Les avantages d’un processus achats bien maitrisé

Découvrez les avantages d'un processus achats bien maîtrisé

Mis à jour le 25 juillet 2023

Le processus achat est l’ensemble des opérations qui permettent à l’entreprise d’acquérir des biens ou des services nécessaires aux besoins de son activité. On l’a vu, chaque étape de ce processus nécessite une méthode dont l’application vient appuyer la prise de décision des acteurs concernés avec des avantages précieux dans cette éternelle course face à la concurrence.

Qu’est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats revêt une importance capitale au sein d’une entreprise, que ce soit pour répondre aux besoins d’achats liés à des projets spécifiques ou pour des achats ponctuels.

Le processus de gestion des achats implique l’acquisition de biens, de matières premières et de services auprès d’organisations externes. Cette démarche met en interaction deux acteurs clés : l’acheteur et le fournisseur.

L’acheteur évalue attentivement les besoins en matière d’achats pour le projet ou d’autres opérations internes de l’entreprise. Par la suite, il recherche des fournisseurs appropriés et compétents en mesure de satisfaire ces besoins spécifiques.

Ainsi, la gestion des achats se traduit par une relation acheteur-fournisseur qui se doit d’être solide. Étant donné qu’il s’agit de deux entités légales distinctes, elles n’ont pas de contrôle direct l’une sur l’autre.

Pendant le processus achats, l’acheteur et le fournisseur ont des attentes mutuelles, et chacun a des responsabilités et des obligations à respecter. Pour protéger les droits des deux parties, il est courant de recourir à un contrat ou un accord juridique. Ce contrat définit le cadre détaillant les besoins de l’acheteur, les responsabilités de chaque partie et les différentes modalités et conditions.

Aux vues du fait que deux entreprise différentes collaborent ensemble, et que le contrat lie les deux parties, il y a une forte dimension juridique tout au long du processus. Ainsi, la gestion des achats doit être réalisée avec une grande rigueur. En général, elle repose sur un ensemble de processus soigneusement établis.

Il est important de souligner que la gestion des achats joue un rôle crucial dans l’optimisation des coûts, la qualité des produits et la satisfaction des clients. En effet, une approche bien orchestrée de la gestion des achats permet à l’entreprise de consolider ses relations avec les fournisseurs, de réduire les délais de livraison et d’assurer la disponibilité des matières premières essentielles à la production.

De plus, une gestion efficace des achats contribue à minimiser les risques liés aux ruptures de stock et à prévenir les éventuelles perturbations dans la chaîne d’approvisionnement.

Pour assurer le succès de la gestion des achats, il est essentiel que les équipes achats et de supply chain collaborent étroitement. Une communication transparente entre toutes les parties prenantes garantit une compréhension claire des besoins et des attentes, ce qui facilite la sélection des fournisseurs les mieux adaptés. L’utilisation de la technologie, comme un logiciel de gestion des achats, peut également améliorer l’efficacité des processus d’achat, la traçabilité des commandes et la gestion des contrats.

La gestion des achats est un aspect crucial de la réussite d’une entreprise. Elle repose sur des bases solides de collaboration, de transparence et de planification rigoureuse pour assurer une chaîne d’approvisionnement performante et répondre aux besoins de l’entreprise de manière optimale.

Une influence positive au sein de l’entreprise

Un achat en entreprise peut être long et inutilement complexe lorsqu’il est réalisé sans discipline. Plus qu’une charge de travail fastidieuse, une mauvaise connaissance du procédé impactera les rouages de votre entreprise jusque dans son système de production. C’est pourquoi la maîtrise de son processus fait l’objet de toutes les attentions dans les structures qui ont saisi son importance.

Le contrat fournisseur par exemple, défini à l’étape de la contractualisation, est un enjeu pour l’entreprise. Relation fournisseur cadrée, approvisionnement sécurisé, coûts maîtrisés. Leviers de performance, les contrats fournisseurs facilitent l’organisation de votre entreprise et contribuent à la protéger de risques éventuels.

De l’expression du besoin jusqu’au suivi des travaux, chaque étape maîtrisée du processus achat génère son lot d’externalités positives. C’est-à-dire que la situation profite à l’entreprise sans qu’elle ait à en payer le prix. L’utilisation d’un outil ou encore l’approfondissement de la connaissance de la fonction achat encouragent la diffusion de cette influence positive.
Logiciel achats Weproc

Les bénéfices d’un processus achat maîtrisé

La mise en œuvre d’une bonne procédure achat comporte de nombreux éléments bénéfiques pour votre société :

  • Gains de temps : délais de livraison contrôlés, tâches chronophages diminuées,
  • Maîtrise des risques : visibilité, anticipation, transparence, traçabilité des achats,
  • Pilotage des dépenses : visibilité des dépenses engagées, budget respecté et débloqué en fonction de l’approbation,
  • Acquisitions stratégiques : produit ou service de qualité, au meilleur prix grâce à une pluralité d’offres,
  • Organisation du travail optimisée : coopération, transparence d’informations, prises de décision facilitées,
  • Relation fournisseur renforcée : approvisionnement maîtrisé, solidité des échanges, partenariats,

Il existe autant d’avantages que de raisons d’appliquer une méthode pour ses achats en entreprise. C’est pourquoi les systèmes qui se mettent en place auraient tort de s’en priver.

Développer ses achats responsables

La maîtrise du processus achat et des relations avec les parties prenantes offre à l’entreprise, en matière d’opportunités, celle de développer ses achats responsables. Recourir ainsi à une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) représente une source d’avantages qui s’articulent autour des 3 piliers de ce concept :

  • Pilier économique : l’optimisation des systèmes de production d’une entreprise dépendent de la conduite de ses relations avec les parties prenantes. Se tourner vers des fournisseurs locaux, limiter la négociation, favoriser des transactions équitables, raccourir les délais de paiement. Autant d’exemples d’actions à mettre en place synonyme d’opportunités et, in fine, de productivité.
  • Pilier social : l’amélioration des conditions de travail via l’inclusion des salariés et l’implication au sein d’une organisation sont de véritables enjeux pour une entreprise soucieuse du bien-être de ses collaborateurs. Faire le meilleur choix pour ses achats, c’est aussi avoir la certitude de respecter les droits de l’homme en matière de sélection de ses partenaires.
  • Pilier environnemental : la préservation de l’environnement passe d’abord par l’étude des solutions à proximité. L’existence d’un fournisseur proche du lieu de votre entreprise génèrera automatiquement des délais de livraison plus courts, une réduction significative de l’empreinte CO2 et un effet positif sur l’écosystème local.

Vous l’aurez compris, les effets positifs d’un processus achat maîtrisé ne se limitent donc, pas au service concerné mais bel et bien à toute l’entreprise. Économies d’échelle, amélioration de l’organisation, impact économique, social ou environnemental. Se doter d’une procédure cadrée pour ses achats est une source de nombreux avantages pour votre entreprise. Weproc est un outil digital développé pour optimiser la gestion de vos achats, de façon simple et intuitive.

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