurs clients les conduisent à améliorer leur offre et processus », selon l’enquête administrée par Bpifrance en 2019.

Plusieurs lois ont vu le jour notamment la loi de Modernisation de l’économie de 2008 qui plafonne les délais de paiements entre entreprises à 60 jours (si aucun accord préalable a été convenu entre les deux parties). Une deuxième loi, la loi Sapin II vise, quant à elle, à  » identifier les risques et à prévenir les atteintes graves envers les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l’environnement' » selon l’article L225-102-4. L’insuffisance ou l’absence de certaines mesures peut entraîner des risques de sanctions pour le dirigeant et son entreprise.

Enfin il est intéressant d’analyser les relations contractuelles du fournisseur et de ses engagements sociaux. Le respect de ces éléments sont assurés par une mise à jour régulière des documents qu’une entreprise peut exiger au travers du devoir de vigilance. Pour faciliter son administration, et veiller à l’état des pièces jointes conformes au contrôle qualité de l’entreprise, Weproc digitalise la conformité fournisseurs grâce à son module de gestion des fournisseurs.

Mettre en place une relation fournisseur signifie aussi de connaître les réglementations qui encadrent ce type de relation.

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