5 raisons de ne plus utiliser Excel pour la gestion des factures fournisseurs

Pour beaucoup de chefs d’entreprises ou de responsables de divisions spécialisées, le logiciel Excel est souvent perçu comme un couteau Suisse, capable d’accomplir toutes les tâches, des plus simples aux plus compliquées. Il n’est donc pas rare de voir des entreprises utiliser ce logiciel pour gérer la répartition des tâches entre les différents employés. Il est aussi commun pour les services comptables d’utiliser ce logiciel pour gérer les paiements de salaires, et même de l’utiliser parfois dans le cadre des relations avec les clients.

Face à toutes ces possibilités, le logiciel développé par Microsoft donne souvent l’impression d’être capable de tout faire à condition que la personne qui souhaite l’utiliser ait une bonne maîtrise. Beaucoup de chefs d’entreprises refusent ainsi de payer des logiciels spécialisés sous prétexte que le travail qu’Excel fait déjà parfaitement le travail. La plupart des entreprises utilisent ainsi Excel non seulement pour émettre des factures, mais aussi pour gérer les factures qu’elles reçoivent de la part des fournisseurs. Cette pratique,  même si elle peut souvent paraître sans danger, crée parfois des situations de malentendus entre les fournisseurs et les entreprises. Dans cet article, nous verrons 5 des raisons pour lesquelles Excel n’est pas la meilleure solution de gestion pour traiter et optimiser les factures fournisseurs.

Qu’est-ce que la gestion des factures fournisseurs  ?

La gestion des factures fournisseurs ne doit pas être confondue avec la facturation. En effet, même si ces deux activités sont gérées par les mêmes services, elles désignent deux choses complètement différentes. Gérer la facturation fournisseur consiste principalement à vérifier la conformité de la facture fournie par le fournisseur et à faire le suivi jusqu’au paiement. Il s’agit donc de vérifier toutes les informations figurant sur la facture avant de procéder à sa validation et de fixer un calendrier de paiement.

Les inconvénients d’Excel

Même s’il offre de nombreuses possibilités, le logiciel Excel n’est pas adapté à la gestion de la facture des fournisseurs. Et ceci pour plusieurs raisons. Pour gérer ces types de factures, il est préférable d’utiliser un SRM (Supplier Relationship Management). Ce type de logiciel est en effet plus adapté et évite les risques d’une mauvaise gestion des factures fournisseurs.

Un logiciel chronophage

Il est vrai qu’Excel peut permettre d’accomplir très rapidement un certain nombre de tâches. Mais quand on en vient à la facturation, ce logiciel peut vous faire perdre énormément de temps et vous provoquer des dysfonctionnements à la suite d’erreurs. Or, ce que l’on souhaite, c’est obtenir un gain de temps sur ce type de tâches pour en prioriser d’autres. En effet, si vous faites le choix d’avoir recours à Excel pour gérer la facturation avec vos fournisseurs, vous devez être prêt à accomplir manuellement un certain nombre de tâches, au risque de créer des erreurs de saisies ou autres. En effet, il faudra effectuer les vérifications, les corrections et toutes les autres choses de vous-même. Une fausse manipulation de votre part peut facilement conduire à une erreur et vous pourrez être amené à croire que la facture du fournisseur a des problèmes ou n’est pas conforme. La détection d’erreurs de saisie peut ensuite se révéler une mission impossible.

Aussi, avec Excel, vous devez répéter les mêmes étapes de vérification non seulement à la fin de chaque mois, mais aussi pour chacun des fournisseurs. Cela peut rapidement devenir fastidieux et constituer un long temps de traitement sans réelle valeur ajoutée.

Quitter donc Excel pour un logiciel de gestion des achats comme Weproc permet d’éviter ce casse-tête chinois.

Le suivi de la trésorerie

Un autre désavantage d’Excel est qu’il ne permet pas de faire un suivi optimal de la trésorerie. Si vous l’utilisez pour gérer vos factures fournisseurs, vous allez très vite vous rendre compte des difficultés relatives à la trésorerie. En premier lieu, il faudra éditer manuellement chaque facture et vérifier toujours de façon manuelle si elle est réglée ou non afin de faire un bilan au niveau de la trésorerie. Cela peut se révéler très vite ennuyeux. Avec un SRM, au contraire, toutes ces étapes sont automatisées et il suffit de quelques clics pour suivre en temps réel toutes les données et vous assurer de la situation des factures fournisseurs en lien avec votre trésorerie. Vous êtes ainsi capable de visualiser simplement tous les flux financiers qui sortent de votre entreprise vers vos fournisseurs grâce aux tableaux de bord mis à jour automatiquement.

