Quels sont les outils pour une bonne gestion des fournisseurs ?

Mis à jour le 25 mars 2024

L’une des principales préoccupations de nombreuses entreprises est la gestion des fournisseurs. Les processus de gestion des approvisionnements sont souvent longs, lourds et chaotiques, et d’autant plus si de nombreuses parties sont concernées. Les équipes chargées des achats sont confrontées à la gestion. Si votre équipe perd du temps à se battre avec des flux de travail manuel complexes, un logiciel de gestion des fournisseurs peut être la solution automatisée qui fera la différence et qui réduira les risques fournisseurs.

Il existe aujourd’hui une large gamme d’outils pour le service des achats que vous pouvez mettre en pratique et ainsi obtenir d’innombrables avantages.

Qu’est-ce que la gestion des fournisseurs ?

La gestion des fournisseurs est le processus composé de plusieurs étapes consistant à initier et à développer des relations avec les fournisseurs de biens et de services. Ces relations sont nécessaires aux opérations quotidiennes et à l’accomplissement de la mission de l’entreprise.

Du point de vue de l’acheteur, les premières étapes de la gestion des relations avec les fournisseurs sont les suivantes :

  • Sélection des fournisseurs : se fait à l’aide d’un profil de risques éventuels actualisé, d’une qualification et d’une segmentation basées sur la catégorie, de la localisation et de l’unité commerciale.
  • Évaluation des risques : consiste à effectuer un contrôle préalable du risque en fonction de la nature de votre engagement avec le fournisseur.
  • Négociation du contrat : il s’agit d’établir les conditions et les indicateurs de risque.
  • Embarquement : avec une compréhension de l’évaluation des risques et du statut de l’audit.
  • Gestion de la performance et suivi des risques : se fait en utilisant une vue matricielle unique du fournisseur et une modélisation des incidents basée sur les données accessibles en temps réel.

Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle importante ?

Toute entreprise dépend de ses fournisseurs pour fonctionner. Travailler avec des fournisseurs fiables dont les objectifs s’alignent sur les vôtres pourra aider les deux parties prenantes. La gestion pourra aider votre équipe d’approvisionnement à réduire les risques, à accroître les économies et à obtenir un avantage concurrentiel. Il est plus facile de négocier de meilleures conditions contractuelles pour les deux entreprises lorsque les deux parties veulent atteindre des objectifs similaires. Une gestion réussie des fournisseurs ne repose pas uniquement sur les interactions sociales entre l’acheteur et le fournisseur. Il est nécessaire de créer une relation professionnelle solide. Pour ce faire, un logiciel de gestion peut être intéressante pour améliorer les différentes étapes du processus achats. Il est important de prendre en considération la gestion fournisseurs et d’en tirer des bénéfices.

L’identification de vos fournisseurs clés peut être un processus complexe et long. C’est particulièrement le cas pour les entreprises ayant une grande base de fournisseurs et/ou des processus manuels en place. Il faut beaucoup de ressources pour la mener à bien sans disposer des outils nécessaires pour soutenir le processus. Il est important de savoir avec qui vous devez établir des relations solides. C’est là que la gestion des fournisseurs entre en jeu lors du processus d’ achats.

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À quoi servent les outils de gestion des fournisseurs ?

Les outils de gestion des fournisseurs aident les équipes d’approvisionnement à gérer des exigences complexes rapidement et facilement. Ils permettent à l’utilisateur d’améliorer les tâches et les flux de travail en interne. Ils évitent ainsi de tester des échantillons individuels de chaque fournisseur pour s’assurer de leur conformité et de leur performance.

Ces outils utilisent l’automatisation pour rationaliser le travail des services d’achat. Leurs fonctions sont les suivantes :

  • Émission et approbation des bons de commande ;
  • Contrôle de l’inventaire ;
  • Intégration et gestion des fournisseurs ;
  • Réception et combinaison des factures et des bons de commande.

Les 5 outils pour une bonne gestion des fournisseurs

Les outils de gestion des fournisseurs sont des solutions technologiques qui aident une entreprise à gérer ses processus dans ce domaine de manière efficace. En voici quelques exemples.

Logiciel SRM

Un ERP pour la gestion de la relation fournisseur ou Supplier Relationship Management (SRM) centralise les données relatives à ce dernier. Cet outil permet de sélectionner les bons fournisseurs, d’examiner leurs performances à travers l’analyse des cycles d’achat fournisseur et d’identifier les risques associés. Il aide à améliorer la planification et la gestion de la collaboration avec l’entreprise d’approvisionnement. Il permet également de garantir la conformité des fournisseurs, évitant ainsi les risques liés à la marque.

E-Procurement, Request to pay

C’est la solution pour centraliser vos demandes dans un environnement unique. Cette approche vous permet d’automatiser les besoins en approvisionnement de votre entreprise. Avec cet outil, vous pouvez suivre l’évolution des demandes et intégrer vos propres processus. L’e-procurement vous permet de recevoir des alertes et des informations pour suivre l’ensemble du processus d’achat et de livraison de vos commandes. Ce système est disponible à tout moment, en tout lieu et sur tout appareil.

Ventes aux enchères inversées

Les enchères inversées couvrent tous les aspects de l’identification des besoins de sourcing. Elles constituent un type spécifique de RFQ (demande de devis). Dans une enchère inversée, les acheteurs invitent des soumissionnaires préqualifiés à concourir pour les derniers éléments d’un contrat. Cela stimule la concurrence entre les fournisseurs. La procédure d’ achats est ainsi plus rentable, puisqu’elle représente environ 35 % de la valeur des produits initiaux. Le principal avantage est que des négociations qui pourraient prendre des jours peuvent facilement être résolues en quelques minutes.

