Le cycle fournisseur sur Access vs sur un logiciel de gestion des achats

Pour être compétitif sur le marché d’aujourd’hui, il faut plus qu’un produit supérieur ou un marketing astucieux. La transformation numérique encourage l’utilisation de la gestion et de l’analyse des données comme principaux moteurs d’une force concurrentielle efficace. Les entreprises de toutes tailles sont à l’affût d’outils numériques qui les aideront à générer de la valeur et à réduire les coûts. L’une des façons dont les entreprises intègrent ces outils dans le cadre d’une stratégie de transformation numérique est l’utilisation de solutions logicielles de gestion du cycle fournisseur. Comme la gestion des fournisseurs représente une part importante dans le processus achats

Grâce à une intégration proactive et stratégique, ces logiciels profitent à toutes les entreprises. En choisissant une solution qui correspond à leurs besoins et à leur budget, les entreprises peuvent efficacement tirer parti de la transformation numérique.

Le cycle fournisseur, c’est quoi ?

Le cycle fournisseur est la transition des événements qui constituent le processus d’approvisionnement en biens. Un cycle fournisseur pertinent est essentiel à l’efficacité financière de toute entreprise. Il permet de payer le juste prix des biens et des services, de réduire les délais de livraison et de choisir les meilleurs partenaires pour travailler avec votre entreprise.

Les responsables des achats sont chargés de mettre en œuvre les règles qui garantissent la bonne exécution des tâches et des processus tout au long du processus d’achat. La façon dont se présente un cycle fournisseur dépend entièrement de la taille et du type d’entreprise. Il n’existe pas d’approche unique. Vous devez donc adapter le processus pour garantir une efficacité maximale. L’analyse du cycle achat fournisseur permet ensuite de mesurer les performances des différents fournisseurs et d’évaluer leur efficacité. La prise en compte du cycle fournisseur est donc importante dans le processus achat car il représente un atout dans la compréhension du processus.

Comment se passe le cycle fournisseur sur Access ?

Microsoft Access est utilisé pour créer des bases de données pour aider les entreprises à gérer leur travail et les assister dans leurs tâches administratives. Access est l’application de base de données de Microsoft Office. Une base de données cycle fournisseur est un exemple d’utilisation d’Access.

La base de données contiendra les détails de vos contacts et, le cas échéant, les entreprises ou organisations auxquelles ils se rapportent, ainsi qu’un enregistrement de l’historique de vos contacts avec eux. Cela vous permettra d’enregistrer, de gérer et de suivre les contacts que vous établissez avec ces personnes.

Les raisons d’utiliser Microsoft Access

Voici quelques raisons d’utiliser cet outil efficace dans votre entreprise.

Facile à utiliser

MS Access n’est pas une application compliquée qui nécessite beaucoup d’apprentissages. Avec un peu de temps, vous pouvez apprendre à l’utiliser. Vous n’avez pas besoin de suivre des cours et des formations pendant des mois pour acquérir les compétences nécessaires à la création d’une base de données.

Si la formation à l’utilisation de cet outil en général ne demande pas énormément de temps, il faut certainement beaucoup de temps pour l’utiliser efficacement. Le chargement des données, la création des champs appropriés, l’analyse, etc. ne peuvent être réalisés que par un professionnel.

Rapports financiers

L’une des raisons les plus importantes d’utiliser MS Access dans votre entreprise est qu’il vous aide à créer des rapports financiers. Lorsque vous disposez d’un grand nombre de données, vous pouvez les télécharger dans Access. Cela vous permet de les utiliser pour la création de rapports destinés à améliorer les pratiques de votre entreprise.

Outil bon marché

Comparé à d’autres applications, MS Access est peu coûteux à utiliser. Il est fourni avec la suite Microsoft Office Business et les utilisateurs n’ont pas besoin de télécharger d’autres logiciels pour gérer les données.

Le cycle des fournisseurs sur Access en vaut-il la peine ?

Microsoft Access est un système de gestion de base de données relationnelle exposé à un risque d’ erreurs et usé par le temps. Il était innovant à l’époque, mais il doit faire face à une concurrence beaucoup plus forte sur le marché d’aujourd’hui, d’autant plus que l’essor des logiciels de gestion des achats offrent davantage d’atouts.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?

