Dans leur fonctionnement au quotidien, les entreprises doivent surmonter de nombreux défis. Entre la gestion du personnel, la gestion de la production ou encore la gestion de la clientèle, il n’est pas rare que les responsables se retrouvent vite débordés. Et lorsque cela arrive, ces derniers peuvent rapidement oublier de porter l’attention adéquate à un pan très important de l’activité d’une entreprise : la gestion des fournisseurs. En effet, une entreprise qui gère mal ses achats ou qui se retrouve privée de fournisseurs risque de manquer d’inputs et donc de ne plus délivrer d’outputs. Les conséquences d’une telle situation peuvent se révéler désastreuses et conduire à des crises majeures voire à la faillite. Une bonne gestion de ce paramètre est donc une condition nécessaire au développement d’une entreprise.

Pour s’assurer donc d’un bon fonctionnement des achats, de nombreuses entreprises se demandent quelles solutions adopter. Dans de nombreux cas, la création d’un service spécialisé ne s’est pas révélée suffisante. Le caractère souvent périodique des achats fait que de tels services peuvent se retrouver pendant de longue période sans mission et se voient alors confier d’autres tâches. En conséquence, lorsque la période d’achat se représente à nouveau, le service en charge est occupé à autre chose et manque de remplir sa mission première.

La meilleure solution semble donc provenir de la technologie notamment des logiciels d’achats qui favorisent la relation fournisseur. Si vous hésitez encore à en faire l’acquisition, cet article vous aidera à faire le grand saut. Si, au cas contraire, vous avez déjà adopté un logiciel d’ achats, mais que vous vous demandez toujours comment arriver à bien gérer votre relation fournisseur, sachez que vous êtes au bon endroit.

Les avantages des logiciels d’achats pour une bonne relation fournisseur

Les logiciels d’achats sont encore connus sous le nom de SRM qui se définit par Supplier Relationship Management. Il s’agit d’outils spécialement conçus pour vous aider à prendre en main la gestion de vos fournisseurs selon une nouvelle approche. Les avantages sont nombreux et sont gage de qualité mais nécessitent d’élaborer une stratégie avec ce SRM.

  1. Un logiciel achat vous aide à choisir les meilleurs fournisseurs

Les relations personnelles et les relations professionnelles peuvent rapidement tourner au vinaigre si les deux parties ne se comprennent pas. Et pour parvenir à se comprendre, il est impératif de disposer d’un bon canal de communication et de pratiques standardisées pour gérer les situations inévitables. C’est ce que vous offre un outil de gestion des achats en vous permettant d’échanger avec vos fournisseurs de façon unique dans le but disposer d’une meilleure connaissance des fournisseurs et pour entretenir une bonne relation fournisseur sur le long terme. Ces échanges vous permettront de juger de la qualité des services offerts par les fournisseurs, du prix qu’ils proposent, mais aussi et surtout des éléments personnels comme son caractère et son style d’approche.

Le choix du fournisseur est une étape importante. Mais l’utilité des logiciels d’achats ne s’arrête pas là.

  1. Réduction des coûts

Vous le savez bien, démarrer une relation avec un fournisseur demande souvent beaucoup de temps et d’énergie mais cela implique également des réglementations sur la relation client- fournisseur à respecter. Avec les logiciels d’ achats, la majorité de ces coûts peuvent être tout simplement éliminés. En effet, ces plateformes permettent d’échanger et de tisser des relations sur le long terme avec les fournisseurs, ce qui fait que ces derniers peuvent être favorables à l’idée de faire baisser les coûts de façon considérable tout en maintenant un service de qualité qui vous met à l’abri des mauvaises surprises comme les retards et autres désagréments.

Aussi, les logiciels SRM sont capables de déterminer les sources de gaspillage pour réduire davantage les coûts et améliorer par la même occasion les services. Un autre avantage d’utiliser un  outil de gestion est qu’il permet de négocier avec les fournisseurs de sorte à bénéficier de prix fixes ou de préciser la procédure des augmentations échelonnées. Cette fonctionnalité réduit la fluctuation des prix ce qui permet à l’entreprise de ne pas devoir régulièrement augmenter le prix de ces produits. Cette mesure évite aussi les querelles et incompréhensions qui peuvent survenir entre les entreprises et les fournisseurs à cause des différents coûts. Sur le long terme, cela permet d’augmenter le chiffre d’ affaires de l’entreprise sans augmenter les prix.

