Gestion des fournisseurs : tout ce qu’il faut savoir

La gestion des fournisseurs est un des éléments les plus importants pour assurer la performance d’une entreprise. Qu’ils soient prestataires de services ou distributeurs de marchandises, ils doivent faire l’objet d’une gestion saine. De plus, l’évolution perpétuelle du marché exige une attention permanente sur ces-derniers. Établir des bonnes relations fournisseurs est essentiel dans la conduite d’une activité professionnelle. En effet, les fournisseurs sont des parties prenantes de votre développement et il faut les voir comme des partenaires. Pour administrer votre base de données fournisseurs,  il est aujourd’hui plus pratique de recourir à des outils numériques en mesure de centraliser la gestion des fournisseurs. Il existe d’autres astuces pour parfaire vos relations fournisseurs et mener à bien votre développement. Cet article recense tout ce dont vous avez besoin de connaître pour gérer vos fournisseurs.

Définir les critères de choix des fournisseurs 

Tout d’abord, quelles que soient les activités effectuées par l’entreprise, celle-ci doit toujours avoir à disposition un référentiel fournisseurs fiable. La chaîne d’approvisionnement en dépend directement. Dans une logique de prévention des risques, il est en effet préférable d’avoir différents fournisseurs à disposition pour assurer un flux de marchandises ou se prémunir des risques financiers. C’est pourquoi il est primordial de s’entourer des bons fournisseurs sur lesquels vous pouvez compter.

Cela permet également une meilleure maîtrise de la gestion des commandes. Chaque entreprise doit établir des critères de choix pertinents pour sélectionner ses fournisseurs stratégiques. En 2023, il s’agit principalement de :

• Le positionnement stratégique du fournisseur au sein de l’entreprise.
• Les antécédents de chaque fournisseur dans son secteur d’activité.
• Les références de produits et services afin de garantir une qualité.
• La rentabilité prévisionnelle par rapport au prix d’achat.
• Les conditions de paiement.

Certains critères peuvent évoluer et fluctuer dans le temps. Le plus important est de comprendre les risques stratégiques pour votre entreprise et d’évaluer en retour la position occupée par ces fournisseurs. Il ne faut pas hésiter à imposer des critères minutieux propres à votre philosophie d’entreprise. En effet, ils garantissent la base d’une bonne relation de confiance avec les fournisseurs dans le but de participer à la croissance de l’entreprise.

Centraliser la gestion des fournisseurs

La dématérialisation de tout ce qui est en rapport avec la gestion fournisseurs est de plus en plus pratiquée avec le temps. Elle facilite la centralisation des données fournisseurs et représente un avantage, car elle contribue directement à la gestion des performances de l’entreprise. Grâce à l’évolution des solutions de gestion, une part croissante de petites et moyennes entreprises (PME) tendent vers la centralisation de la gestion fournisseurs.

Cette pratique de plus en plus courante procure de nombreux avantages. D’abord, elle permet d’avoir une visibilité en temps réel sur les processus de gestion ce qui facilite la maîtrise des risques fournisseurs. De plus, la centralisation de la gestion des relations fournisseurs accroît la productivité des équipes. Avoir accès rapidement à une information fournisseur est aujourd’hui un enjeu dans le monde dans lequel nous vivons.

Enfin, l’audit fournisseur est beaucoup plus facile à mettre en place avec un outil de gestion qui réalise des opérations automatiques et historise les mouvements. Cela permet aussi de réduire les coûts et le temps dépensés dans la passation des commandes ainsi que dans la gestion des factures fournisseurs. Avec un logiciel de gestion des achats, la centralisation des commandes est induite. Il est alors plus facile de vérifier régulièrement la situation de l’entreprise en temps réel et de maîtriser son chiffre d’affaires achats.

Disposer d’un logiciel de gestion des achats

La gestion des achats peut également nécessiter beaucoup de moyens et de ressources pour son traitement. En effet, c’est une fonction administrative qui abrite en son cœur de gestion des tâches chronophages, mais automatisables. Or, la productivité est enjeu aujourd’hui pour de nombreuses entreprises. Par exemple un processus d’achats optimisé et digitalisé permet de mesurer des flux et de limiter les risques opérationnels.

