Les réglementations à connaître sur la relation client – fournisseurs

Les entreprises entretiennent trois grands types de relations. Tout d’abord, la relation client ou les consommateurs, ce type de relation est très connu, car très souvent mis en avant. En effet, pour de nombreuses entreprises, le client passe avant tout. Cela se comprend, car ils sont les destinataires finaux de l’activité que mènent toutes les entreprises. Le second type de relation qu’entretiennent les entreprises concerne les investisseurs, et dans une plus grande mesure, leur rapport avec les institutions ou individus qui financent l’activité de l’entreprise. Ce type de relation bénéficie d’une attention toute particulière, notamment de la part des cadres de la structure. Les entreprises ont très souvent besoin de liquidité sous forme de prêts ou de prise de participation pour mener à bien leurs activités ou pour étendre celles-ci. Cela justifie pourquoi les personnes, aussi bien physiques que morales, capables d’apporter à l’entreprise la liquidité dont elle a besoin bénéficient presque toujours d’un traitement particulier. Mais ce ne sont pas ces deux types de relations qui nous intéressent dans cet article.

Il existe en effet un troisième type de relation qui lie l’entreprise aux fournisseurs. Pendant longtemps, cette relation a été négligée, ou reléguée au second rang. Toutefois, ce type de relation mérite également une attention toute particulière. De nombreuses entreprises, privées des services de leurs fournisseurs, ont en effet fini par mettre la clef sous la porte. Cela souligne l’importance de cultiver une relation saine avec ses fournisseurs. Dans le but de faciliter la communication et gérer avec efficacité la relation fournisseur des entreprises, des logiciels spécialisés, appelés SRM, sont maintenant commercialisés. Ce type de logiciel permet, grâce à une procédure en plusieurs étapes, aux deux parties prenantes de minimiser les risques.

Mais, quelle que soit l’approche utilisée, il n’est pas rare que des entrepreneurs perdent de vue les réglementations qui encadrent ce type de relation.

Les réglementations qui encadrent la relation fournisseur

Tout comme la loi a prévu un ensemble de dispositions pour s’assurer que les rapports entre les entreprises et les consommateurs se déroulent dans de bonnes conditions, plusieurs règles sont prévues pour assurer une bonne collaboration entre les entreprises et leurs fournisseurs. Les entreprises doivent donc garder en tête un certain nombre d’éléments pour conserver une relation de confiance et une relation durable.

Les réglementations concernant les commandes

Les relations entre les fournisseurs et les entreprises débutent généralement par une commande. Pour s’assurer que les choses se déroulent comme il se doit, plusieurs articles, aussi bien du Code du commerce que du Code civil, viennent encadrer cette phase. Il s’agit de :

L’article L. 441-6-I du Code de commerce. Cet article stipule qu’il doit y avoir une conciliation entre les « conditions générales de ventes » (CGV) du fournisseur, et les « conditions générales d’achat » (CGA), imposées par le preneur. Il faut noter que c’est à partir des CGV que seront identifiées les CGA. C’est pour cela qu’il est important que le fournisseur communique l’ensemble des « conditions générales de ventes » aux entreprises partenaires pour éviter tout dysfonctionnement.

L’article 1134 du Code civil. Selon cet article, le contrat conclu entre l’entreprise et son fournisseur devient des règles de droit et ces règles doivent être respectées et appliquées de bonne foi. Ces règles ne peuvent être annulées que d’un commun accord ou si une loi l’autorise.

L’article L. 442-6-I-4 du Code de commerce. Cet article interdit les pratiques délictueuses de la part d’un fournisseur qui pourraient vouloir contraindre son preneur à transférer tout, ou une partie, de ses activités à l’étranger, comme condition de maintien ou de reconduction des relations commerciales.