  1. La gestion des commandes

Gérer les commandes, surtout si votre entreprise traite avec beaucoup de fournisseurs, peut rapidement se révéler comme un véritable casse-tête et une source de frustration entre les différentes parties. Les logiciels de gestion des achats prennent en compte ces situations.

En effet avec les SRM, vous pouvez facilement consulter la progression des commandes et savoir quand il faut les effectuer. Mais ce n’est pas tout. Les devis et les factures qui sont des éléments très liés aux commandes sont également pris en compte. Avec ces logiciels, vous allez pouvoir réaliser l’édition des devis et factures, le tout grâce à des tableaux de bord qui fournissent tous les détails. Grâce à ces tableaux, il est aussi possible de générer en quelques clics des commandes, de contrôler les données et établir un suivi précis du processus. Le processus achats se trouve ainsi facilité et le processus de traitement des demandes et des factures devient plus rapide.

  1. La gestion des livraisons

Les livraisons sont également un paramètre très important dans la gestion des relations fournisseurs. Il n’y a en effet rien de plus stressant pour une entreprise que de ne pas voir arriver les commandes qu’elle a passées. Les retards de livraison sont en effet monnaie courante et peuvent créer de nombreuses perturbations. Les logiciels d’achats donnent la possibilité de gérer ces situations et de réduire les risques fournisseurs en vous donnant la possibilité de suivre la réalisation d’une réception des commandes. Cette possibilité vous permet de gagner du temps parce qu’elle vous évite de devoir tout vérifier par vous-même et vous fait savoir quand vous devez relancer votre fournisseur, le tout en quelques clics.

  1. La gestion des factures et des paiements

L’adage « l’argent est le nerf de la guerre » trouve souvent tout son sens dans les relations entre entreprises et fournisseurs. En effet, il n’est pas rare de voir des fournisseurs se plaindre du retard de paiement ou des entreprises évoquer un simple oubli. Grâce à la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des achats, ces querelles appartiennent désormais au passé. Ces outils disposent en effet de fonctionnalités qui vous permettront d’avoir un tableau précis des factures que vous devez honorer. Il est aussi prévu des mesures pour vous permettre de réaliser facilement le suivi des paiements effectués, grâce à un traitement des factures simplifié. Ainsi, vous pourrez avoir un meilleur contrôle de votre budget global et connaître les fournisseurs qui doivent attendre de vous un paiement dans un futur proche.

Comment choisir un logiciel d’achat  ?

Si les logiciels d’achats peuvent se révéler très utiles et rendre plus fluide la relation avec vos fournisseurs, il est important de bien faire votre choix. En effet, un rapide tour sur internet vous permettra de vous rendre rapidement compte que des centaines d’éditeurs proposent de tels logiciels aussi bien sous forme d’application à installer sur votre machine que sous forme de site web à consulter au besoin. Avant de porter votre choix sur un produit en particulier vous devez prendre en compte ces critères :

  • La taille de l’entreprise : c’est le premier critère dont vous devez tenir compte en faisant votre choix. En effet, plus votre entreprise est grande, plus les chances sont grandes que vous ayez de nombreux fournisseurs et que vous ayez besoin de beaucoup de fonctionnalités.
  • Votre budget : vous trouverez en ligne des logiciels d’achats gratuits et d’autres qui vous coûteront plusieurs centaines voire des milliers d’euros. Les ressources financières dont vous disposez constituent donc également un paramètre important qui déterminera votre choix. Cependant, il existe actuellement des outils avec des prix raisonnables, qui vous permettront de vous démarquer de vos concurrents sur le long terme.
  • La compatibilité : vous devez également vous assurez que votre logiciel d’achat est parfaitement compatible avec vos logiciels de gestion notamment au niveau du format des contenus.

Bien que la mise en place d’un logiciel de gestion des achats représente un coût, mais son installation permet, sur le long terme, d’accroître ses marges et réduire les coûts. L’outil Weproc joue un rôle stratégique dans le processus achats et notamment dans la relation fournisseur. L’idée d’une relation partenariale avec des fournisseurs stratégiques vous permet d’obtenir plus d’un avantage concurrentiel lors du processus achats.

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