Un logiciel de gestion des achats est une plateforme qui permet aux entreprises d’automatiser, tant en interne qu’en externe, les étapes du processus d’achat. Avant la transformation digitale, celles-ci étaient réalisées manuellement. Ces outils, qui sont principalement utilisés sur le marché B2B, permettent aux entreprises d’accroître l’efficacité de leurs transactions commerciales. Ils permettent aussi de rationaliser leurs processus et d’intégrer le service des achats aux fournisseurs. Les logiciels de gestion des achats jouent un rôle très important dans les grandes et moyennes entreprises. Dans le cas de la gestion des fournisseurs, ce type de logiciel permet d’établir un panel fournisseurs qui regroupe l’ensemble des données fournisseurs.

Exemple de Panel Fournisseurs sur le logiciel Weproc

Avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats

Voici les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats pour gérer vos processus d’achat :

Transparence et contrôle

Les logiciels de gestion des achats permettent de centraliser en un seul endroit les demandes d’ achats, les bons de commande, les accusés de réception et les factures. L’audit de ce processus permet d’éliminer les commandes en double et de suivre le processus d’ achat. Cela fournit un inventaire plus précis et actualisé en temps réel. Cette visibilité des informations induit également une meilleure gestion des risques fournisseurs, dans le sens où un contrôle de ces derniers peut être effectué régulièrement sans perte de temps.

Ce suivi améliore la visibilité des dépenses et offre une transparence de bout en bout sur toutes les transactions du cycle fournisseur. Les autorisations et le respect des contrats peuvent être vérifiés. Les dépenses indépendantes sont soumises à un contrôle.

Prévention des fraudes

Grâce à ces plateformes, vous pouvez créer automatiquement des flux d’approbation. Des personnes extérieures au service des achats peuvent vérifier et autoriser les demandes d’achats en cours. Il y a donc un contrôle à la fois interne et externe des transactions.

Les logiciels de gestion des achats permettent de mieux contrôler les informations, sans laisser de point vulnérable en vue grâce à un traitement des données complet.

Une plus grande visibilité des dépenses

Les logiciels de gestion des achats disposent d’une section de statistiques et de rapports. Vous pouvez voir tout ce qui a été dépensé dans un temps donné. Vous pouvez voir quel budget a été alloué, qui a approuvé les bons de commande, quels fournisseurs ont été sollicités pour un devis, etc. Une meilleure visibilité des dépenses implique une amélioration du suivi fournisseur. En effet, vous pouvez ainsi mieux contrôler les dépenses mensuelles, trimestrielles ou semestrielles de l’entreprise en matière de fournitures et de contrats de service. Si les dépenses ne sont plus en adéquation avec les besoins de l’entreprise, il est plus simple de cibler le fournisseur en question et de retravailler la relation.

Réduction des coûts

Investir dans ces outils permet de mieux utiliser le budget de votre entreprise. Vous avez un meilleur contrôle sur les stocks et sur ce qui doit être acheté ou non. Vous économisez également de l’argent sur l’achat, l’impression de documents et tous les coûts associés à l’exécution manuelle de ces procédures. En raison des avantages qu’ils offrent pour prévenir la fraude, ils éliminent la nécessité de dépenser de l’argent dans des processus coûteux qui impliquent l’investigation de cas suspects et de litiges commerciaux.

Intégration interne

La plupart des logiciels de gestion des achats que l’on trouve sur le marché aujourd’hui sont des plateformes accessibles en ligne. Ils permettent d’intégrer plusieurs personnes de l’équipe de travail dans la plateforme et de leur attribuer des fonctions. Ils font en sorte que toutes les personnes concernées soient connectées en un seul endroit et facilement accessibles d’un simple clic. Cela permet de réaliser un contrôle complet sur toutes les actions qui ont lieu lors du processus d ‘achat.

Ils améliorent la collaboration et la communication entre les départements, favorisant ainsi la valeur de l’organisation.

Productivité et réduction du temps

Un autre avantage est la réduction du temps nécessaire pour mener à bien les activités qui doivent être réalisées dans le cadre du cycle achats, comme les commandes, la facturation, les approbations et les paiements. Avec  l’automatisation des tâches qui devaient auparavant être réalisées manuellement, le logiciel d’achat allège la charge de travail du personnel. Cela lui permet de mieux se consacrer aux activités à fort impact, comme l’amélioration des relations avec les fournisseurs et la réflexion sur les stratégies de développement du sourcing stratégique.

Tirez parti d’un système de gestion des achats

Les logiciels de gestion des achats peuvent révolutionner votre processus d’approvisionnement.

Le cycle des fournisseurs est le cœur battant de l’efficacité, de la précision et de la solidité financière de votre entreprise. Investir dans un logiciel de gestion des achats peut vous aider à rationaliser vos achats pour un meilleur retour sur investissement. Il vous permet également de générer une valeur durable et un avantage concurrentiel pour votre entreprise.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.