Recourir à un logiciel de gestion des achats est l’une des tendances en 2023. Quoi de mieux qu’une application de gestion connectée à un système ERP pour effectuer à distance des tâches nécessaires dont la situation ralentit les possibilités d’exécution physique ? La relation avec les fournisseurs peut toujours être maintenue intacte malgré les crises subies par l’entreprise. Grâce à un outil de gestion des achats, il est également plus aisé de contrôler les dépenses au moyen de la validation des achats au sein de chaque service dans l’entreprise. Il en est de même pour les délais de livraison. Un bon logiciel achats permet de mesurer les retards de livraison et de fournir un rapport global sur une période pour évaluer les fournisseurs. En effet, il n’existe pas d’outils d’évaluation des risques sans retraitement nécessaire de données. Or certains logiciels d’achats ont des outils d’évaluation intégrés à leurs modules de gestion. Grâce à cela, il est possible vérifier en temps réel la régularité du processus d’achats ainsi que le contrôle de la chaîne d’approvisionnement.

Il existe des logiciels gratuits permettant aux TPE et PME de s’essayer à la maîtrise de leur gestion des fournisseurs. Pour ces entreprises, la gestion de la chaîne logistique n’est pas toujours facile parce que nombre de fournisseurs et de partenaires interagissent. Et c’est à travers ces outils d’automatisation et de centralisation des données que la continuité des activités est assurée. S’entour d’une solution de gestion efficace et idéalement connectée à votre système ERP facilite la gestion d’une entreprise. Et votre boite mails sera déchargée d’un certain flux difficile à suivre.

Traitement optimal des factures 

Le traitement des factures est également un enjeu de ces dernières années. En effet, le respect des délais de paiement n’est pas toujours évident à tenir. Non pas dans une logique de trésorerie, mais plutôt de lourdeur de traitement. Lorsque l’information n’est pas centralisée, et que le rapprochement du bon de commande avec la facture est long, alors mécaniquement les délais de paiement fournisseur s’allongent.

Or il en va de la gestion des risques. Les risques fournisseurs tout d’abord, car ce type de phénomène peut créer une réaction en cascade de retards de paiement. C’est pourquoi les marchés publics aujourd’hui, principaux donneurs d’ordre, doivent payer une partie de la somme en amont de la livraison. Les risques contractuels également. Si jamais la relation fournisseur est régie par un contrat, et que les conditions de paiement ne sont pas respectées, alors ce dernier peut être remis en cause. Enfin, des risques financiers sont possible. Au-delà d’une défaillance systémique expliquée ci-avant, la loi a renforcé son arsenal juridique et sanctionne les retards de paiement. En plus d’une amende donc, il existe un risque d’atteinte à votre image et vos relations futures puisque les sanctions prises par la DGCCRF sont visibles publiquement.

Aujourd’hui, grâce à l’accessibilité des outils de gestion des fournisseurs, il est beaucoup plus facile de maîtriser ces traitements. Par la dématérialisation, les factures prennent une forme électronique et ne représentent plus autant de travail à assurer dans un délai serré. En effet, l’envoi et la réception des factures peuvent prendre beaucoup de temps et engendrer des frais, mais leur traitement n’est plus aussi compliqué avec un logiciel de gestion des factures fournisseurs. Pour pouvoir réaliser des opérations automatiques avec les factures, travailler avec des fournisseurs qui adoptent le même principe de gestion est essentiel. De cette manière, le traitement sera réellement optimisé et il n’y aura pas de retards ni d’impayés à craindre.

Pour les entreprises qui traitent encore les factures de façon manuelle, beaucoup de temps, d’énergie et d’argent sont mis en œuvre. La dématérialisation permet de faire des économies considérables.

À l’heure où les techniques d’automatisation et de digitalisation sont de plus en plus évoluées, la gestion des fournisseurs doit être optimale et tournée dans ce sens. C’est pour cela que Weproc vous offre l’opportunité de travailler avec des outils de gestion fournisseurs innovants. Viser la préservation de la relation avec les fournisseurs de façon à ce qu’elle reste la meilleure possible. Alors votre entreprise saura évoluer dans la bonne direction.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.