Combien de temps dure un processus d’achat en entreprise ?

Il est essentiel pour une entreprise que le processus d’achat se déroule dans les meilleures conditions possibles. Pour s’assurer que ce soit le cas, un paramètre infaillible permet de la vérifier : la durée du processus. Cet indicateur conditionne le coût de passation de commande et engendre une multitude de conséquences pour les entreprises. Avoir une bonne compréhension des éléments qui affectent la durée normale du processus achat aide à mieux les piloter. Quelle est la durée d’un processus d’achat en entreprise ? Il n’y a pas de réponse précise. En revanche comment s’assurer que votre processus achat ait une durée normale ? Cet article y répond.

Ce qui impacte la durée dans le processus d’achat

Pour qu’une entreprise réunisse les meilleures conditions générales pour ses achats, il faut que certaines étapes soient suivies à la lettre. D’un point de vue théorique, il faut que la première étape soit complétée avant de passer à la suivante, et ainsi de suite. Le but n’est pas de réaliser ces étapes le plus rapidement possible, mais de trouver un bon compromis entre une durée réduite et une bonne exécution des tâches. Si les étapes prennent trop de temps, cela peut nuire à l’entreprise.

La digitalisation des processus est très efficace pour le processus d’achat et optimise les délais grâce à l’automatisation des tâches. De plus, former et responsabiliser des ressources humaines assure une bonne maîtrise de leur domaine et la performance dans l’exécution des tâches requises, dans les meilleurs des délais. En revanche, ajouter des procédures et surcharger les capacités logistiques impactent la durée normale du cycle d’achat. Le recueil des spécifications techniques des prescripteurs internes peut paraître long, mais il est nécessaire. Par contre, faire transiter un parapheur au sein d’une multitude de services et de personnes pour approuver la dépense ne l’est pas. L’absence des collaborateurs en charge de certaines opérations peut allonger de manière épisodique vos processus. Veillez à des alternatives déjà prédéfinies.
 

Les étapes du processus d’achat

La durée du processus d’achat peut être évaluée à partir des étapes nécessaires, puis grâce à une estimation du temps entre chaque tâche. Parmi ces étapes, on peut faire mention des suivantes :

• L’identification des besoins de l’entreprise
• La recherche de fournisseurs,
• L’analyse et l’évaluation des offres reçues,
• L’approbation de l’offre sélectionnée,
• Le traitement de la facture fournisseur,
• La réception des marchandises.

Idéalement, il ne faut pas instaurer de délais trop stricts sur ces étapes. Cela reviendrait à précipiter des tâches qui doivent pourtant se faire minutieusement.

Par exemple, il est nécessaire pour un agent en charge de la gestion des achats de faire une analyse des offres approfondie notamment sur les aspects logistiques de chaque fournisseur. Cela lui permet d’évaluer si ses offres sont bien en concordance avec les besoins de l’entreprise. Cette étape ne doit pas être bâclée. Il est possible que l’agent manque des informations cruciales. Les délais peuvent venir des parties prenantes. Les audits des fournisseurs sont des bonnes pratiques achats pour s’assurer de la fiabilité du processus. Enfin, en fonction des conditions commerciales de l’entreprise, les processus d’achat doivent être complétés dans les délais impartis.

Pourquoi la durée doit être optimisée

Quand le processus d’achat dure trop longtemps, des conséquences négatives s’ensuivent au niveau de l’entreprise. Elle prend alors le risque de brûler ses ressources inutilement juste pour réaliser des tâches à faible valeur ajoutée. Par exemple des délais trop longs des cycles d’achats peuvent impacter votre capacité de production. Un temps de traitement long, c’est aussi le risque d’avoir des retards de paiement fournisseur. Les organisations achats peuvent refléter la santé d’une entreprise.

En effet, le but d’un tel processus est justement d’éviter d’en faire un usage qui ne soit pas adéquat pour ce qui est des ressources d’une entreprise. En d’autres termes assurer une sécurité financière avec la préservation des intérêts de la structure.

Moins le processus d’achat prend de temps, plus l’entreprise peut entamer ses activités tôt. Si une compagnie n’est pas en mesure de se lancer dans ses actions parce que les stocks ne sont pas encore prêts, elle est sujette à des pertes virtuelles plus ou moins importantes. Heureusement, plusieurs mesures peuvent être prises pour éviter que le parcours d’achat ne prenne trop de temps.

S’assurer que la durée du processus d’achat soit optimale

Il est dans l’intérêt d’une entreprise de s’assurer de disposer du service d’achat le plus optimal possible. Faire auditer un service d’achat est ainsi une décision stratégique pour une entreprise à partir du moment où elle commence à prendre de l’envergure. Cela implique de confier à un agent externe à l’organisation achats de vérifier que le processus achat soit bien conforme aux normes prévues.

Dans le cas où le processus d’achat est non optimal et que les agents ne suivent pas les indications pour l’exécution des tâches, la cause doit être vite identifiée. En revanche, si le temps d’exécution de cette mission prend trop de temps malgré une application à la lettre des consignes, cela impose de revoir la stratégie achats. L’entreprise et les organes de direction (direction achats, direction générale) sont ici invités à se concerter, pour étudier ensemble quelles sont les améliorations à apporter sur ce plan.

Pour conclure

De manière générale, la durée du processus d’achat doit être rendue optimale pour le plus grand bien de l’entreprise. La formation des collaborateurs et une procédure claire ont un impact sur cette durée. Mais également l’utilisation de solutions logicielles dédiées comme Weproc qui est un logiciel de gestion des achats en SaaS, disponible sur application mobile afin d’accélérer le traitement des processus.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.