Comment gérez vous vos relations avec les fournisseurs ? Le faites vous manuellement ou avez-vous initié votre transformation digitale ? Connaissez vous le concept de gestion des relations avec les fournisseurs ? Les réponses à ces questions et à d’autres sont essentielles pour une gestion efficace et rentable de votre chaîne d’ approvisionnement.

Pour avancer dans cette tâche, tenez compte du fait que tous vos fournisseurs n’ont pas la même importance. Celle-ci dépend de la catégorie de produits ou de matériaux avec lesquels ils travaillent et de leur importance dans vos opérations.

Pour la gestion de la relation fournisseur, il est pertinent que vous en appreniez davantage sur ce concept. Il vise à hiérarchiser le processus d’ achats en déterminant quelles sont les catégories d’approvisionnement importantes, puis à définir la stratégie qui vous permettra de gérer cette priorité. L’objectif sur le long terme est d’accroître votre chiffre d’ affaires et d’entretenir de meilleures relations avec vos fournisseurs.

Pour qu’une stratégie SRM soit efficace, il convient de numériser vos processus d’ achat, de communication, de réception et de paiement avec les fournisseurs.

Qu’est-ce que le SRM ?

Le Supplier Relationship Management ou la gestion de la relation fournisseur (SRM) est une évaluation systématique, à l’échelle de l’entreprise, des capacités des fournisseurs vis-à-vis de l’organisation. Elle consiste à déterminer les activités à entreprendre avec les différents fournisseurs. Le SRM permet de planifier et d’exécuter toutes les interactions avec les fournisseurs de manière coordonnée, pour l’entretien d’une bonne relation.

L’objectif du SRM est de maximiser la valeur réalisée par ces interactions. Il vise à développer des relations bidirectionnelles et bénéfiques avec les partenaires fournisseurs. Ces relations permettent d’atteindre des niveaux de collaboration, d’innovation et d’avantages concurrentiels plus élevés, comme par exemple une réduction du délai de livraison. Le partage d’ informations y est favorisé.

Un SRM permet de planifier, suivre, structurer, rationaliser et rendre plus efficaces les processus entre une entreprise et ses fournisseurs aux niveaux opérationnel, tactique et stratégique.

Cela signifie qu’une mise en œuvre d’un logiciel SRM implique des changements, qui doivent être pris en compte lors de la planification du processus SRM.

Comment se passe la gestion des relations fournisseurs ?

Il existe trois phases distinctes dans la gestion des fournisseurs. Chaque étape s’appuie sur celle qui la précède et regorge de stratégies essentielles à la réussite de la chaîne d’approvisionnement.

1. Segmentation des fournisseurs

L’étape de segmentation des fournisseurs du SRM consiste à analyser les risques liés aux fournisseurs et leur impact sur la rentabilité de votre entreprise.

Traiter toutes les relations avec les fournisseurs de la même manière est une grave erreur.

Fournisseurs d’achat de marchandises

Ces fournisseurs et les produits qu’ils vendent sont en forte demande. Les produits que vous achetez auprès de ces fournisseurs sont importants. Votre entreprise ne s’arrêtera pas sans eux et ils n’ont pas d’impact direct sur la rentabilité.

Les délais de livraison sont généralement courts et les prix sont très compétitifs. Selon la nature de votre activité, les fournitures de bureau peuvent entrer dans cette catégorie. Ce type de relation ne nécessite pas de communication fréquente.

Fournisseurs d’achat continu

Les fournisseurs de cette catégorie ont des contrats de durée moyenne. La concurrence est modérément élevée, et vous faites également affaire avec certains de leurs concurrents. De nombreux fournisseurs de matériel technologique entrent dans cette catégorie.

Fournisseurs partenaires

Les fournisseurs du segment partenariat sont ceux qui ont des contrats à plus long terme. Une confiance a été établie, bien que la relation ne soit pas exclusive. Il y a un risque pour la rentabilité en raison de la concurrence limitée. Ce type de fournisseurs permet néanmoins d’obtenir des avantages compétitifs comme une réduction des coûts par exemple.

Fournisseurs stratégiques

Les fournisseurs avec lesquels votre entreprise a conclu une alliance stratégique sont ceux avec lesquels vous travaillez habituellement de manière exclusive. Le risque est élevé en raison d’une concurrence minimale. Des accords à long terme, une communication fréquente et des niveaux élevés de collaboration sont nécessaires.

