Maîtriser la performance achats pour une gestion stratégique
Le département des achats, n’est-ce pas le cœur battant du développement stratégique de toute entreprise ? Une gestion optimisée de leurs activités permet des économies substantielles. Mais attention ! Une simple erreur et les conséquences pourraient être sévères, en particulier, sur la compétitivité et la rentabilité.
Depuis la crise sanitaire, l’optimisation de la performance achats s’est imposée comme une priorité incontournable pour les entreprises en France. Pourquoi ? Parce qu’elle est l’approche stratégique qui fait toute la différence. Elle permet de garder une longueur d’avance malgré les turbulences économiques. Mais de quoi parle-t-on exactement ?
Sommaire
La performance achats, de quoi s’agit-il ?
Par définition, la performance achats est l’efficacité du processus d’achats des entreprises. Elle révèle la capacité de l’acheteur à obtenir un bon produit ou un bon service pour un prix compétitif.
La performance d’achat est assurée lorsque les objectifs fixés sont atteints dans un délai prédéterminé. Pourtant, la ressource consommée est limitée. Cela constitue un énorme défi à relever pour le directeur ou le responsable des achats.
La mise en œuvre d’une politique efficace est primordiale. Il faut également effectuer un suivi régulier et une évaluation de la procédure en place. Cela permettra d’identifier les failles et d’apporter une solution.
Notons que la performance de votre service achats dépend de trois points précis :
- La qualité du produit ou service acheté : La satisfaction de vos clients et l’image de votre société en dépendent.
- Le coût des achats : vous devez favoriser les fournisseurs qui proposent de meilleurs tarifs (en jouant par exemple sur les remises de fin d’année).
- La fiabilité des prestataires : sa vérification relève du travail du service Achats. Cette démarche permet à l’équipe commerciale de satisfaire le consommateur final.
Les axes de la performance achats
La performance achats ne se limite pas à l’axe « économique ». Il faut dire que la direction financière a tendance à n’accorder d’importance qu’à l’économie réalisée. Bien d’autres axes entrent en ligne de compte si vous voulez mesurer efficacement la performance des achats.
Axe 1 : la performance économique
Ce premier axe est souvent associé à la mesure des gains obtenus en bien négociant les prix des marchandises. Pourtant il prend en compte le coût total d’acquisition ou TCO (Total Cost of Ownership). Pour le déterminer, vous devez prendre en compte :
- le coût de transport, d’emballage et des douanes,
- le prix d’achat,
- le coût administratif ou le coût de fonctionnement du service Achats,
- le coût de possession incluant notamment la dépense liée à la gestion des stocks,
- le coût d’entretien,
- le coût d’exploitation,
- le coût de non-qualité incluant les dépenses liées au non-respect des délais ou au traitement des réclamations.
Évaluer la performance économique est un moyen d’évaluer l’économie réalisée sur le court terme. L’objectif en réalisant cette procédure, c’est de réduire les coûts. Ainsi, vous pourrez obtenir des marges budgétaires importantes.
Axe 2 : la performance fournisseurs
Elle est évaluée en fonction de nombreux critères. En général, l’équipe du service des achats se concentre sur le respect des engagements. Ainsi, elle évalue surtout la qualité du produit, les coûts et les délais de traitement de commande et de livraison.
Pourtant, les services additionnels offerts ont aussi une grande importance. Il faut par exemple tenir compte de la capacité de chaque fournisseur à collaborer avec vous ou à vous offrir des informations pertinentes sur l’évolution du marché.
Axe 3 : la performance du service rendu
La performance achats dépend aussi de la performance du service rendu. Son évaluation est basée sur l’appréciation du client interne. Elle vous permet de déterminer la valeur de chaque action et de la performance de votre équipe. Cet axe s’intéresse donc à :
- la pertinence de la réponse à chaque demande d’achat,
- votre contribution à améliorer les cahiers de charge,
- la réactivité de votre équipe,
- la flexibilité,
- à la qualité de vos propositions,
- à l’innovation…etc.
Axe 4 : la performance du processus
La dimension ou l’importance des progrès réalisés est indissociable à la performance des achats. Elle concerne principalement l’amélioration continue des processus. Il faut aussi y intégrer l’optimisation de la pratique des achats.
Ce quatrième axe met surtout en avant la digitalisation des achats, la simplification de la démarche et la délégation de certaines activités. Il inclut aussi la mise en place d’un système d’information pour réunir toutes les données liées aux achats.
Axe 5 : la performance des Ressources Humaines
L’efficience de votre équipe influence le bon fonctionnement du service achat. En tant que responsable, vous avez le devoir de trouver les bons éléments pouvant réaliser chaque tâche. C’est seulement ainsi que pourriez obtenir un résultat optimal. Pour toutes ces raisons, vos efforts dans le domaine du développement des ressources humaines sont importants.
Dans ce dernier axe, vous retrouverez avant tout la description de chaque fonction et la bonne gestion du recrutement. Mais la performance des ressources humaines est aussi basée sur la reconnaissance des salariés, la formation et la stratégie de communication adoptée.