RFX, les achats stratégiques

Le RFX est une solution modulaire au sein d’une plateforme d’e-procurement. Ce module est de la plus haute importance pour les achats stratégiques. Il aide les entreprises à être en mesure de gérer les demandes de devis aux fournisseurs potentiels. Voici les principales fonctions d’un RFX :

  • RFI —Request for Information : utilisé par les acheteurs pour collecter et évaluer les informations initiales de haut niveau sur les fournisseurs potentiels.
  • RFP —Request for Proposal : les fournisseurs jugés qualifiés dans la RFI peuvent être invités à une RFP. L’acheteur demande une proposition. Il expose en détail ce qu’il cherche à acheter et demande aux fournisseurs de donner une réponse détaillée sur la manière dont il répondrait à ce besoin.
  • RFQ —Request for Quotation (demande de devis) : il s’agit généralement de l’étape finale d’un processus de sourcing. L’acheteur y négocie les conditions finales d’un accord, qui sont généralement les prix.

Chaque RFQ peut avoir pour objet une « information », un « prix », une « proposition » ou toute autre offre.

Gestion des contrats

La gestion du cycle de vie des contrats ou CLM (Contract Lifecycle Management) est la solution technologique qui gère les processus contractuels d’une organisation. Elle va de la conception à l’exécution, en passant par la performance et le renouvellement ou l’expiration.

Un ERP de gestion des contrats peut générer des améliorations significatives en termes de réduction des coûts, de conformité et d’efficacité juridique. Vous pourriez évaluer vos fournisseurs pour garantir une bonne prestation de services et vous procurer des avantages importants sur le long terme, comme une réduction des coûts.
Logiciel achats Weproc

Intégration des outils de gestion fournisseurs avec d’autres plateformes d’entreprise

Dans un écosystème d’entreprise où l’interconnectivité est la clé de l’efficacité opérationnelle, l’intégration de ces outils de gestion des fournisseurs avec d’autres systèmes informatiques internes devient impérative. Un logiciel de gestion des fournisseurs (SRM) ne doit pas être une île isolée au sein de l’architecture informatique de votre entreprise, au contraire.

Votre nouveau système de gestion des fournisseurs doit s’insérer harmonieusement dans le processus existant, communiquant et échangeant des données avec les ERP, les CRM, et les plateformes d’analyse de données. Cette intégration permet une vision unifiée des opérations, une réduction des saisies manuelles et une meilleure cohérence des données. Elle facilite également la prise de décision stratégique grâce à une analyse globale des performances des fournisseurs en corrélation avec les autres indicateurs de performance de l’entreprise.

Par exemple, un ERP intégré avec un SRM peut automatiquement mettre à jour les inventaires en fonction des livraisons des fournisseurs, tandis qu’un CRM peut enrichir le profil d’un fournisseur avec des interactions client pertinentes. Cette synergie entre les systèmes assure une réactivité accrue face aux fluctuations du marché et une meilleure anticipation des besoins en approvisionnement.

Avantages de l’utilisation des outils de gestion des fournisseurs

Les outils de gestion des fournisseurs offrent des améliorations substantielles dans tous les processus d’approvisionnement. Les entreprises, qui ajoutent ces solutions à leur ERP existant, bénéficient de multiples avantages :

Un meilleur contrôle des fournisseurs

Les portails, catalogues et autres outils d’intégration des fournisseurs améliorent la collecte d’informations et la transparence. La mise en place d’un panel fournisseur facilite la donne. Cela permet une meilleure gestion et un meilleur contrôle des fournisseurs. Il en résulte davantage de données à analyser, des possibilités de collaboration sur de nouveaux produits et des moyens d’obtenir des prix et des conditions optimales avec chaque fournisseur.

Etablir un panel fournisseurs depuis Weproc

Exemple de Panel Fournisseurs sur le logiciel Weproc

Amélioration de la prise de décision

En vous fournissant toutes ces informations et conseils, les outils de gestion des fournisseurs vous permettent de prendre de meilleures décisions pour améliorer vos stratégies.

Des offres plus compétitives

Les outils de gestion des fournisseurs vous donnent la possibilité d’être en contact avec un panel fournisseur qui expose leurs produits. Cela vous permet d’obtenir un plus grand nombre d’offres parmi lesquelles vous pouvez choisir celle qui vous convient le mieux.

Amélioration des relations avec les fournisseurs

L’utilisation de solutions de gestion des fournisseurs permet aux équipes d’approvisionnement d’établir des relations de travail solides et stratégiques avec leurs fournisseurs. Ceci, à son tour, améliore la chaîne d’approvisionnement pour une résilience maximale. Les risques fournisseurs sont ainsi réduits et cela évite la plupart du temps des retards de paiement et de longs délais de livraison.

Gestion des risques et conformité

La gestion des risques fournisseurs et la conformité réglementaire sont des aspects incontournables de la gestion des fournisseurs. Dans une époque où les normes et les réglementations sont en constante évolution, les outils de gestion des fournisseurs doivent offrir des fonctionnalités avancées pour évaluer et atténuer les risques associés à chaque partenaire commercial. Cela inclut la surveillance continue des risques financiers, opérationnels, juridiques et de réputation, ainsi que la conformité aux normes internationales et aux réglementations sectorielles.

Un outil de gestion des risques intégré comme Weproc peut aider votre entreprise à identifier les fournisseurs à haut risque, à surveiller les changements dans les profils de risque et à mettre en œuvre des plans d’action pour les risques émergents. De plus, il peut faciliter l’audit des fournisseurs et assurer que les pratiques de l’entreprise sont en conformité avec vos standards.

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