Savoir mener une négociation
En entreprise, les négociations font partie du quotidien car elles s’opèrent avec l’ensemble des parties prenantes qui la composent : négociation commerciale avec ses clients, négociation collective avec ses salariés, négociation syndicale… Toujours avec l’objectif de résulter sur un accord qui permet à chacune des parties d’y trouver son compte.
Dans le cadre du processus d’achats la négociation intervient dans ses dernières étapes les plus décisives. À la suite de la sélection et de l’analyse des offres fournisseurs, cette étape recouvre la période du premier contact jusqu’à la signature finale. Contrairement aux préjugés, bien négocier n’est ni un don, ni une chance. Savoir négocier, ça s’apprend !
Grâce à cet article, réussir une négociation n’aura plus aucun secret pour vous ! Découvrez ainsi nos trois principaux conseils pour atteindre vos objectifs et réussir vos futures négociations
Préparer en amont
Pour maximiser les chances d’aboutir, toutes les négociations doivent impérativement se préparer en amont. Il en va de même pour les acheteurs avec leurs fournisseurs. Qu’il s’agisse d’un entretien téléphonique, virtuel ou physique, cette étape ne doit pas être négligée dans la quête d’un achat de produits ou services au bon prix.
Pour assurer une préparation efficace, il est important de poser ces trois questions :
1 – Qui sont les acteurs présents ?
Vous identifiez les parties : celles qui doivent être présentes le jour J et celles qui ont une influence directe ou indirecte sur les échanges. Il est pertinent d’avoir des informations sur ceux qui auront un impact dans la négociation. Connaître leurs caractéristiques et leur rôle, les points forts / points faibles, leurs besoins, leurs objectifs, leurs concurrents…
2 – Quels sont vos objectifs ?
Notez explicitement sur papier ce que vous souhaitez obtenir, faites preuve de précision : un prix ? Un délai ? Une diminution des coûts de production ? Une bonification de fin d’année (BFA) ?
Prévoyez une fourchette haute ainsi qu’une fourchette basse, qui représentera votre marge de manœuvre lors de la négociation, qui définira le seuil acceptable d’une négociation réussie.
3 – Quels arguments / outils allez-vous utiliser ?
En fonction du mode de stratégie choisie, vous allez devoir construire un argumentaire pour appuyer et crédibiliser vos mots. Pour compléter vos arguments, vous pouvez vous munir d’outils d’analyse tels que des graphiques ou des statistiques. Rechercher des témoignages ou avis clients sont aussi utiles. Cela peut apporter un côté concret à vos discussions.
Si vous êtes un acheteur, observez l’historique des achats de l’entreprise. Vous arriverez à la table des négociations avec un poids supplémentaire qui peut très favorablement faire pencher la balance.
Vous l’avez compris, il est nécessaire de préparer sa négociation, l’improvisation n’a pas sa place, vous devez imaginer comment la discussion va se dérouler du début à la fin et savoir quels arguments vous allez déployer au fil de l’échange.
Choisir sa stratégie
Le choix d’une stratégie de négociation fait aussi partie de la préparation. Elle est très importante et détermine le ton et les conditions d’échange.
Pour définir une stratégie, vous devez prendre en compte un certain nombre de critères : les enjeux de la négociation (ne pas trop prendre de risques si les enjeux sont importants), l’interlocuteur (votre approche sera différente selon le tempérament de la personne face à vous) ou encore votre personnalité et vos compétences (ne pas vous engager dans un schéma qui pourrait vous dépasser).
Globalement, il existe deux grands axes de stratégie :
1. Stratégie compétitive
Ce mode d’approche s’apparente au « rapport de force ». L’hypothèse de cette stratégie repose sur un gagnant et un perdant à la fin du combat. La situation est reconnue par un haut degré de compétition. Utiliser ce type de stratégie est à privilégier lorsque les points de vue des deux partis s’opposent radicalement. Elle vise un résultat à court terme.
Les acheteurs, ici dans le rôle de négociateur, sont prêts à utiliser tous les moyens à leur disposition pour peser psychologiquement sur leurs interlocuteurs. Manipuler, contraindre, ignorer les questions, mettre une pression, tendre des pièges, déstabiliser… voici le profil d’un négociateur compétitif !
2. Stratégie coopérative
Ce type de stratégie est utilisée lorsque les deux parties ont un intérêt commun ou que leurs intérêts convergent ou se complètent. Côté fournisseurs, les techniques de vente sont mises en œuvre pour défendre les marges, mais toujours avec le souci d’assurer la fidélité de leurs clients.
Côté acheteurs, au-delà des questions financières, il est important de privilégier une relation stable avec les fournisseurs. En effet, sécuriser un processus achat, maintenir une chaîne de production ou assurer une continuité de service sont des indicateurs intangibles qui doivent impérativement faire l’objet d’une attention particulière.
L’échange, l’écoute active, la reformulation… voici la clé d’une négociation constructive pour un bénéfice mutuel. Cette méthode vise un résultat à long terme.
Maitriser les techniques de communication
Maitriser les techniques de communication est important et vous sera très utile lors d’une négociation. Cela vous permet d’anticiper une tension, un conflit, ou d’orienter la discussion à son avantage de manière constructive.
Convaincre
Être force de persuasion est un élément qui relève du charisme. Développer votre aptitude à convaincre peut vous aider à avoir une meilleure estime de vous-même et ainsi gérer plus facilement les conflits ou échanges tumultueux.
De plus, l’art de convaincre c’est trouver les mots justes, adaptés à votre interlocuteur. Une écoute active accompagnée d’un grand intérêt maximisent vos chances de réussir la négociation.
Prendre la parole
C’est une qualité essentielle lors d’une négociation : vous devez être capable d’exprimer votre potentiel face à quelqu’un d’autre.
Vous devez être à l’aise face à des réticences, savoir rebondir après un refus, jouer avec les mots et les émotions… Agir avec assurance est primordial pour se faire entendre.
Parler le non verbal
Connaître les bases du langage corporel est un atout de taille pour un négociateur. Pouvoir décrypter les postures, les gestes, les regards, les attitudes et entendre au-delà des mots prononcés permet d’appréhender les réactions de son interlocuteur et d’adapter son discours.
Dire non
Lors d’une négociation, savoir refuser sans offenser ou mettre sur la défensive votre interlocuteur c’est faire preuve d’intelligence émotionnelle et d’une affirmation de soi. Des qualités recherchées et appréciées chez les négociateurs.
Grâce à ces quelques conseils, vous serez plus à même d’appréhender une négociation. Comme pour cet article, pensez également à faire une conclusion ! Elle vous permet de récapituler les termes des accords négociés et d’obtenir un assentiment explicite du vendeur avant de signer un compte rendu de la négociation.
Vous l’aurez compris, une bonne négociation repose sur une bonne préparation, le choix d’une stratégie adéquate ainsi qu’une bonne communication orale. Une négociation réussie c’est l’opportunité d’obtenir de meilleures conditions que l’offre initiale et aboutir à un consensus avec votre fournisseur. Vous facilitez ainsi la validation de votre offre en interne.
Pour donner toutes les chances à votre entreprise de réussir une négociation fournisseur, commencez par digitaliser votre processus d’achat. Les acheteurs pourront en effet s’appuyer sur des services en lignes accessibles en un coup d’œil et gagner ainsi du temps sur la préparation. Weproc est un logiciel achats en SaaS qui permet à votre organisation de faciliter la décision et d’améliorer la collaboration de vos équipes grâce à un workflow achats automatisé et digitalisé.
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