Aujourd’hui, grâce à l’évolution du monde technologique, la numérisation des factures entrantes des entreprises tend à devenir une norme. Mais les factures électroniques de fournisseurs ne sont toujours pas adoptées par l’ensemble des entreprises. Pourtant, le traitement de ces factures dématérialisées est moins coûteux et moins long que celui des factures entrantes au format papier. Il est donc légitime de s’interroger quant à l’accessibilité véritable de la facture dématérialisée afin de savoir si celle-ci est vraiment accessible à tous. A partir de cela, il serait intéressant de comprendre pourquoi la gestion des factures fournisseurs est importante dans le fonctionnement d’une entreprise.

Dématérialisation de vos factures sortantes : de quoi s’agit-il concrètement ?

La dématérialisation des factures s’explique par la mise en place d’un processus qui consiste à faire passer un support « papier » en un support « numérique ». La facture est tout simplement numérisée en format PDF ou en image grâce à un scanner ou un autre outil avec la même fonction. Cependant, de nombreuses techniques plus efficaces sont capables de gérer correctement les numérisations de factures ainsi que l’automatisation de leur traitement.

Le traitement des factures électroniques est donc le fait de numériser vos achats d’une période donnée en PDF ou en image par le biais d’un outil technologique. Ces dernières peuvent être transmises ou provenir de vos différents fournisseurs grâce à plusieurs outils de réception électronique et être livrées sous forme de facture. L’opération est facile à mettre en place, que ce soient des petites entreprises ou des moyennes entreprises. Cependant, elle peut vite devenir plus compliquée si vos fournisseurs possèdent leurs propres règles de facturation. Il est donc important que vous collaboriez avec vos fournisseurs si vous souhaitez passer au numérique, afin de vous assurer que la bascule se fasse sans heurts.

Pourquoi choisir de dématérialiser vos différentes factures fournisseurs ?

La gérance des factures à l’ancienne est un processus qui se réalise en plusieurs étapes. Pour faire simple, elle consiste à déballer un pli, à enregistrer les données par saisie et enfin à archiver le document. Ce sont des tâches à la fois fastidieuses et chronophages qui peuvent engendrer des erreurs désastreuses pour l’entreprise. En effet, ce sont de multiples occasions pendant lesquelles des erreurs de saisie, d’oubli et de retard de paiement peuvent survenir. Ces erreurs peuvent entraîner des risques fiscaux ou juridiques.

Avec des logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs, vous bénéficiez de multiples avantages. Ainsi, avec ces derniers, vous :

  • Entretenez de très bonnes relations avec vos différents fournisseurs : ce qui vous servira à améliorer considérablement l’image de votre entreprise au niveau de vos tiers et surtout de vos clients ;
  • Garantissez l’intégrité, la traçabilité ainsi que la lisibilité de vos différentes factures : ce qui est capital pour éviter les problèmes avec la loi. Aussi, cela simplifie l’établissement de la PAF (Piste d’Audit Fiable) ;
  • Gagnez du temps avec votre équipe sur la validation des factures : vous allez pouvoir vous investir sur des activités plus valorisantes et génératrices de profit ;
  • Diminuiez considérablement le coût du traitement de vos factures puisque le processus de gérance est accéléré ;
  • Limitez les risques d’erreurs : ce qui vous évite notamment les retards, les litiges ou les versements d’intérêt ;
  • Disposez d’une base de données harmonisée et centralisée avec tous vos collaborateurs et accessible en temps réel ;
  • Maîtrisez clairement vos dettes fournisseurs : ce qui vous permet de suivre de plus près vos dépenses engagées tout en respectant vos engagements financiers ;
  • Contrôlez votre trésorerie et surtout vos achats ;
  • Faites partie des entreprises avec « zéro papier » : une solution de dématérialisation qui participe à la préservation de l’environnement et aux démarches écologiques de votre entreprise.

En résumé, la numérisation des factures de vos fournisseurs vous aide à gagner en temps et en performance tout en maîtrisant constamment les éventuels risques. Pour bénéficier de ces avantages, il vous faut tout simplement opter pour une solution de digitalisation.

Le traitement des factures va même au-delà avec un logiciel de gestion tel que Weproc. En effet, toutes les informations renseignées sur l’outil pourront servir à éditer une facture. Plus besoin d’écrire à la main la prochaine facture, tout se fait dans un seul et même endroit. Cela facilite le traitement des factures, offre un gain de temps considérable et réduit drastiquement les coûts de traitement qui surviennent lors du processus de facturation.

La dématérialisation des diverses factures sortantes est-elle accessible à tous ?

