Savoir analyser son cycle d’achat fournisseur

Mis à jour le 30 juin 2023

Les sommes que votre entreprise dépense pour faire des affaires, et à quelle fréquence, jouent un rôle important dans sa réussite globale. Avec la transformation des liquidités en biens et services, le cycle d’achat est au cœur de l’approvisionnement et peut avoir un impact majeur sur sa productivité, sa compétitivité et sa rentabilité.

Comprendre le cycle achat fournisseur de votre entreprise est la première étape pour l’optimiser. Grâce à la technologie et à l’amélioration des processus, vous pouvez faire en sorte que votre service achats crée de la valeur pour votre entreprise et réduise les coûts dus aux pertes de temps, d’énergie et de ressources. L’objectif est de faciliter les achats aux fournisseurs. Cela participe également à la bonne gestion des fournisseurs. 

Qu’est-ce que le cycle d’achat fournisseur ?

Le cycle achat fournisseur — également appelé cycle d’approvisionnement ou procure-to-pay (P2P) — est le processus par lequel vous commandez, obtenez et payez les biens et services dont votre entreprise a besoin.

Pour les entreprises de toutes tailles, le cycle achat fournisseur commence par l’examen des besoins et se termine par le paiement et la tenue des registres. Pendant ce temps, elles peuvent générer un bon de commande et payer directement les marchandises. Elles peuvent aussi lancer un appel d’offres pour encourager une concurrence plus efficace entre les fournisseurs désireux de répondre à un besoin spécifique présent dans le cahier des charges.

Qu’est-ce que l’analyse du cycle achat fournisseur ?

L’étude du cycle d’achat fournisseur se réfère au processus de collecte et d’analyse des statistiques d’achats afin d’aider à la prise de décision. Il s’agit par exemple des rapports d’analyse des dépenses d’achat historiques et des audits avancés au niveau du plan de budgétisation. Cela concerne aussi la prévision des décisions futures et des études avancées sur ce même plan.

L’analytique des achats implique la collecte de données provenant de nombreuses sources différentes comme les ERP. On procède à la classification des statistiques en fonction de taxonomies standards et spécifiques aux cas d’utilisation. Les informations nécessaires sont affichées dans un tableau de bord de visualisation ou dans des outils de business intelligence.

De nombreuses organisations souhaitaient disposer d’une vue unique de leurs dépenses d’approvisionnement. C’est ainsi qu’est née la nécessité d’une analyse du cycle achat fournisseur. L’examen des achats a d’abord été proposé sous la forme d’un programme ponctuel comme les cubes de dépenses. Elle s’est depuis étendue pour inclure des solutions spécialisées, des tableaux de bord et d’autres types de programmes d’automatisation. Cela permet de gérer les risques fournisseurs.

Pour de nombreuses organisations, l’étude va au-delà de la visualisation des statistiques. L’analyse du cycle d’achat peut être comparée au raffinage du pétrole. Elle implique la collecte, le nettoyage et l’enrichissement de grosses quantités d’informations provenant de systèmes disparates afin d’en tirer un avantage commercial et pour obtenir une base de données fournisseurs optimale. Cette analyse permet d’avoir des informations plus opportunes, plus précises et plus utiles. Elle vous permet également de mesurer l’impact de l’approvisionnement sur le résultat net.

Les types d’analyse du cycle achat

Le domaine de l’analyse des achats est né de la nécessité de comprendre les performances passées des achats et de guider la prise de décision future. Les types d’analyse courants comprennent :

• L’analyse descriptive : les données d’approvisionnement sont analysées pour décrire ce qui s’est produit par le passé.
• L’analyse diagnostique : les données d’approvisionnement sont interprétées pour comprendre pourquoi un évènement quelconque s’est produit dans le passé.
• L’analyse prédictive : les tendances et les schémas des données sont utilisés pour prévoir les performances futures des achats.
• L’analyse prescriptive : les modèles prédictifs basés sur les données d’approvisionnement aident à la prise de décision.

Comment analyser le cycle achat fournisseur en trois étapes ?

