Les 8 signaux d’alerte d’une mauvaise gestion des achats

Que ce soit au sein d’une PME traditionnelle, ou bien d’une grande entreprise dotée de services achats, la question des risques inhérents à la gestion des achats est évidente. Son organisation, sensible, repose sur des parties prenantes indispensables avec lesquels elle doit composer pour mener à bien son activité : fournisseurs, supply chain, actifs, partenaires externes. C’est pourquoi avant d’arriver à des scénarios de contentieux ou autres qui puissent atteindre votre sécurité financière, vous devez prêter attention aux signes qui peuvent vous aider à identifier l’émergence de risques.

Après nos premiers éléments sur l’analyse des risques achats en entreprise, nous vous présentons dans cet article huit signaux d’alerte sur la bonne gestion de votre processus d’achats. Cette identification des menaces a pour but de vous fournir des objectifs qualitatifs afin d’améliorer votre performance achat.

Un rapprochement factures-commandes long

Besoin interne non identifié, absence de validation, variations de prix, écarts de quantités, article supplémentaire ou manquant.. Le rapprochement factures – bons de commandes peut être complexe et chronophage pour les services financiers de votre entreprise. Sans compter les niveaux de risques que cela peut représenter.

En effet, réduire le temps de rapprochement jusqu’à l’automatiser est un enjeu majeur pour votre entreprise tant les effets bénéfiques sont immédiats : productivité, provisions maîtrisées, gestion des risques optimisée.

C’est pourquoi vous devez favoriser la transparence au sein de votre organisation et entreprendre la dématérialisation des factures fournisseurs pour vous aider à accélérer la transmission d’informations et donc le délai de traitement du rapprochement.

L’absence d’un système de validation

L’étape de validation est indispensable au processus d’achats. Que ce soit une demande de matériel ou une demande de prestation de service, celle-ci doit être soumise à une chaine de validation qui fait partie de la procédure.

Il est admis d’accorder un budget en deçà duquel les équipes peuvent s’abstenir d’une approbation pour ainsi les responsabiliser. Mais la validation reste nécessaire pour éviter tout achat inutile, alerter sur la présence de stock ou encore inciter au regroupement d’achats (achats mutualisés) pour réaliser des économies d’échelle.

En effet le ou les approbateurs sont généralement des responsables, chargés de vérifier et d’approuver les besoins sur la base de critères prédéfinis et propres à chaque entreprise (stock, valeur, budget, nature du besoin …).

Exemple de création de workflow depuis le logiciel Weproc.

De nombreux frais de port payés

Au fil des années les fournisseurs se sont mis à proposer des formules franco de port, soit une exonération de ces-derniers. Il s’agit d’un mécanisme incitatif pour réaliser du volume sur la commande et ainsi justifier la livraison. Rien de pire en effet pour un véhicule de livraison que de partir à vide (gouffre financier et écologique) !

Si en revanche, les frais de port représentent une part non négligeable de vos achats, il est temps de se poser des questions. Vos collaborateurs ont-ils une bonne connaissance des conditions de livraison de vos fournisseurs ? Existe-t-il des fournisseurs plus compétitifs ? Devez-vous revoir votre politique de stocks ?

Méconnaissance du nombre d’achats mensuels

Il est important, dans une entreprise, de connaître le nombre d’achats ou commandes effectués et le montant dépensé dans le mois. Cette incertitude peut occulter des risques internes qui sont l’héritage de plusieurs années de mauvaises habitudes.

De manière générale, il s’agit d’un indicateur de pilotage de la fonction achats. La connaissance de ces indicateurs permet de maîtriser le processus d’achats et, in fine, d’anticiper l’émergence de risques.

Sa méconnaissance en revanche est le synonyme d’un flou sur votre gestion. Et donc le signal que vous passez très probablement à côté d’opportunités pour votre entreprise.

