Mettre en place un circuit de validation optimisé

Notre méthode ultime pour créer un circuit d'approbation optimisé

Lorsqu’elles pensent au succès, nombreuses sont les entreprises qui se concentrent sur les revenus. Elles varient leurs circuits de distribution, multiplient d’outils complexes ou investissent dans la publicité … Pourtant certaines en oublient l’essentiel ! Une mauvaise gestion des achats affecte directement la rentabilité.

Il est important pour les entreprises de comprendre le fonctionnement et l’importance d’un circuit de validation des achats. Évaluer les demandes internes, bien qu’elle apparaisse comme une tâche simple, est souvent chronophage et révélatrice des dysfonctionnements d’une organisation. C’est pour cette raison que mettre en place un circuit d’approbation automatisé offre un gain de productivité pour l’entreprise.

Découvrez dans cet article, comment instaurer un processus de validation des achats efficace et quels en sont les avantages.

Comment créer un processus d’approbation automatisé ?

Posez-vous les bonnes questions

Une question reste en suspens ! Comment réussir à optimiser le circuit de validation de vos achats ? Le moyen le plus efficace reste sans conteste son automatisation.

Nul besoin de créer un circuit complexe. Le but reste identique : gagner en temps et en productivité. Vous devez vous poser les bonnes questions pour adopter un circuit de validation adapté à votre besoin :

  • Quels types d’achats avez-vous dans votre entreprise ? Sont-ils spécifiques à des départements ou des projets ?

  • Qui sont les décisionnaires ? L’intervention de plusieurs collaborateurs est-elle nécessaire ?

  • À partir de quel montant définissez-vous des seuils d’approbation ?

  • Quelle est votre politique budgétaire ? Vos équipes peuvent-elles être indépendantes en fonction d’un budget ?

  • Comment faciliter les notifications de vos demandes d’achats ?

Ces questions vous apportent une vision globale du fonctionnement de votre processus d’achats. À partir de cette analyse, vous pouvez mettre en place un circuit de validation automatisé et adapté.

 

Logiciel achats Weproc

Digitalisez vos fonctionnalités

Afin d’optimiser votre processus d’approbation, le mieux c’est de l’automatiser via la digitalisation. Il est important de s’assurer que les dispositifs mis en place soient performants, et rigoureusement appliqués. Pour cela, des méthodes et des outils sont à votre disposition :

  • Avec un logiciel de digitalisation des achats, assurez un fonctionnement optimal de votre circuit de validation.

  • Réalisez des audits régulièrement afin de déceler et corriger rapidement les dysfonctionnements.

  • Améliorez et fluidifiez la communication

Notre conseil : Vérifiez le temps de cycle de votre processus achats grâce à un calcul simple : juin 17, 2024. 

Quels sont les avantages d’un circuit de validation digitalisé ?

Un workflow d’approbation rigoureux

La communication et la transmission des informations sont essentielles au sein d’une société. Adopter un circuit de validation digitalisé assure un lien direct et stricte entre les différents intervenants. Une fois les différentes options bien définies, la productivité de vos équipes est ainsi accentuée.

Votre dossier achat est ainsi cadré de l’expression du besoin jusqu’au mode de paiement choisi. La chaîne approbation commande achat est ainsi optimale.

Création de workflow Weproc

Exemple de création de workflow depuis le logiciel Weproc.

Vos dépenses contrôlées

Beaucoup d’achats échappent aux instances de validation et, accumulés, peuvent représenter une source importante de dépenses. Un circuit de validation digitalisé avec un suivi des budgets vous offre la possibilité de contrôler toutes vos familles d’achats. Reprenez le contrôle sur l’ensemble de vos dépenses et le suivi de vos projets.

Optimisez vos postes de dépenses grâce à la visualisation de vos budgets. Responsabilisez vos collaborateurs afin qu’ils gèrent leurs budgets attribués.

Un suivi des actions

La délégation est la clé d’une optimisation réussie. Afin de ne pas surmener inutilement les directions, certaines opérations peuvent être déléguées. Avoir une visibilité globale et précise de chaque achat est souvent illusoire. La digitalisation de ce système fournit un recul nécessaire pour avoir une visualisation d’ensemble sur les actions de vos employés. Un historique recense l’ensemble de vos opérations. En prime d’être fluidifiés donc, les actions sont tracées et votre management optimisé !

Pour conclure, la gestion de vos dépenses commence par une bonne approbation de vos achats! Un circuit de validation optimisé facilite la compréhension de votre processus d’achats. La responsabilité est lissée et les actifs de votre entreprise sont protégés.

Digitaliser votre circuit d’approbation c’est disposer d’avantages tels qu’un rigoureux contrôle des dépenses, un suivi et une traçabilité des actions réalisées. Habituellement chronophage, l’étape d’approbation devient alors un jeu d’enfant. Entre gain de temps et d’énergie, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur d’autres missions. Et vos budgets sont maîtrisés.

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