Pourquoi optimiser la gestion facture fournisseur ?

L’un des aspects importants de la gestion des fournisseurs est l’étape de facturation. Encore trop peu considérée pour certaines entreprises, la gestion de la facture fournisseur représente un axe stratégique pour favoriser la croissance de l’entreprise. Cependant, il y a quelques informations à connaître pour établir une gestion qui se révèlera efficace dans les prochains mois !

À travers cet article, retrouvez les principaux points à connaître pour améliorer la gestion des factures fournisseurs et en tirer le meilleur profit. En effet, tout processus est source d’optimisation. Il est donc intéressant de s’y pencher pour optimiser la comptabilité fournisseur, faire évoluer l’entreprise et gagner en maturité.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur en entreprise est considérée comme une facture liée à une commande fournisseur. Elle indique l’argent que doit l’entreprise au fournisseur. Une facture fournisseur regroupe également l’ensemble des données de facturation dûs. On y trouve les données essentielles sur la commande comme les coordonnées du fournisseur, le nombre d’articles, le montant total et les conditions de livraison et de paiement. Elle intervient généralement après réception des produits ou services liés. Elle comporte également les mentions obligatoires telles que le capital social de l’entreprise, les conditions générales de ventes (CGV) ou le numéro d’identification (SIRET).

Le traitement des factures fournisseurs est une étape importante pour le service comptable et le service achats. Grâce aux factures fournisseurs déjà présentes sur un outil de gestion des achats, l’entreprise peut accéder facilement à l’ensemble des factures pour les commandes d’ achat en cours et celles passées, et procéder au rapprochement des factures en un clic. La comptabilité fournisseur est facilitée car elle ne perd plus de temps à courir derrière les collaborateurs pour rassembler les informations relatives au rapprochement.

Faire de cette gestion un axe stratégique

Comme le traitement des factures représente une tâche administrative rébarbative, notamment avec l’utilisation d’Excel pour la gestion des factures des fournisseurs, l’optimisation de cette gestion est devenue un gage de réussite pour l’entreprise. Soit une stratégie réelle.

En effet, les factures d’ achats en version physique demande de réaliser une saisie manuelle sur un logiciel comptable, ce qui peut conduire à de possibles erreurs lors du retraitement des différentes informations. Une perte de temps peut également survenir lors de la recherche de certaines factures qui n’ont peut-être pas été rangées au bon endroit ou qui ont tout simplement disparu. Le fait de centraliser toutes les factures permet aux collaborateurs de pouvoir trouver les documents qu’ils souhaitent.

Encore aujourd’hui, des employés du service comptabilité se consacrent uniquement aux tâches chronophages comme analyser les factures et suivre le règlement des factures par exemple. S’intéresser à la gestion des factures fournisseurs en déployant une solution de digitalisation représente donc un certain levier de croissance pour l’entreprise. Au lieu de réceptionner, trier et remplir à la main les informations présentes sur les factures dans le logiciel de comptabilité, de vérifier que le document soit bien conforme ou de prendre quelques minutes pour archiver la facture, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques.

Une réduction des coûts de facturation est donc à prévoir si l’entreprise décide d’utiliser un logiciel de gestion pour optimiser la gestion de ses factures. D’autant plus que les frais liés à ce processus concernent les coûts de traitement (la réception, l’analyse, le rapprochement et la saisie comptable), les frais liés à la perte de documents et ceux liés aux archives. Il est ainsi possible de rendre les collaborateurs plus productifs grâce à un outil de gestion qui les épaule au quotidien.

Dématérialiser les factures fournisseurs

Lors d’une étude réalisée par le cabinet PWC-DFCG en 2019 sur les priorités des DAF français, 30 % d’entre eux indiquent que la dématérialisation des factures fournisseurs est au centre de leurs priorités.

Le passage de la facture papier à la facture numérique pour un achat de marchandise peut être un levier de croissance pour votre entreprise dans le sens où la dématérialisation des factures joue un rôle essentiel dans l’amélioration des relations fournisseurs par exemple. Un progrès est notable grâce à une réduction des délais de paiement, à une diminution des erreurs de saisie et des possibles litiges, s’il y a des factures en attente depuis un certain temps ou bien des factures impayées.

La suppression de certaines tâches manuelles donne la possibilité aux collaborateurs de se concentrer sur d’autres missions à valeur ajoutée et ainsi améliorer les échanges entre les deux parties prenantes. C’est pourquoi la facturation électronique est peu à peu mise en place et bientôt imposée au niveau règlementaire.

En effet, les entreprises qui établissent des factures fournisseur électroniques et qui les traitent de façon dématérialisée peuvent :

  • diminuer les coûts de traitement des factures
  • améliorer la traçabilité comptable
  • automatiser les processus de facturation
  • réduire les délais d’envoi
  • optimiser la gestion de la trésorerie
  • éliminer les factures papiers
  • simplifier et fluidifier la validation des factures

Le paiement des factures après digitalisation des factures fournisseurs permet aux entreprises de simplifier le traitement des factures fournisseurs et de suivre en temps réel l’état de traitement et de validation de ces dernières. La comptabilité fournisseur est également optimisée.

La digitalisation des factures fournisseurs est une transition numérique notable qui n’est pas forcément simple à initier au sein d’une entreprise. Pour cela, une solution de dématérialisation est recommandée pour accompagner ce changement. Il est important de créer un environnement sain pour développer l’entreprise dans de bonnes conditions.

