Achats Sauvages : Définition et Stratégie d’optimisation

Aujourd’hui nous allons parler des achats sauvages, ces dépenses imprévues et souvent inattendues qui peuvent poser de sérieux défis aux entreprises de toutes tailles.

Vous est-il déjà arrivé de faire face à des achats non planifiés et imprévus dans votre entreprise, et de vous demander comment les gérer efficacement ? Si c’est le cas, vous n’êtes pas seul. Bienvenue dans le monde complexe des achats sauvages, un univers où l’urgence règne et où la politique d’achat habituelle est souvent mise à l’épreuve.

Dans cet article, nous allons explorer ce phénomène, comprendre pourquoi ce type d’achats pose tant de problèmes aux acheteurs et surtout, découvrir des stratégies pour enfin le maîtriser.

Que sont les achats sauvages ?

Alors, c’est quoi exactement ces fameux achats sauvages ? Il s’agit de tous ces produits et services dont les entreprises ont besoin de façon ponctuelle et irrégulière pour faire face aux imprévus du quotidien. Souvent, ces achats sont réalisés en urgence et ne respectent pas la politique d’achat mise en place par l’entreprise​.

Ces achats, bien que nécessaires, représentent un véritable casse-tête pour les services Achats car il est extrêmement difficile de les identifier et donc d’optimiser leur gestion. En effet, plus de la moitié des professionnels des achats indirects citent les achats sauvages comme l’une de leurs principales problématiques aujourd’hui​​.

Mais alors, comment les achats sauvages peuvent-ils encore exister ?

• Manque de clarté : Parfois, les employés ne sont pas au courant des politiques et procédures d’achat de l’entreprise. Sans des lignes directrices claires et accessibles, ils peuvent finir par prendre des décisions sans consulter le service des achats.
• Manque de fournisseurs approuvés : Dans certains cas, l’entreprise n’a peut-être pas de fournisseurs approuvés qui peuvent répondre aux besoins spécifiques d’un employé. Cela peut conduire à des achats auprès de fournisseurs non référencés.
• Délais d’approbation longs : Dans d’autres cas, le processus d’achat officiel de l’entreprise peut être trop lent pour répondre aux besoins urgents. Cela peut inciter les employés à contourner le processus pour obtenir ce dont ils ont besoin plus rapidement.

Les achats sauvages et leurs caractéristiques

Maintenant que nous avons défini ce que sont les achats sauvages, voyons ce qui les caractérises :

• Des achats hors de contrôle : Les achats sauvages sont souvent déstructurés et peuvent être réalisés auprès de fournisseurs non-référencés, via un canal non-approuvé ou à un prix autre que celui négocié​. Ces achats peuvent être un véritable casse-tête pour les services d’achat !
• Des coûts administratifs élevés : Vous serez peut-être surpris d’apprendre que les achats sauvages représentent à eux seuls 80% des coûts administratifs. Imaginez le nombre de fournisseurs à créer et à gérer, les transactions à traiter, les livraisons à organiser… C’est un travail colossal ! Et bien sûr, cela se traduit par des coûts administratifs élevés​​.

L’impact des achats sauvages sur les entreprises

On pourrait penser que ces achats sont trop anodins pour avoir un réel impact sur la trésorerie de l’entreprise. Pourtant, les implications financières des achats sauvages peuvent être considérables.

Les coûts administratifs associés à la gestion de ces achats peuvent s’accumuler rapidement, sans parler du potentiel de perte d’économies d’échelle. De plus, le manque de contrôle sur ces achats rend difficile leur identification et leur gestion, ce qui peut perturber le processus d’achat global de l’entreprise.

Et ce n’est pas tout ! Les achats sauvages peuvent également avoir un impact sur la relation entre une entreprise et ses fournisseurs. Plus précisément, ces achats peuvent entraîner une rupture de la relation de confiance entre l’entreprise et ses fournisseurs habituels, ce qui peut à son tour affecter la qualité des produits ou services fournis.

Comment contrôler les achats sauvages ?

Face à ce défi, deux stratégies clés se distinguent : l’optimisation du portefeuille de fournisseurs et la mise en place de solutions Procure-To-Pay.

• L’optimisation du portefeuille de fournisseurs vise à réduire le nombre de fournisseurs avec lesquels une entreprise fait affaire. Cette rationalisation peut améliorer la visibilité sur les dépenses, faciliter la gestion des fournisseurs et permettre à l’entreprise de bénéficier de meilleurs tarifs grâce à des volumes d’achat plus importants.
• Les solutions de Procure-To-Pay, en revanche, offrent une plateforme centralisée pour gérer l’ensemble du processus d’achat, de la demande d’achat à la facturation et au paiement. Elles peuvent aider à réduire les coûts administratifs, à améliorer la conformité et à rationaliser les processus.

Bien sûr, la mise en place de ces stratégies n’est pas sans défis. Il y a souvent une aversion au changement au sein des entreprises, en particulier parmi ceux qui sont habitués à faire leurs propres achats. Cependant, il y a plusieurs moyens de surmonter ces obstacles :

• L’éducation interne : Il est primordial de sensibiliser les employés à l’importance de la gestion des achats et aux risques associés aux achats sauvages. Des formations régulières et des communications claires peuvent aider à favoriser une meilleure compréhension et une plus grande adhésion à cet enjeu.
• L’implication de la direction : Le soutien de la direction est essentiel pour favoriser le changement. Si la direction comprend l’importance de contrôler les achats sauvages et soutient activement les efforts pour le faire, il sera plus facile de surmonter ces changements.
• Le partenariat avec les fournisseurs : Travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs peut aider à faciliter la transition vers de nouveaux processus d’achat. Par exemple, si un fournisseur est disposé à travailler avec l’entreprise pour déployer des solutions de Procure-To-Pay, cela peut grandement faciliter la gestion des achats sauvages.