Augmentez la productivité de votre entreprise avec la méthode 5S

Comment assurer le développement de votre entreprise ? Offrez d’abord à vos salariés tous les moyens dont ils ont besoin pour bien exécuter leur tâche. Mais vous devez en même temps veiller à leur performance opérationnelle. En effet, il faut faire en sorte que vos collaborateurs puissent être productifs, mais aussi réactifs. Pour cela, il faut leur fournir un environnement de travail adapté et ergonomique. Il doit être propre et parfaitement en ordre. 

Une meilleure façon de faire est d’appliquer la méthode 5S. Elle a été créée et appliquée dans l’industrie manufacturière. Mais, son usage s’étend aujourd’hui dans d’autres secteurs d’activité. Découvrez en détail cette méthode d’organisation.  

Qu’est-ce que la méthode 5S ?

Origine

La méthode 5S a vu le jour au Japon, au sein de l’usine Toyota. La crise après-guerre n’a pas freiné sa performance. En effet, la firme était capable d’augmenter sa production et de maintenir son efficacité et la qualité de ses produits. Quel secret se cachait derrière un tel succès ? Les entreprises étrangères ont cherché la réponse à cette question. 

Mais à l’époque, Toyota a gardé bien secret le concept qui lui a permis de faire face à la crise. Des années plus tard, la méthode lean de Taiichi Ono a été dévoilée. La mise en place de cet outil est à l’origine de l’efficacité du système de production de Toyota ou TPS (Toyota Production System). 

La méthodologie lean, c’est quoi ? C’est une technique de management et d’organisation reposant sur le principe de l’amélioration continue. Elle est censée réduire les coûts, augmenter la productivité et la qualité des services et produits. Plusieurs approches inspirées de ce concept ont vu le jour comme :

• Le lean manufacturing
• Le lean purchasing
• Le lean logistics
• Le lean management

La 5S est l’un des outils et des méthodes utilisées pour appliquer cette dernière approche lean. Elle vise à améliorer en continu la qualité des lieux de travail.

Définition

Est-ce que votre employé met beaucoup de temps à trouver un document, un dossier dans son poste de travail, un instrument dans sa boîte à outils ? Vous devez savoir que quelque chose cloche. Il s’agit généralement d’une anomalie au niveau de l’organisation. 

La méthode 5S est dans ce cas-là un allié de taille. Faisant partie des principes fondamentaux de la méthode Kaizen, cette pratique d’optimisation de l’environnement de travail est efficace. Elle permet de maintenir un espace propre, rangé, organisé et productif.

Les principes de la méthode 5S

Comment mettre en place la méthode 5S ? Elle est constituée de 5 étapes et chacune d’entre elles porte un nom japonais commençant par la lettre « S » :

Seiri – Supprimer

C’est la première étape de la démarche 5S et elle consiste à réaliser un tri au sein de l’environnement de travail. L’objectif du « seiri », c’est de faire l’effort d’éliminer tout objet inutile et superflu. 

Si un élément ne sert à rien dans les procédures opérationnelles, n’hésitez pas vous en débarrasser. Sinon, toutes sortes d’objets inutiles finiront par encombrer et polluer vos bureaux. Ils pourraient même devenir une source de confusion pour vos collaborateurs. Appliquer cette démarche, c’est maintenir en ordre votre lieu de travail. Mais attention ! Vous devez procéder avec méthode pour éviter la perte d’un objet important. 

Seiton – Situer

C’est le moment de ranger et d’organiser l’espace. L’étape seiton est réalisée afin de permettre à vos employés de repérer rapidement chaque outil ou élément dont ils ont besoin. Pour cela, il faut appliquer la devise : « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». Une simple action de rangement permet d’éviter toute perte de temps et de booster la réactivité en entreprise.

Seiso – Nettoyer

Après le rangement et l’organisation, il faut faire nettoyer ou scintiller l’espace de travail. Vous devez offrir à vos collaborateurs des postes de travail dénués de toute saleté. Vous allez alors assurer leur bien-être et leur santé au travail, aussi bien sur le plan physique que mentale, ainsi que leur expérience professionnelle. 

Pendant l’étape seiso, vous pouvez vérifier tous les moyens de production. C’est une façon d’identifier les problèmes à l’avance. Par exemple, vous inspectez minutieusement chaque machine pendant le nettoyage. Cela vous permet de détecter à l’avance une fuite d’huile. 

Négliger cette étape pourrait générer des conséquences graves. On cite entre autres une panne ou le dysfonctionnement d’un matériel, ce qui va retarder le travail et réduire ainsi la productivité.  Il y a aussi le risque d’accident. 

Seiketsu – Standardiser

A ce stade, vous devez avoir un espace professionnel propre. Il faut normaliser ou standardiser toutes les démarches mentionnées précédemment (Supprimer, Situer, Nettoyer). L’objectif de la démarche seiketsu est de maintenir en bon état l’espace de travail. Une opération de tri, de rangement et de nettoyage est à faire régulièrement. 

Le Seiketsu devient une véritable démarche d’excellence sur le plan organisationnel. Comment la mettre en œuvre ? Vous devez commencer par élaborer un calendrier indiquant les dates de réalisation des opérations.

Il est ensuite nécessaire de mettre en œuvre des méthodes et outils ou des procédures permettant d’atteindre le résultat escompté. Enfin, élaborez des règles à respecter par chaque utilisateur pour éviter le désordre dans le lieu. 

