Pourquoi intégrer la gestion des contrats dans la gestion des achats ?

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La gestion des contrats fournisseurs est un enjeu incontournable pour les entreprises. Elle permet à la fois leur conservation et une visibilité sur leur cycle de vie. Souvent ardemment négociés, leur bonne exploitation doit être mise en œuvre pour bénéficier en fin d’année de remises ou de bonifications. Les fournisseurs ont également une place importante dans le processus de gestion. Lors de la négociation, les contrats sont régis par le droit des affaires et sont donc étudiés avec attention par le service juridique qui veille aux exigences réglementaires et à la conformité du contrat. Pour le bien et dans l’intérêt de l’entreprise. À cet effet, l’intégration de la gestion des contrats dans la gestion des achats permet de contrôler efficacement vos dépenses ainsi que vos relations avec les fournisseurs.

Découvrez dans cet article les principales raisons d’intégrer une gestion de contrats dans une gestion des achats efficace.

Une réduction de risque

La création de contrats est très importante pour éviter de nuire à la relation de l’entreprise avec ses parties prenantes. La bonne application et l’exploitation des conditions générales et conditions contractuelles, telles qu’elles sont spécifiées dans un contrat commercial, doivent être le fer de lance de votre pouvoir de négociation. Leur prise en compte améliore la qualité globale de celle-ci. C’est pourquoi selon le type de contrat pour votre entreprise, le suivi de la conformité de son exécution doit être efficacement suivi pour garantir une gestion des commandes saine.

Du côté des achats par exemple, la digitalisation des processus et l’automatisation des procédures réduit le montant des dépenses non conformes. En fin de compte, les risques liés à la chaîne d’approvisionnement sont réduits, ce qui améliore dans l’ensemble la gestion globale des risques.

L’utilisation d’une solution de gestion des contrats permet de gérer plus efficacement les fournisseurs grâce à des outils de validation, de certification et de traçabilité. Il est alors plus facile d’analyser un contrat de fourniture par exemple ou de contrôler un fournisseur historique. Il est également plus aisé d’identifier les fournisseurs à haut risque, que ce soit en raison d’incertitudes économiques, de troubles politiques ou de catastrophes naturelles. Ceci est essentiel à la gestion de votre risque organisationnel. Une solution de gestion des contrats assure enfin la détection précoce des risques et le traitement plus rapide aux manquements du droit applicable des contrats.

La garantie d’une bonne utilisation

La négociation des contrats, aussi intense soit elle, ne sert à rien si ces-derniers ne sont pas exploités par la partie opérationnelle de l’entreprise. Une gestion efficace des contrats se mesure sur son ensemble, en amont, mais surtout en aval. Si certains types de contrat n’ont pas d’incidence sur le processus de gestion opérationnel, d’autres en revanche représentent un coût financier important.

En effet, un contrat de distribution exclusive par exemple doit impérativement être respecté. D’autre part, des volumes de commandes négociés peuvent même représenter une opportunité financière pour l’entreprise. Une remise de fin d’année (RFA) peut être une source de chiffre d’affaires non négligeable pour une entreprise, qu’importe sa taille ou son secteur d’activité. Aussi, selon la politique financière de l’entreprise, des conditions de paiement avantageuses négociées doivent être privilégiées.

C’est pourquoi la solution de gestion des contrats doit impérativement être imbriquée avec la gestion des achats de l’entreprise. La transparence des articles et produits négociés, et la mise à disposition simple et intuitive aux collaborateurs et parties prenantes de l’entreprise sont un enjeu réel pour tous les arguments exposés ci-avant.
 

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Une meilleure gestion des documents

Avec un logiciel de gestion des contrats, il n’est pas nécessaire d’externaliser le stockage de documents ou de gaspiller une superficie de bureau précieuse avec des classeurs en désordre. Ou encore de saturer des armoires inutilement au risque engendrer une opacité des produits ou services négociés. Cela constitue une stratégie d’entreprise efficace de dématérialisation. La gestion des documents liés à l’exploitation des contrats devient plus facile :

  • L’entreprise peut numériser des documents papier liés au contrat directement dans le système avec une image automatique ou une reconnaissance optique de caractères afin que toute la documentation pertinente à l’accord soit disponible à partir d’un seul endroit.
  • Il est aussi possible d’importer des contacts électroniques. Les fonctionnalités, notamment le contrôle de version, vous permettent de garder une trace de tous vos contacts à partir d’un référentiel unique.

De plus, grâce à un logiciel de gestion, l’entreprise détient un temps d’avance sur les dates de reconduction tacite et maîtrise ainsi le cycle de vie des contrats. Lorsque vous archivez automatiquement un contrat et que vous utilisez des notifications d’alerte en fonction des règles que vous spécifiez, vous pouvez connaître à l’avance les dates d’échéance de votre contrat quand il arrive à expiration. Les alarmes ne seront pas réinitialisées tant que le prochain jalon n’est pas atteint, ce qui vous garantit des mesures appropriées prises en amont de la date de renouvellement.

Une mise à jour en temps réel des contrats

Contrairement aux systèmes de gestion des contrats sur papier, le stockage des fichiers dans un seul référentiel numérique centralisé permet une meilleure conformité et un meilleur reporting. Avec un référentiel de contrats central, vous vous assurez que votre personnel travaille à partir des modèles de contrat les plus récents et conformes aux derniers accords et conditions négociées. Si votre personnel a besoin d’accéder à un contrat pendant un déplacement, vous pouvez autoriser l’accès via un accès Web protégé par mot de passe. Il peut alors y accéder de partout avec une connexion Internet. De cette façon, les derniers modèles et clauses sont ouverts à tout membre du personnel autorisé à tout moment et en tout lieu.

L’automatisation complète de votre fonction achat avec des flux de travail personnalisables, accélère le processus de gestion. La création d’une liste de tâches vous permet d’analyser tous les contrats, afin que les gestionnaires de contrats aient une meilleure idée de votre situation actuelle. Grâce à ces informations, vous pouvez notifier les responsables par e-mail pour leur rappeler les prochaines étapes ou définir clairement les procédures d’escalade. Se débarrasser des processus manuels afin de centraliser votre référentiel de documents vous assure un meilleur contrôle et une plus grande efficacité de vos processus et de votre flux de travail. Vos employés seront plus productifs et offriront de meilleurs résultats.

Les contrats sont la base des affaires pour de nombreuses industries. L’utilisation d’outils appropriés comme le logiciel de gestion des achats Weproc vous permet de suivre et de surveiller l’exécution de vos contrats. Grâce à une solution contrat, votre entreprise peut optimiser les conditions de leurs accords. Le logiciel permet de surveiller un contrat d’une manière qui optimise à la fois les performances financières et opérationnelles tout en minimisant les risques. Autant d’éléments essentiels à la réussite de l’entreprise.

 

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