Évitez les problèmes liés à la comptabilité fournisseurs

Les services de comptabilité, qu’ils soient internes ou externes, travaillent presque toujours avec des logiciels spécialisés. Ce logiciel ne s’accorde pas toujours de façon harmonieuse avec les feuilles de calculs Excel. Ainsi, même si vous faites peu de cas des deux inconvénients que nous venons de mentionner et que vous gérez les factures fournisseurs avec Excel, les chances que des problèmes surgissent avec la comptabilité sont grandes. Les SRM par contre s’intègrent parfaitement avec les solutions de logiciels comptables. Ce qui vous permettra de gagner en temps et en efficacité.

Éviter les problèmes techniques

Si vous faites le choix d’utiliser Excel pour le traitement des factures fournisseurs, cela veut dire que vous allez enregistrer les factures en question directement sur votre ordinateur ou encore les mettre dans un dossier que vous sauvegardez ensuite sur une plateforme comme Google Drive. Mais les chances que la facture soit au final enregistrée dans le mauvais dossier ou que vous confondez son emplacement sont grandes. Dans de tels cas et surtout si le nom de la facture a été modifié à votre niveau, vous n’avez pas d’autres choix que de reprendre tout le processus de gestion. Dans d’autres cas, cette situation peut même vous conduire à ne pas honorer vos engagements à temps, ce qui peut constituer un manquement grave au terme du contrat qui vous lie aux fournisseurs. De plus, votre ordinateur peut subir un problème qui vous empêche d’accéder à vos fichiers et engendrer des retards de paiement par exemple.

Pour vous mettre à l’abri de tous ces évènements imprévisibles, il est préférable de faire le choix d’un SRM. Ces logiciels permettent de gérer toutes les factures électroniques et de les garder au même endroit.

Le manque de précision

Excel n’est pas un logiciel aussi précis qu’on le pense et plus la facture que vous souhaitez traiter contient des données, plus la tâche peut rapidement se révéler compliquée. En effet, le logiciel développé par le géant Microsoft a pour habitude d’arrondir les chiffres élevés, ce qui peut rapidement conduire à des erreurs dans le résultat final. Vous pouvez ainsi avoir très facilement l’impression que les chiffres communiqués par le fournisseur sont faux. Une telle incompréhension est susceptible de donner naissance à des conflits. À côté de ce désavantage, il faut aussi noter qu’Excel peut devenir très lent lorsque la facture contient beaucoup d’informations. Les délais de traitement s’y trouvent rallongés et rendent le traitement des factures fournisseurs moins efficace.

Pour toutes ces raisons, il est préférable de faire confiance à un SRM pour une bonne gestion des achats. Avec l’essor des outils numériques, il est important de transformer la gestion des factures fournisseurs en axe stratégique et ce, pour de meilleurs rendements. Excel est un bon outil mais limité dans ses fonctionnalités. Comme la collaboration entre les différents acteurs est de plus en plus présente dans le fonctionnement des entreprises, il est intéressant d’opter pour un SRM. Cela peut grandement  faciliter le service comptabilité d’une entreprise dans le traitement des factures par exemple.

Choisir un SRM pour la gestion des factures fournisseurs

Les SRM sont des logiciels spécialisés qui vous permettent de gérer votre relation avec vos fournisseurs. Ils intègrent un certain nombre de fonctionnalités pour permettre aux entreprises de trouver le meilleur fournisseur selon leurs besoins. Ces outils permettent aussi de prévenir les conflits qui peuvent survenir entre entreprises et fournisseurs en prenant en compte tous les aspects relatifs à la gestion des factures et des paiements. Avec les SRM, la plupart des tâches relatives à la gestion des factures aussi bien du côté des fournisseurs que de celui des entreprises sont automatisées. Les avantages de payer ses factures fournisseurs sur un logiciel de gestion des achats sont donc nombreux. Il faut néanmoins savoir choisir son SRM. Certains paramètres peuvent vous aider :

• La structure de votre entreprise : si votre structure est petite, vous n’avez sûrement pas les mêmes soucis qu’une grande structure. Weproc propose ainsi un outil adapté aux petites et moyennes structures.
• Le prix : certains SRM sont gratuits tandis que d’autres coûtent des centaines, voire des milliers d’euros. Le choix final dépendra donc de votre budget. Il est important à ce niveau de ne pas se presser et d’effectuer les vérifications nécessaires.
• La compatibilité : votre SRM doit aussi être compatible avec les autres logiciels que vous utilisez déjà, notamment ceux qui se chargent de la comptabilité. Il est d’ailleurs utile de contacter ce service avant de prendre une décision finale.

Une bonne gestion de factures passe par une gestion centralisée qui permet d’avoir une visibilité complète sur toutes les informations utiles. Fini le traitement manuel des factures et place à la dématérialisation des factures sous un logiciel de gestion des achats qui offre la possibilité d’optimiser le processus de traitement, de façon automatisée. Petites entreprises et celles à plus grande échelle ont choisi la solution de dématérialisation des factures fournisseurs pour un meilleur traitement des factures et un suivi de paiement des factures fournisseurs électroniquement.

Exemple de facture dématérialisée sur le logiciel Weproc.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.