La dématérialisation des factures fournisseurs permet ainsi de gagner de l’argent sur le traitement des factures avec 50 à 75 % d’économie à réaliser, par rapport à un traitement des factures papiers.

Un logiciel achat pour anticiper les factures

De nombreuses logiciel de gestion existent aujourd’hui pour faciliter le processus achat des entreprises et faciliter le système de traitement des factures fournisseurs liées aux commandes passées. En effet, beaucoup des dysfonctionnements sont liés à la procédure interne des achats. Un processus de validation en amont de l’achat est idéal via les demandes d’ achat.

La dématérialisation des factures fournisseurs permet premièrement de réaliser des économies sur l’impression des factures en format papier, et deuxièmement, de centraliser toutes les données au même endroit. Les dossiers achats sont stockés de façon sécurisée et les factures ne se retrouvent pas éparpillées ni perdues. Avoir une visibilité sur l’ensemble des achats offre la possibilité d’anticiper les factures et de ne pas entraîner des retards de paiement par exemple.

Avec un suivi de toutes les dépenses sur un outil tel que Weproc, il est possible d’accéder à l’exhaustivité des données achats et ainsi piloter facilement la comptabilité fournisseur pour réduire les risques de retraitement. La gestion des factures peut devenir un axe stratégique et représenter un gain de temps considérable. Nous partons du principe qu’une fois arrivée au paiement, il est trop tard pour revenir sur la facture. C’est pourquoi la mise en place d’un circuit de validation depuis les demandes d’ achat permet de faciliter le rapprochement in fine des factures fournisseurs.
 

Logiciel achats Weproc

Qu’en est-il de la facturation électronique ?

Définition d’une facture électronique

Finies les factures papier et place aux factures électroniques payées sur un logiciel de gestion des achats. Ce format de facturation permet l’émission, la transmission et la réception de façon dématérialisée avec les données communiquées au préalable sur le fichier. La facture électronique se différencie d’une facture classique de par son mode de conception qui lui est propre. Tout les informations utiles sont déjà connues et exploitables. Il est important d’émettre et recevoir la facture sous format électronique pour qu’elle soit comprise comme une facture électronique.

A ce jour, il existe trois types de facture électronique :

  • La facture dite « structurée », c’est à dire qui se compose de données structurées suivant une norme adoptée par les deux parties prenantes pour correspondre aux exigences de l’Echange de Données Informatisées.
  • La facture « non structurée » qui s’assimile à la facture classique dans sa présentation. Elle peut être sous forme d’un PDF qui sera transmis par messagerie ou importé sur une page dédiée d’un site web.
  • La facture dite « hybride », qui englobe les factures « structurées » et « non structurées ». Cela signifie que la facture en question se compose d’un document au format PDF associé à un document qui dispose d’informations structurées.

Comment faire une facture électronique ?

Passer d’une facture classique en format papier à une facture électronique nécessite une préparation avant d’être opérationnelle. Il est important de réaliser une phase d’alignement et d’ajustement entre l’entreprise et ses fournisseurs par exemple. Chacun a son propre mode de fonctionnement, il faut donc adapter le système de facturation. L’Union Européenne a créé la norme EN16931 qui donne la possibilité aux entreprises ayant modifier leur type de factures, de diminuer leurs coûts de gestion de projet et de mutualiser les investissements informatiques qui en découlent.

Pour que la facture soit électronique, il est important d’en garantir son origine et la pérennité des contenus. L’entreprise peut donc dans ce cas utiliser la signature électronique ou utiliser l’Echange de Données Informatisées pour télétransmettre les factures. Il ne faut pas oublier de remplir les mêmes informations obligatoires requises pour les factures en papier.

Une obligation légale

Pour tout ce qui concerne le secteur public, les entreprises, quelle que soit leur taille, sont obligées d’éditer et de transmettre des factures dématérialisées et ce depuis le 1er janvier 2020. Il en va de même pour les entreprises du secteur privé qui devront être en mesure de réceptionner leurs factures au format électronique au 1er juillet 2024 (avec la loi de finances 2020 – article 153). Il faut s’attendre à de nouvelles obligations, entre 2024 et 2026, comme celles d’émettre les factures électroniques et de communiquer certaines données à l’administration fiscale.

Toutes les entreprises devront donc s’équiper d’un logiciel de facturation électronique pour répondre à ces exigences.

Les avantages de la facturation électronique

La dématérialisation des factures fournisseurs est certes synonyme de changements pour l’entreprise mais qui favorise le bon fonctionnement de cette dernière. La facture électronique offre de nombreux avantages aux entreprises qui ont déjà réalisé leur transformation digitale. Les bénéfices sont les suivants :

  • une amélioration de la fiabilité des factures
  • un meilleur suivi des factures en temps réel
  • une réduction du délai de paiement
  • une réduction des coûts d’édition
  • une réduction du temps de traitement des factures fournisseurs
  • une réduction dans le stockage des factures
  • une réduction des pertes de factures papiers
  • une diminution des risques de fraudes
  • une diminution de l’empreinte carbone

Optimiser la gestion facture fournisseur apparaît donc comme un élément essentiel dans le processus achats d’une entreprise. En effet, les tâches administratives dans ce domaine sont souvent fastidieuses et source d’erreurs. Opter pour la facture électronique est l’une des solutions nécessaires pour améliorer le fonctionnement interne et externe de l’entreprise, réduire les risques dus à une mauvaise gestion des factures, et faciliter la relation avec les fournisseurs.

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