Shitsuke – Suivre

Le shitsuke est la dernière étape de la mise en place de la méthode 5S. Soyez rigoureux ! Vous devez faire en sorte que vos employés acceptent de suivre chaque règle. Le but dans toute cette manœuvre est de mettre en place une culture d’amélioration continue. L’idéal est d’organiser régulièrement des audits afin de vérifier le respect des disciplines. 

Les avantages de la méthode 5S

L’utilisation de la méthode 5S au sein de votre usine, atelier ou bureau est source de multiples avantages.

Déchets et gaspillages réduits

Cette approche lean permet avant tout de réduire les déchets et le risque de gaspillage. Vous pourrez en effet faire un inventaire des produits non vendus et des matières premières disponibles. Ainsi, vous éviterez tout achat qui n’est pas utile ainsi que la surproduction. 

Le temps d’inactivité sera également réduit puisque l’espace de travail est bien organisé. Lorsque chaque chose est à sa place, on évite les mouvements inutiles. Vous pouvez aussi optimiser l’agilité des travailleurs. 

Mettre en place une méthode 5S est indispensable dans une usine où le travail d’équipe est un élément clé du succès. Cette approche lean permet aussi d’éviter le traitement excessif. La performance des opérations sera optimale. 

Qualité de travail améliorée

La méthode 5S est avant tout un outil d’amélioration des conditions de travail. Vos collaborateurs vont travailler dans un endroit bien rangé. Les erreurs au niveau de la manipulation des matériels et les opérations inutiles sont évitées. Il n’y aura pas de gaspillage de temps. 

L’efficacité dans l’exécution de chaque tâche est aussi garantie. Tout cela va améliorer la qualité du travail. Vous pourrez alors assurer la satisfaction client, tant au niveau de la qualité des produits que du délai de production. 

Sécurité et bien-être des collaborateurs assurés

Nettoyer et ranger votre espace de travail signifie aussi éliminer toutes sortes de dangers comme les chutes et les dangers. La sécurité de votre personnel est donc assurée.

Notons que cette approche doit intégrer le processus d’amélioration continue de l’état de votre espace travail. Cela vous permet de renforcer le confort et le bien-être de vos employés. Ils seront bien à l’aise lors de l’exécution de leur travail. Cela ne fera qu’accroître leur performance. 

Bonne gestion des équipements

Pendant l’étape de nettoyage, vous allez faire une inspection de vos outils, matières premières ou équipements. Vous pourrez détecter les pertes et les dégâts. La méthode 5S permet donc une meilleure gestion de vos ressources. 

Productivité et compétitivité élevée 

La méthode des 5S fait partie des outils d’améliorations opérationnelles, lorsqu’elle est normalisée. Mais ce n’est pas tout ! Elle permet aussi d’accroître la productivité. La réalisation des opérations est facile puisque tous les outils nécessaires sont accessibles rapidement. La motivation sera aussi au rendez-vous, car le lieu de travail est agréable.

Conseils pour appliquer la méthode 5S de manière continue

Voulez-vous vous investir dans l’excellence opérationnelle ? La méthode 5S est un outil précieux. Elle vous permettra de réussir tous les projets d’amélioration continue. Ces derniers vous permettront d’atteindre vos objectifs de croissance. Découvrez comment réussir sa mise en œuvre. 

Un diagnostic pour commencer

Il faut effectivement commencer l’identification des problèmes et les pistes d’amélioration des processus. Il est tout aussi indispensable d’identifier les avantages d’utiliser les méthodologies 5S. Vous pourrez alors obtenir facilement le soutien de la direction générale.

Cette méthode pourrait compléter la méthode Kanban qui optimise la gestion du stock. Elle pourrait aussi renforcer l’efficacité de la méthode Kaizen qui garantit une efficience de l’organisation jour après jour.

Bien préparer le projet

Avant la mise en place des méthodes 5S, une bonne préparation s’impose. Vous devez définir le but de la manœuvre. Il faut aussi préciser la finalité et les gains attendus. Il est important donc de sélectionner les zones d’application de l’approche et le nombre d’améliorations nécessaires.

Il faut ensuite établir un planning de gestion de projet. Vous devez d’abord préciser la personne qui va piloter l’application de la méthode et l’équipe de mise en œuvre. Puis, il faut définir le mécanisme à suivre et le budget à investir. 

Former l’équipe et déployer le système

Si nécessaire, vous devez former l’équipe qui va assurer l’application de la méthode 5S. Lorsque tout est bien en place, vous pouvez intégrer l’approche dans le système opérationnel. Un suivi régulier de son utilisation est nécessaire. Il faut mesurer sa performance en choisissant de bons indicateurs. 

La méthode 5S est un outil d’amélioration continue qu’on peut appliquer dans le cadre du lean management. Elle peut contribuer à améliorer les démarches d’achat dans le supply-chain. Toutefois, nous recommandons de l’adopter en combinaison avec Weproc. Vous pouvez utiliser notre logiciel de gestion d’achats de pointe pour :

• Trier et organiser toutes vos données d’achat ainsi qu’éliminer les informations inutiles (Seiri)
• Centraliser toutes vos activités d’achat pour un accès facile et rapide (Seiton) 
• Maintenir vos données propres et à jour (Seiso)
• Standardiser les processus d’achat (Seiketsu) 
• Instaurer des routines et des bonnes pratiques au sein de votre (Shitsuke) :

Découvrez Weproc, un logiciel facile d’utilisation qui s’adapte aux spécificités de chaque entreprise. De nombreuses entreprises l’ont intégré avec la méthode 5S dans leur fonction achat de manière à contrôler leurs dépenses et améliorer leurs relations fournisseurs.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.