L’examen des achats offre une visibilité sur les dépenses et les performances des fournisseurs. Elle peut identifier les économies et les opportunités potentielles. Mais même si les données sur les dépenses existent déjà dans les systèmes, il est souvent difficile de les exploiter. Analyser le cycle fournisseur permet également d’améliorer le suivi fournisseur. Il existe trois étapes à franchir pour traiter les données avant de pouvoir en retirer des informations.

Étape 1 — Extraction des données

Tout commence par l’extraction des données de toutes les sources possibles et leur consolidation dans une base de données centrale. Une fois extraites, les données sont prêtes à être enrichies et nettoyées.

L’extraction des données est le processus qui transforme des sources d’informations obsolètes et désordonnées en un format propre et consolidé, facile à comprendre et prêt à être analysé.

Étape 2 — Nettoyage, catégorisation et enrichissement des données

Les données doivent être classées dans des catégories claires et définies. Pour que l’analyse des dépenses soit efficace, une classification précise des données est nécessaire. Elle facilite le traitement des données et la gestion des informations de dépenses hétérogènes dans l’ensemble de l’organisation.

Ce processus permet d’harmoniser toutes les transactions d’achats aux fournisseurs selon une taxonomie unique afin de permettre aux clients d’avoir une visibilité sur leurs dépenses globales et d’avoir une parfaite connaissance de la situation. Au cours de cette étape, les données peuvent également être enrichies par des traductions automatiques ou par la consolidation des fournisseurs.

Étape 3 — Reporting et analyse

Après avoir été classées, les données sont maintenant prêtes à être analysées. L’analyse des dépenses grâce au traitement des données simplifié vous donne la visibilité nécessaire pour fournir un examen perspicace. Elle permet d’identifier plus rapidement les opportunités, de prendre des décisions de sourcing plus intelligentes et de contrôler totalement vos dépenses. L’accès à une analyse précise des dépenses est la clé d’économies massives et de la réalisation d’opportunités potentielles.

Pourquoi l’analyse est-elle si importante pour les achats ?

Une idée fausse très répandue est que l’analyse des achats ne concerne que l’analyse des dépenses. L’analytique touche à tout, du sourcing stratégique à la gestion des catégories en passant par le processus d’achat. Analyser permet, par exemple, d’éviter d’avoir une mauvaise gestion des factures fournisseurs par exemple ou d’anticiper les éventuels problèmes sur d’autres étapes du processus.

Voici quelques raisons pour lesquelles l’analytique est importante pour les différentes fonctions d’achat fournisseur.

L’analyse dans la gestion des catégories

Lorsqu’elle est utilisée efficacement, l’analyse apporte des avantages considérables aux gestionnaires de catégories. L’analyse des achats leur permet d’identifier les opportunités d’économies. Elle permet également de segmenter et de hiérarchiser les fournisseurs ainsi que de traiter les risques d’approvisionnement et de faciliter l’innovation.

L’analyse dans l’approvisionnement stratégique

Les meilleures stratégies commerciales sont fondées sur le traitement des données. En matière de sourcing stratégique, l’analyse peut identifier les meilleurs moments et les meilleures zones pour organiser des événements de sourcing et des appels d’offres pour la mise en concurrence.

Elle peut identifier et influer sur le choix des fournisseurs à inclure dans les projets de sourcing. Elle est aussi en capacité de fournir de riches informations sur la qualité des fournisseurs et les positions à risque pour réaliser tout type d’achats, que ce soient des achats récurrents ou des achats atypiques.

L’analyse dans la gestion des contrats

L’analyse apporte de la valeur à la gestion du cycle des contrats. Elle peut vous alerter lorsque les contrats doivent être renégociés. Elle peut également fournir des données pour les négociations avec les fournisseurs.

L’analyse du cycle d’achat fournisseur peut identifier les dépenses irrégulières. Cela permet de renforcer la conformité et d’améliorer la couverture des contrats.