L’intérêt de mesurer la performance achats de l’entreprise
Pourquoi il est important de mesurer la performance achats ? Le monde de l’entreprise est de plus en plus compétitif en France. Vous devez bien gérer vos achats pour pouvoir faire face à la concurrence. La mesure de la performance du processus est un élément clé d’une bonne gestion. Elle offre de nombreux avantages :
Une prise de décision simple et optimisée
En mesurant la performance de la direction des achats et approvisionnements, vous aurez à disposition des outils de prise de décision efficaces. L’élaboration de chaque stratégie d’amélioration se fera à partir de faits réels ou d’une donnée précise et fondée. Vous aurez aussi à disposition les éléments pertinents qui vous permettront d’optimiser le processus d’achats. Pour rappel, c’est le cœur de votre métier.
Une instauration d’une culture de la performance au sein de la société
Mesurer la performance des achats, c’est pouvoir définir les objectifs de votre service. Cela vous permet aussi de répondre aux attentes de l’organisation. Il vous sera possible d’instaurer une culture de performance favorisant la responsabilité, l’innovation et la transparence avec le temps. Vous allez aussi mettre en place une politique basée sur l’étude des données.
Une planification efficace des activités du service Achats
En évaluant la performance achats, vous obtiendrez les outils nécessaires pour mieux planifier vos activités. En effet, vous aurez accès à des données réelles et pertinentes. Vous pourrez alors établir un plan d’action efficace. Il est par exemple élaboré en fonction de la performance des fournisseurs, les facteurs de risque, le montant des achats par catégorie…etc.
Une optimisation de la crédibilité de la fonction Achats
La mesure de la performance achats est un moyen d’optimiser la crédibilité de la direction Achats auprès des fournisseurs. Vous pouvez aussi obtenir la confiance des autres départements de l’entreprise. Vous serez en effet en mesure de soutenir l’ensemble de l’organisation.
Quels KPI utiliser pour mesurer la performance du service achats ?
Pour mesurer la performance de la gestion achats, vous devez utiliser un tableau de bord. Il s’agit d’un instrument réunissant plusieurs KPI (Key Performance Indicators) achats. Ce sont des outils de contrôle qualité. Ces indicateurs vous permettent d’évaluer l’efficacité de chaque activité.
Mais les acheteurs peuvent aussi partager des données avec d’autres éléments importants de la société comme les directeurs financiers avec les tableaux de bord. Alors, quels sont les KPI achats à choisir ?
KPI permettant d’évaluer la productivité du service Achats
La productivité du service Achats est mesurable avec différents KPIs. Le premier indicateur clé est le ROI ou retour sur investissement. Il permet de mesurer l’efficacité des achats. Cet indicateur met en évidence les gains d’achats, c’est-à-dire, l’économie réalisée.
Le second indicateur est la contribution réelle du service Achats à l’ensemble des achats. Ce KPI révèle la part des achats directs que votre département contrôle réellement. Sachant que certains départements peuvent réaliser des achats indirects !
Il y a aussi le taux de couverture. C’est un critère d’appréciation connexe. Il est déterminé par le rapport entre les achats maîtrisés et les dépenses totales de l’entreprise.
KPI liés aux relations fournisseurs
Chaque indicateur lié aux fournisseurs constitue un élément essentiel de votre tableau de bord. Ils vous permettront de suivre de près votre relation avec eux, de connaître leur fiabilité et de bien sélectionner ses fournisseurs.
Deux indicateurs méritent bien de figurer dans votre tableau de bord. Il y a la classification des fournisseurs. Elle vous permet de connaître les offres proposées. Vous pouvez alors identifier le prestataire qui peut proposer l’article dont vous avez besoin en temps réel.
Le second indicateur est la non-conformité des fournisseurs. Cette dernière vous permet d’identifier les prestataires peu fiables. Ils ne respectent pas les clauses du contrat, notamment celles concernant la qualité de production et le délai de livraison. Vous éviterez ainsi les litiges et le risque d’entamer un procès judiciaire coûteux.
KPI permettant d’évaluer la mise en œuvre effective des contrats
Vous avez bien négocié avec chacun de vos fournisseurs. C’est une bonne chose ! Mais la question qui se pose est : est-ce que la mise en œuvre des contrats est effective ? Autrement dit, est-ce que les produits livrés sont conformes à la commande ? Est-ce que le fournisseur a respecté les prix fixés ? Est-ce qu’il a respecté le délai de livraison ?
Il est nécessaire d’utiliser un bon indicateur comme la corrélation coût / valeur ou Linear Performance Pricing (LPP). Elle met en évidence le respect des contrats en fonction du calcul du nombre d’achats facturés en dehors des prix fixés et le pourcentage des dépenses générées par ces dépassements.
Le délai moyen d’exécution est un autre indicateur qu’il faut suivre de près. Votre satisfaction en tant que client en dépend. Notons qu’un retard de livraison ou de qualité peut générer un préjudice important.
KPI permettant d’évaluer l’adhésion des métiers
Pour évaluer la performance des achats, vous devez mesurer l’adhésion de chaque métier au processus. L’intégration de deux indicateurs dans vos tableaux de bord est indispensable. Il y a d’abord le taux d’achats réalisés hors contrat. Chaque dépense engagée doit en effet être prouvée.
Il y a ensuite la durée réelle du processus de commande. Elle vous permet d’apporter les changements nécessaires pour booster la performance achats.
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Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.