Remises de fin d’année et négociation fournisseurs
En cette fin d’année 2023, maximiser les profits et minimiser les coûts reste un objectif constant pour toutes les entreprises. Un moyen efficace d’y parvenir consiste à négocier des remises de fin d’année (RFA) avec vos partenaires.
Ces dernières sont accordées sur la base du volume d’achats réalisés pendant une période. Fournisseurs, distributeurs, franchisés et centrales d’achat y ont recours afin d’améliorer leur chiffre d’affaires et leurs coûts !
Attention cependant : les remises de fin d’année sont soumises à des conditions strictes visant à garantir l’équité et la transparence dans les pratiques commerciales entre entreprises et fournisseurs. Elles doivent être le résultat de négociations réelles et offrir une contrepartie tangible pour les deux parties. Le non-respect de ces exigences peut vous exposer à des sanctions sévères !
Dans cet article, nous allons vous détailler cette pratique ainsi que les points de vigilance à appliquer pour négocier vos RFA.
Sommaire
Réaliser de meilleures achats grâce aux remises de fin d’année
En négociant avec succès des remises de fin d’année auprès de fournisseurs ou partenaires, votre entreprise peut tirer parti des économies liées aux RFA pour augmenter ses bénéfices.
Par exemple, en achetant un produit en grande quantité, il vous sera possible d’obtenir un prix réduit significatif, ce qu’on appelle un « prix de gros », permettant de réaliser des marges plus élevées.
Outre l’avantage indéniable d’accroître votre rentabilité, obtenir des remises de fin d’année vous conférera également un avantage concurrentiel. En effet, lorsque les coûts sont moins élevés, cela peut être répercuté sur vos clients sous forme de promotions attrayantes pour célébrer la nouvelle année.
Comment bénéficier des remises de fin d’année ?
Si les remises de fin d’année permettent sans aucun doute d’améliorer votre situation financière, il est important de respecter les conditions établies par le fournisseur pour ne pas casser le contrat. Les litiges concernant cette pratique pourraient aussi détériorer la relation entre votre entreprise et ses fournisseurs.
Par conséquent, une négociation claire et transparente est nécessaire pour instaurer un climat de confiance mutuelle.
Négocier avec ses fournisseurs
Dans certains cas, les fournisseurs peuvent demander une contrepartie pour accorder des remises de fin d’année. Cela peut se traduire par un engagement à atteindre un certain volume d’achats ou des actions de communication spécifiques pour promouvoir leur marque ou leurs produits.
En étant informé et préparé à ces demandes, vous serez ainsi en mesure de mener une négociation efficace afin d’obtenir de meilleures remises.
Seulement pour certains achats spécifiques
Il est essentiel de reconnaître que les RFA ne sont pas adaptées aux achats réguliers. En effet, leur nature exclusive rend ces remises inapplicables dans des contextes où les volumes d’achat sont clairs et constants.
Vous devriez par conséquent éviter d’exiger des remises de fin d’année sur des catégories d’achats où la visibilité est bonne. Une telle démarche pourrait entraîner des négociations longues et infructueuses, sans oublier le risque de détériorer vos relations.
Dans ce contexte, privilégier des remises immédiates semble être une stratégie plus judicieuse.
L’importance des contrats fournisseurs
Pour garantir que votre entreprise bénéficiera bien des remises de fin d’année accordées, il convient d’inscrire cet accord dans vos contrats. De cette manière, tous les partis sont conscients des termes et conditions convenus, minimisant les risques de confusion ou de conflit ultérieur.
Il est également conseillé de mentionner explicitement les possibles amendes en cas de non-respect des conditions afin de protéger les intérêts de chaque partie.
Afin de tirer le meilleur parti des remises, il est essentiel d’adapter votre stratégie commerciale en conséquence. Par exemple, prévoir à l’avance les volumes d’achat nécessaires et ajuster régulièrement vos commandes vous permettra d’honorer les conditions requises pour bénéficier de ces ristournes.
Un logiciel de gestion fournisseurs comme Weproc peut vous aider à mettre en place ces bonnes pratiques, en plus de vous aider à mieux anticiper et gérer l’inventaire et à éviter des problèmes de surstockage.
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Comment justifier ces remises dans votre comptabilité ?
Après la négociation des remises de fin d’année, vient une étape cruciale : leur intégration formelle dans les contrats établis avec vos fournisseurs.
Conformément à l’article L. 441-7 du code de commerce, ces remises doivent être explicitement stipulées dans un accord écrit, définissant clairement les engagements de chaque partie.
Pour garantir la légalité et la clarté de cet accord, il est primordial de préciser avec exactitude la période concernée par les remises, en définissant son début et sa fin. Il est important également de noter que les remises rétroactives sont illégales et doivent donc être évitées.
Pour répondre efficacement à cette réglementation, il est conseillé de se baser sur une analyse minutieuse des données historiques de consommation, idéalement sur une période de trois ans. Cette approche permet d’établir des paliers de remise fiables et réalistes. Il est également judicieux d’inclure dans le contrat fournisseur la possibilité de réviser ces conditions en cours d’année, afin de s’adapter à des situations imprévues.
Par ailleurs, il est essentiel de résister à la tentation des remises inconditionnelles ou des avances sur ristournes conditionnelles. Les RFA doivent correspondre à une consommation réelle et être déclenchées seulement après avoir atteint un certain seuil de consommation.
RFA : les bonnes pratiques
Les remises de fin d’année peuvent être accordées lorsque le client fournit des services au fournisseur, comme la promotion des produits du fournisseur dans ses espaces de vente ou catalogues. Cependant, ces services doivent être justifiables, effectifs et proportionnels à la remise accordée. La traçabilité de ces services est cruciale car ils peuvent faire l’objet de vérifications par l’administration.
La gestion efficace des RFA requiert donc une exploitation minutieuse des données historiques et des tendances d’achat de votre entreprise. L’adoption d’un système d’information Achat performant est par conséquent un atout majeur, offrant un gain de temps et une sécurité accrue dans vos prévisions.
Enfin, il est crucial que la négociation des remises de fin d’année s’inscrive dans une stratégie d’entreprise globale.
Ces remises, typiquement versées en fin de période, peuvent ne pas aligner avec les objectifs financiers de l’entreprise. Ainsi, une collaboration étroite entre les directions des achats, générale et financière est indispensable. Cela garantira que les remises de fin d’année s’intègrent harmonieusement dans les stratégies comptables et financières de l’entreprise, favorisant ainsi une gestion optimale des ressources.
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