Quel que soit votre secteur d’activité, si vous êtes un professionnel, une grande ou petite entreprise qui fait appel à des fournisseurs, l’envoi de factures fournisseurs au format électronique vous est accessible. Afin de profiter de tous les avantages cités plus haut, vous devez vous munir d’un logiciel qui vous permettra une digitalisation des factures fournisseurs. De même, cette solution est particulièrement bénéfique si vous effectuez régulièrement des paiements de tiers pour la fourniture de matières premières et de matériel. C’est le cas aussi si vous devez payer pour des prestations de services puisqu’une telle solution facilitera grandement  votre gestion financière. Ainsi, les artisans, les industries ainsi que les TPE/PME sont concernés par la dématérialisation des factures fournisseurs.

Est-il obligatoire de dématérialiser vos diverses factures fournisseurs ?

Afin d’effectuer une bonne transaction avec un particulier ou un professionnel, la facture est un écrit juridique obligatoire. En France, la facturation électronique s’impose progressivement. D’ailleurs, depuis le  1er janvier 2020, elle est obligatoire pour les professionnels et entreprises qui ont pour client les collectivités territoriales ou l’État. Ainsi, tous les professionnels sont à présent fortement encouragés à adopter la dématérialisation des factures dans la mesure où cette dernière réduit les :

  • Consommations de papier ;
  • Retards de paiement et différents traitements administratifs ;
  • Complexités d’archivages et enregistrements comptables.

En outre, l’État a également tout intérêt à ce que les différentes entreprises adoptent une solution de dématérialisation des factures dans la mesure où elle permet de lutter contre la fraude. Elle permet aussi de collecter plus facilement la TVA. Un logiciel de dématérialisation représente donc un investissement vital sur le long terme. Il permettra aux différentes entreprises concernées d’entrer aisément dans l’ère du numérique.

Avec la loi Finance 2020, les entreprises de taille intermédiaire se verront dans l’obligation dès le 1er Janvier 2025 d’utiliser la facturation électronique dans leurs différents services. Il est donc important d’initier une digitalisation qui permettra le paiement des factures directement sur le logiciel de gestion des achats par exemple.

Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

Les différentes étapes pour réaliser la dématérialisation

La numérisation de vos factures est le moyen le plus simple de gérer vos factures. Elle se fait majoritairement grâce à un scanner. Toutefois, il existe différents logiciels de gestion qui vous aideront à concevoir, envoyer et recevoir vos factures fournisseurs. C’est sans oublier que ces derniers vous facilitent aussi l’automatisation du traitement de vos factures.

Pour numériser vos différentes factures fournisseurs, vous devez débuter par une capture et un enregistrement de la facture à l’aide d’une Lecture Automatique de Document (LAD). Vous pouvez aussi utiliser des logiciels de Reconnaissance Automatique de Document (RAD) ou de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR). Ce sont des outils qui interprètent tous les types de factures, peu importe leur support ou leur format. Elles peuvent être connectées avec les différents espaces clients des plateformes fournisseurs. Ce qui vous servira à récupérer immédiatement toutes vos factures. Après cela, vous devez contrôler la conformité de vos factures. Dans ce cas, ces logiciels vous aideront à vérifier l’existence du fournisseur, la cohésion des informations et surtout la présence de toutes les informations nécessaires directement présentes sur les tableaux de bord.

Une fois cette étape réalisée, vous devez procéder à une imputation comptable. En effet, cette étape consiste à injecter automatiquement les données récoltées dans votre logiciel de comptabilité. Tout ce qui vous reste à faire à présent est de déclencher le workflow de validation et de paiement des factures. C’est cet outil qui communiquera les données aux différents services de gestion des factures et validera le paiement des bons de commande. Pour finir, vous devez archiver et stocker les factures sur vos serveurs, sécurisés, de préférence.

Autres fonctionnalités de ces logiciels

Les différents logiciels de dématérialisation possèdent des fonctionnalités qui peuvent faciliter davantage la gérance et le traitement automatisé de vos factures fournisseurs. Il s’agit des outils de suivis et de reporting servant à la visualisation de l’avancement des factures sur votre Workflow. Aussi, ces derniers permettent d’avertir vos fournisseurs de leur statut et les aider à prévoir les factures à venir. De même, ils favorisent la gestion des dépenses, des délais de paiement et surtout des avoirs. Certaines des fonctionnalités des logiciels de dématérialisation facilitent également la recherche d’informations dans le corps des factures. Ces fonctionnalités sont capables de gérer les devises étrangères et de créer des alertes d’échéance.

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