Fournisseurs secondaires

Cette catégorie de fournisseurs sera probablement la plus petite et dans de nombreuses entreprises, elle n’existera pas du tout. Il s’agit de fournisseurs avec lesquels votre entreprise a totalement fusionné au point d’en être propriétaire.

Cette situation est courante dans les environnements de fabrication où certains composants sont essentiels aux opérations quotidiennes. Par exemple, de nombreux constructeurs automobiles ont créé des filiales qui leur sont exclusivement dédiées pour la fourniture de composants clés (comme le caoutchouc ou le verre).

2. Création de la stratégie fournisseur

Dans la deuxième phase, vous créerez la stratégie SRM avec les fournisseurs pour chaque segment. Vous fixerez des buts, des objectifs et des attentes pour chaque segment, ainsi que des indicateurs de performances clés pour les mesurer, et vous vous assurerez que les ressources sont disponibles pour répondre à ces besoins en interne et avec les fournisseurs.

3. Exécution de la stratégie des fournisseurs

Avec les fournisseurs d’ achats de marchandises, il n’y a peut-être pas grand-chose à faire ici. Mais pour vos partenariats et alliances stratégiques, l’exécution de la stratégie implique une collaboration, une évaluation et un retour d’information permanent.

Comment élaborer une stratégie SRM en 5 étapes ?

Si votre processus actuel de gestion de la relation avec les fournisseurs est un peu léger, voici 5 étapes qui vous permettront de vous mettre à niveau.

Étape 1 : Embauchez ou désignez un responsable SRM

Tout projet a besoin d’un chef de projet et les relations avec les fournisseurs ne font pas exception. Qui est responsable de votre processus de gestion des relations avec les fournisseurs ?

Envisagez d’embaucher ou de désigner un ou plusieurs membres de l’équipe comme responsables des relations avec les fournisseurs. Ces responsables ne seront pas chargés de gérer chaque relation fournisseur, mais de gérer le processus, ce qui inclut également la gestion de la solution SRM.

Étape 2 : Faites des évaluations des fournisseurs

Chaque année, procédez à des évaluations de vos fournisseurs. Cela vous permet d’examiner leurs performances tout au long de l’année. Si vous utilisez une application SRM, vous devriez déjà disposer des commentaires des parties prenantes.

Pendant que vous procédez à votre évaluation, demandez au fournisseur de procéder à une évaluation inverse de la performance de votre entreprise en tant que client. Prévoyez du temps pour examiner les deux évaluations ensemble. Créez ensemble un plan d’action et impliquez les parties prenantes si nécessaire.

Étape 3 : Mettez en place un programme de récompenses pour les fournisseurs

Quelle que soit leur place dans votre segmentation des fournisseurs et votre stratégie SRM, les bons fournisseurs travaillent dur pour être de bons fournisseurs. Leur accorder une reconnaissance méritée peut être un excellent moyen de faire passer vos relations avec eux au niveau supérieur. Utilisez les évaluations de vos fournisseurs pour déterminer qui sera récompensé.

Voici quelques idées de récompenses pour les fournisseurs :

  • Performance exceptionnelle ;
  • Diversité et inclusion ;
  • Développement durable ;
  • Innovation ;
  • Alliance stratégique ;
  • Sécurité.

Étape 4 : Établissez des meilleures conditions de paiement avantageuses pour tous

L’établissement et le respect des conditions de paiement sont un élément essentiel du processus SRM. Au cours du processus de négociation des achats, vous pouvez négocier des remises sur les conditions de paiement.

Étape 5 : Rendez visite à vos fournisseurs clés

Si le budget de voyage le permet et que les fournisseurs sont disposés à le faire, programmez au moins une visite de site avec les fournisseurs de votre alliance stratégique. Vous pouvez faire de même pour vos fournisseurs partenaires. Cela montre au fournisseur que vous êtes investi et désireux d’en savoir plus sur lui et son mode de fonctionnement. Cela entretiendra également la relation d’ affaires existante entre vous.

Il est courant que les fournisseurs accueillent ou participent à des conférences nationales. Si les fournisseurs de votre alliance stratégique organisent une conférence annuelle, faites l’effort d’y assister. Cela leur montre non seulement votre soutien et votre intérêt, mais vous donne aussi l’occasion de nouer des contacts, d’en savoir plus sur le produit et d’améliorer les relations pour un processus d’ achats toujours plus efficace.

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