L’analyse dans l’approvisionnement et le paiement

L’analyse des achats peut également apporter beaucoup de valeur à l’aspect transactionnel des achats. Grâce à une bonne analyse, vous pouvez mesurer les cycles de commande et améliorer les conditions de paiement. Vous pouvez évaluer l’exactitude des paiements, découvrir les possibilités de remise, identifier les erreurs de paiement et réduire les risques de fraude.

L’analyse dans le développement durable et la RSE

Les entreprises réalisent de plus en plus la valeur de l’analyse dans l’évaluation de la durabilité et de la responsabilité sociale des entreprises. Elles prennent également conscience des risques liés à la chaîne d’approvisionnement et aux achats. C’est donc la bonne période pour initier la mise en œuvre d’un logiciel d’achat tel que Weproc.

L’analyse du cycle achat fournisseur peut révéler l’impact environnemental ou sociétal des décisions d’achat sur les entreprises et identifier les possibilités d’alternatives plus durables.

Cette analyse du cycle achat peut être est facilitée par l’utilisation d’un logiciel de gestion des fournisseurs. Les outils offrent la possibilité de centraliser les données et les visualiser en temps réel. Cela permet de contrôler davantage les dépenses réalisées et de prendre des décisions efficaces pour un meilleur rendement.

Quels sont les risques liés au cycle d’achat fournisseur ?

Bien que les défis liés aux achats ou au cycle d’achat fournisseur varient en fonction de facteurs tels que le secteur d’activité, la taille de l’entreprise et autres, les entreprises de toutes tailles sont invariablement confrontées à certains défis communs :

Manque de planification

Les décisions d’achat prises au cours de la phase de planification de l’achat et de la livraison sont très importantes car elles affectent à la fois le coût et le calendrier global des opérations.

L’absence de planification adéquate dans le cycle d’achat peut entraîner plusieurs problèmes, tels que des problèmes de trésorerie, des retards inutiles et des pénuries ou des stocks dormants.

Mauvaise relation avec les fournisseurs

La gestion des relations avec les fournisseurs est l’un des pilers d’une bonne maîtrise de son cycle d’achat fournisseur, qui aide les entreprises à gérer les relations avec les fournisseurs de biens et de services.

Les diverses méthodologies de présélection des fournisseurs (sourcing fournisseur) dans le cycle de commande varient d’une entreprise à l’autre, mais les relations s’améliorent lorsque les acheteurs suivent des statistiques bien précises dans le but d’évaluer les performances de leurs partenaires.

Manque de transparence

La gestion et l’accès à d’importants volumes de données est une tâche à laquelle tous les responsables achats doivent faire face. La localisation et la recherche d’informations dans des fichiers excel peuvent s’avérer fastidieuses, ce qui entraîne des problèmes tels que le manque de transparence, les risques de sécurité, etc.

Les erreurs manuelles peuvent aggraver le problème avec des données incorrectes, ce qui peut coûter cher en termes de suivi des contrats, de clients et de relations avec les fournisseurs.

La meilleure façon de relever ce défi est d’automatiser votre processus d’achat. Cela permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer l’efficacité des processus et la transparence globale.

Les achats sauvages

Les commandes passées en dehors du processus d’achat défini par l’organisation relèvent de l’achat  non-maîtrisé. Il s’agit d’un type de dépenses incontrôlées qui peut s’avérer coûteux pour les entreprises à long terme.

Dans les situations où les produits achetés ne peuvent être justifiés par l’inventaire des matériaux, il y aura une perte de revenus et de contrôle, ce qui constitue un défi important auquel les organisations doivent faire face, quelle que soit leur taille.

La gestion manuelle des achats

La gestion manuelle des commandes n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Avec la complexité croissante des processus, la gestion manuelle des achats d’une entreprise est devenue le principal obstacle à la réussite.

C’est pourquoi l’échec de l’adoption de la technologie et l’incapacité à trouver un logiciel adéquat qui aide les entreprises à créer de la valeur devient l’un des principaux défis en matière d’achats.

Tirer parti de l’automatisation et des solutions eprocurement permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de favoriser l’innovation.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.