Selon une enquête de Wax Digital, 60 % des comptables et membres du service des finances des entreprises détestent traiter les factures fournisseurs. 70 % d’entre eux trouvent la gestion laborieuse et fastidieuse. Ce qui peut entraîner des retards de paiement.

Pourtant, payer vos partenaires commerciaux à temps reste le fondement de toute bonne relation. C’est aussi une exigence que les entreprises doivent respecter. En France, les mauvais payeurs peuvent être condamnés à des amendes allant jusqu’à 2 millions d’euros. Le nom de votre organisation peut aussi être publié sur la page « name & shame » de la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes).

Un mauvais traitement des factures fournisseurs vous expose également à des risques de fraude et surtout détériore la réputation de votre marque. De plus en plus de prestataires hésiteront à travailler avec vous. Ce qui signifie moins d’approvisionnement, des clients insatisfaits et à terme, une chute de votre chiffre d’affaires. Il est donc important de s’intéresser plus en détail à la gestion des factures fournisseurs pour éviter ce type de désagréments.

Les retards de paiement

L’un des premiers risques liés à une mauvaise gestion des factures fournisseurs constitue les retards de paiement. Les conséquences impactent les 2 parties : le prestataire et votre entreprise.

Impact des retards de paiement sur le fournisseur

¼ des faillites d’entreprise sont la conséquence directe des retards de paiement. Si les fournisseurs ont des difficultés à recouvrer leurs factures, ils peuvent se retrouver paralysés financièrement. Le risque est encore plus élevé avec les petites et moyennes entreprises qui ne disposent pas de ressources financières conséquentes.

Impact sur votre entreprise

Pour l’entreprise, retarder le paiement des fournisseurs compromet votre comptabilité fournisseurs. Vos avoirs ne reflèteront pas la réalité, ce qui peut créer des problèmes lors de prises de décisions stratégiques.

Cela peut également impacter le circuit de validation et l’approvisionnement de vos services. Un fournisseur impayé peut décider de geler ses prestations envers votre entreprise. S’il s’agit de votre matière première, c’est toute votre chaîne de production et de commercialisation qui sera affectée. Des clients qui ne peuvent plus être satisfaits et qui se tournent vers la concurrence.

En cas de répétition de retards de paiement, le fournisseur peut décider de ne plus vous offrir ses services. Vous devez alors trouver un nouveau partenaire fiable et construire une relation de confiance.

Les risques de fraude

7 entreprises sur 10 subissent des tentatives de fraude. 54 % de ces tentatives s’avèrent des arnaques aux faux fournisseurs et peuvent même provenir de votre entreprise.

Par exemple, des transactions frauduleuses présentées comme réelles peuvent être traitées par un membre de l’équipe de comptabilité. Il peut aussi créer un faux compte fournisseur et s’octroyer des paiements réguliers.

Vous courez également le risque de double paiement des fournisseurs. Un prestataire qui n’a pas été payé à temps peut renvoyer sa facture. Si elles sont mal gérées, vous pourrez payer 2 fois le même partenaire. Le processus de traitement des factures est donc essentiel pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Non seulement cela entraîne une perte d’argent pour l’entreprise, mais vous envoyez également un mauvais signal au fournisseur qui peut profiter de ce dysfonctionnement. C’est aussi une perte de temps pour vos collaborateurs qui traitent les factures. Ils doivent essayer par la suite de comprendre où sont passés les paiements supplémentaires, ce qui entame leur productivité.

Une mauvaise réputation de l’entreprise

Une mauvaise gestion des factures fournisseurs entache la réputation de votre entreprise à cause de :

  • Retards de paiement
  • Règlements du mauvais fournisseur
  • Factures introuvables à travers votre système

Vos partenaires peuvent vite se passer le mot et blacklister votre entreprise. S’ils publient des avis négatifs en ligne, vous risquez de perdre des clients. Vous rompez les liens historiques avec vos fournisseurs et vos concurrents peuvent s’en servir pour s’offrir certains de vos marchés. C’est la survie de votre entreprise qui entre en jeu.

Une mauvaise réputation sera difficile à déconstruire sur le long terme et pourra vous empêcher d’attirer des talents dans votre entreprise. En figurant dans la liste “Name & Share” de la DGCCRF, il vous sera difficile de signer un contrat avec un autre fournisseur ou de conquérir de nouveaux marchés.