La réglementation en ce qui concerne le contrat

Les relations entre fournisseurs et entreprises se déroulent dans un cadre contractuel que plusieurs règles de droit ont pris le soin d’encadrer. Ainsi, l’article L. 442-6-I-2 du Code du commerce, interdit de conclure des contrats commerciaux dont l’intégralité des dépenses annexes incombe à une seule partie, à savoir le fournisseur ou l’entreprise. Les obligations et les droits des partenaires doivent se situer au même niveau. L’article L. 442-6-I-5 du même code indique, de son côté, que la démobilisation brusque de l’entreprise, l’interruption brutale du partenariat pour internaliser la production, la révocation des rapports commerciaux sans préavis ou encore la renonciation à une commande sans indemnisation sont interdites et engagent la responsabilité de l’entreprise. En outre, toujours dans le code du commerce, on retrouve dans l’article L. 420-2 alinéa 1er, l’interdiction formelle pour le fournisseur ou l’entreprise d’abuser de sa position dominante. Ainsi, le refus de vente et la vente liée ou conditionnée sont des manœuvres illégales qui peuvent conduire la partie fautive à être sanctionnée.

La réglementation en ce qui concerne le prix

Dans les relations entre fournisseurs et entreprises, les commandes sont toujours conditionnées par le paiement d’un montant. Pour éviter les abus de part et d’autre, certaines règles doivent être acceptées. C’est en ce sens que le Code du commerce, dans l’article L. 442-6 -II-, interdit les rétrocommissions, les diminutions de prix sans contrepartie et les contrats non révisables dont la durée dépasse un an. Cette disposition oblige aux fournisseurs et aux entreprises de penser à des mécanismes devant permettre une correction des prix en fonction du marché. Aussi, une baisse des prix ne doit pas s’inscrire dans une dynamique unilatérale.

La réglementation en matière de facturation et de réception

Une fois la livraison effectuée, les fournisseurs adressent généralement des factures aux entreprises. Cette étape est d’une importance fondamentale. En effet, c’est à ce niveau que peut surgir la majorité des problèmes qui conduisent les parties devant les autorités judiciaires et quelques fois amènent à la rupture. Plusieurs règles encadrent cette étape.

Les articles L. 441-3 et L. 442-6-I-8 du Code de commerce imposent les mesures suivantes :

Une interdiction de l’auto-facturation : Elle est pratiquée par l’entreprise au détriment du fournisseur. En général, ce genre de pratiques permet aux entreprises clientes de s’attribuer des réductions non justifiées ou de modifier le prix pour que celui-ci soit très bas.

La composition de la facture : La facture doit comporter certaines mentions obligatoires. Il s’agit du nom des parties, de leur adresse respective, de la date de l’opération, de la quantité et du prix unitaire. Les réductions doivent être également indiquées sur la facture et le tout doit être établi en deux exemplaires et délivré à l’entreprise par les soins de son fournisseur.

L’interdiction aux entreprises de vouloir imputer les frais de réparation qui pourraient être liés au défaut de conception sur la facture.

Le conditionnement du renvoi des marchandises : Le renvoi indu des marchandises après livraison ou le renvoi motivé, mais effectué en dehors des délais préconisés, n’est pas admis.

Les réglementations concernant le paiement

Le paiement du prix indiqué sur la facture est déterminant dans les relations entre les entreprises et leurs fournisseurs. À ce niveau également un certain nombre de dispositions viennent encadrer la situation. Ainsi, l’article L. 441-6 du Code du commerce et les règles énoncées par la loi de modernisation de l’économie indiquent qu’un délai de trente jours est accordé à l’entreprise pour s’acquitter des sommes dues. Ce délai lui-même se situe dans la limite de quarante-cinq jours à compter de la fin du mois ou de soixante jours à partir de la date de facturation. Il faut noter à ce niveau que les modalités fixées à 60 ou 90 jours sont interdites par la loi. À ce niveau là, la loi stipule également qu’il ne doit pas y avoir de divergence entre la date d’émission des factures et celle des bons de commande. Les taux d’escompte exorbitants et l’exercice d’une retenue démesurée sont également sanctionnés par la loi.

En résumé, il faut retenir que les relations entre fournisseurs et entreprises sont réglementées par de nombreuses dispositions qu’il est important de connaître et d’appliquer. Ces réglementations visent à protéger les deux parties et à permettre à ce que chacune d’entre elles puisse remplir ses obligations dans de bonnes conditions. Pour faciliter le respect de ces réglementations, la mise en place d’un SRM peut être utile. En effet, il offre une visibilité totale sur toutes les données et permet d’encadrer davantage les relations fournisseurs.

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