L’absence de contrat fournisseur

L’absence de contrat ou accord dans votre entreprise avec vos fournisseurs représente un risque pour votre activité. En effet, si vous êtes habitué à travailler avec un fournisseur, vous êtes en mesure de négocier de meilleurs prix et ce, à de meilleures conditions. Pourquoi vous en priver ? Le contrat perfectionne votre gestion des risques car il vous permet de réaliser des économies, sécuriser un article extérieur ou un service essentiel pour votre chaine de production, et d’accélérer l’opérabilité de vos collaborateurs. De plus, c’est un signe de qualité avec vos engagements externes.

À l’inverse, une relation contractuelle imprécise peut favoriser le développement de risques dans la relation avec un fournisseur. Certaines négligences pourraient être fatales pour la stabilité d’une entreprise ! Prêtez attention aux clauses non clairement exprimées …

Exemple de négociation, création et analyse des contrats sur Weproc.

Aucune mise en concurrence

Ne pas pratiquer de mise en concurrence avec vos fournisseurs pour vos achats doit vous alerter sur une gestion des risques non optimale. En effet, comparer les prix et les prestations des entreprises qui constituent votre processus d’approvisionnement fait partie des bonnes pratiques achats.

Ainsi, demander plusieurs devis de différents fournisseurs pour vos achats, vous permet de profiter d’opportunités stratégiques pour votre activité. Arguments de négociation, promotions spontanées, nouvelles offres de produits ou services, mise à jour du panel fournisseur…

Êtes-vous sûr de votre manière d’acheter ? Réalisez un audit spontané rapide : sélectionnez un dossier achat au hasard et vérifiez si plusieurs devis fournisseurs y figurent. S’il n’y en a pas, faites une recherche rapide sur le produit en question et mesurez les écarts. Faites une observation des variations et jugez des nouvelles opportunités !

Exemple de tableau comparatif des offres sur le logiciel Weproc

Des délais de paiement fournisseur

Payer à temps vos fournisseurs et assurer vos engagements externes est l’un des indicateurs majeurs qui doit faire l’objet d’une surveillance à minima mensuelle sur vos tableaux de bord. D’une part car il s’agit de se conformer au respect des règlementations, d’autre part car il fait partie des facteurs susceptibles d’alerter sur des dysfonctionnements internes.

En effet, le retard de paiement peut être le résultat de mauvaises provisions. Ce qui signifie que vous n’avez pas une vision claire de vos engagements externes. La performance achat est directement liée à la solidité des informations de votre organisation. Et cet indicateur est un des objectifs stratégiques sur lequel vous devez veiller lors de l’évaluation des risques de votre entreprise.

Il peut se révéler problématique selon le taux de dépendance de vos fournisseurs et représenter des risques économiques non négligeables. Il constitue souvent une priorité des directions achats qui ont un rôle essentiel dans l’intégrité de l’environnement de leurs parties prenantes.

Une facture mensuelle qui regroupe une multitude de commandes

Cela peut paraître être un avantage de prime abord. C’en est un en réalité que pour votre fournisseur qui opère ici une réduction des coûts. Pour vous, en revanche, une facture qui regroupe plusieurs commandes peut cacher certaines problématiques.

En effet, le processus de passation de commande mis bout à bout coûte en moyenne 100 euros. Ainsi, répéter des achats auprès d’un même fournisseur sur une courte période est un type de risque dont votre entreprise peut se passer.

Anticiper et regrouper vos achats est une des bonnes pratiques qui permet d’optimiser leur gestion avec les bénéfices suivants : alléger votre supply chain, économies d’échelles ou encore réduire les risques financiers. Moins de commandes signifie moins de frais de port, une maîtrise des dépenses et in fine une accélération du traitement administratif de votre processus d’achats.

Voici pour conclure des signaux d’alerte pour vous aider à identifier et analyser des risques au sein de votre processus d’achats. Pour améliorer celui-ci et votre performance achat, favorisez la transparence de vos opérations et munissez-vous d’outils pour améliorer la coopération de vos collaborateurs. Que vous ayez une fonction achat ou non, des solutions existent pour perfectionner votre processus d’achats.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.