Une équipe et un service client improductifs

La mauvaise gestion des factures provenant de vos fournisseurs impose un stress excessif aux employés et au service client. Lorsque l’entreprise est en faute et que les paiements sont en retard, vos partenaires contactent le service client.

Vos salariés doivent limiter les dégâts et entamer des discussions délicates qui peuvent avoir des conséquences désastreuses si les discussions tournent mal. Ces situations augmentent le niveau de stress de votre équipe et diminuent leur moral. Ils passent moins de temps sur les activités à forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

Les retards de paiement, la duplication des factures ou le règlement du mauvais partenaire peuvent augmenter la charge du service comptable. Une équipe surchargée peut entraîner des retards sur les délais de paiement. Cette façon stressante de travailler met les comptables sur la sellette et conduit à une mauvaise productivité et à l’épuisement des employés. Des collaborateurs stressés sont susceptibles de démissionner de votre entreprise.

5 conseils pour améliorer la gestion de vos factures fournisseurs

Les factures fournisseurs représentent une tâche fastidieuse pour le service comptable même des grandes entreprises. De petites erreurs peuvent entraîner des incohérences majeures à tous les niveaux. Ce qui se traduit par des pertes de temps et d’argent, voire des complications juridiques pour votre organisation : la loi exige l’archivage des factures fournisseurs pour 4 ans. Voici 5 conseils pour améliorer cet aspect de votre fonctionnement.

1.    Digitaliser la saisie et l’approbation des factures

Vous utilisez Excel pour gérer vos factures fournisseurs ? Vous n’êtes pas à l’abri d’erreurs liées à la saisie manuelle. Fini le traitement manuel des factures et optez à la place pour un outil de gestion des achats comme Weproc pour vous garantir un meilleur processus de gestion. Votre équipe télécharge les factures et les informations pertinentes sont transmises en un clic aux responsables autorisés. Chaque collaborateur peut également suivre en temps réel le statut de la facture. Grâce à la facturation électronique, bénéficiez d’un gain de temps considérable sur les délais de traitement.

2.    Limiter les doublons et les fraudes

Votre équipe ne peut vite repérer une facture frauduleuse surtout si vous traitez avec plusieurs fournisseurs.

Avec un traitement automatisé dans la gestion de vos factures, chacune d’elle reste liée au bon de commande. Après le paiement, cette facture n’est plus identifiée comme en attente de traitement.

3.    Accélérer l’étape d’approbation des dépenses

Une autre cause de retard de paiement des factures fournisseurs est liée au nombre important de personnes impliquées dans la prise de décision. Plus, il doit y avoir d’échanges d’emails, moins votre gestion s’avère efficace.

Avec un SRM, le décisionnaire est informé de chaque nouvelle facture fournisseur et peut approuver son règlement en un clic.

4.    Simplifier les workflows des employés de la comptabilité

Certains SRM disposent d’une fonction de reconnaissance optique des caractères (OCR). Elle permet de détecter et de copier automatiquement le texte dans vos factures fournisseurs. Cela fait gagner du temps à votre équipe qui peut suivre l’évolution des factures.

Les salariés disposent donc d’informations pertinentes pour les fournisseurs qui veulent savoir le statut de paiement de leurs factures.

5.    Créer une checklist de gestion des factures

Élaborez, mettez en œuvre et appliquez une politique « Pas de commande, pas de paiement », avec des descriptions détaillées et des exceptions à la règle. Fournissez des réponses aux questions fréquemment posées et un protocole pour traiter les factures qui violent les règles. Tenez au courant tout le monde dans votre organisation, ainsi que vos fournisseurs sur la dernière version de cette politique à tout moment.

Les fournisseurs constituent l’épine dorsale de votre activité. Bien gérer leurs factures vous garantit une relation saine et durable et peut s’avérer être un axe stratégique dans la relation fournisseur. Vous évitez les éventuelles sanctions de la loi et protégez vos employés ainsi que votre réputation. Un outil de gestion des achats facilite l’intégralité du processus achats, de la demande d’ achat à la passation de commandes.

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