L’expression du besoin : clé d’un bon processus achats

Mis à jour le 19 février 2024

Parmi les méthodes de travail pour être efficace en entreprise, une expression du besoin réussie fait assurément partie des meilleures. Ce travail aboutit à une définition des critères et des spécifications techniques qui définissent un cahier des charges qui sera communiqué aux fournisseurs. C’est la première étape du processus achat d’une entreprise et la plus importante. En effet, un besoin bien exprimé, c’est un achat bien réalisé ! Et nous allons vous présenter les contours d’une bonne méthode pour y parvenir efficacement.

Identifier le besoin

Avant d’être exprimé, le besoin doit être identifié. Tous les collaborateurs d’une entreprise peuvent en être à l’origine, c’est pourquoi une communication efficace entre les différents services est indispensable.

Une demande d’achat doit alors être transmise à l’acheteur, ou à la personne de l’entreprise en charge des achats. Souvent exprimée de manière informelle, digitaliser une demande d’achat fiabilise votre processus car elle offre un support de travail à cette personne qui sera titulaire du marché.

Exemple de création de demande d’achats depuis le logiciel Weproc

Définir le juste besoin

Dans cette demande d’achat, le maximum d’éléments utiles à la bonne compréhension du besoin de l’utilisateur final doit être mentionné. Du processus de production jusqu’à la chaîne de direction, les ressources humaines qui composent l’organisation d’une entreprise ont une vision de leur métier et des expressions caractéristiques qui leur sont propres. C’est pourquoi il est important de préciser du mieux que possible les spécifications techniques ou fonctionnelles à prendre en considération pour la suite du processus achat.

C’est aussi le moment de procurer des informations annexes à l’acheteur afin qu’il puisse appréhender le besoin de la bonne manière :

• Recommandation de fournisseurs,
• Date de livraison souhaitée,
• Service de l’entreprise,
• Matériel concerné (immatriculation, référence, évènement…),
• Prix / budget.

Exemple de rédaction de CDC depuis le logiciel Weproc

Partager pour mieux acheter

Avant de foncer tête baissée vers un achat, solliciter ses collaborateurs est une source d’amélioration du processus achat de votre entreprise. En effet, proposer cette transparence et inviter d’autres membres de l’organisation à prendre part à un achat représente des avantages.

• Ce petit comité de pilotage permet aux participants d’ajouter du volume à l’achat ou à la commande et de réaliser des économies d’échelle non négligeables :
• Avantage dans la négociation,
• Réduction des frais de port,
• Optimisation de la charge de travail (l’achat est réalisé une seule fois plutôt que x fois)
• C’est aussi l’opportunité de faire émerger une ressource interne qui peut convenir au besoin exprimé. Ne pas recourir à l’achat afin d’optimiser la gestion des stocks est une bonne alternative.

Informer l’acheteur ou le responsable de l’achat

Une fois les informations récoltées et le besoin bien exprimé, la demande d’achat doit être communiquée à la bonne personne. Il peut s’agir d’un acheteur qui évolue au sein d’un service achat comme c’est le cas dans les grandes entreprises, ou bien la personne responsable de passer des achats ou des commandes dans une plus petite structure. Intégrer ce type d’interlocuteur dans la préparation de votre besoin est indispensable. En effet, il connait les rouages de l’entreprise avec notamment l’existence de marchés fournisseurs.

Ce paramètre est essentiel comme au sein des collectivités territoriales qui opèrent via des marchés publics. Il existe potentiellement un marché en cours avec un titulaire du marché déjà présent et donc l’obligation de travailler avec. Cela se retrouve également dans le privé sous un format moins strict mais tout aussi important : administration de la relation fournisseur, vision et exécution du marché, gestion des risques et maîtrise des dépenses.

L’acheteur ou le prescripteur endosse cette fonction de référent des bonnes méthodes de travail. Son rôle central au sein de l’entreprise garantit le bon déroulement du processus achat. Il saura alors définir les bons critères d’évaluation des fournisseurs, effectuer un sourcing si besoin, ou encore juger si l’achat est réalisable ou non. Sa vision tournée vers les résultats de l’entreprise en termes d’engagement (RSE – Responsabilité Sociétale en Entreprise), de rentabilité et d’image, impose de fait son implication dans l’expression du besoin.

Définir le bon circuit de validation

Acheter en entreprise exige une responsabilité. Impliquer plusieurs décideurs permet de partager cette responsabilité. Il faut néanmoins veiller à identifier les bonnes personnes car un achat peut être plus ou moins gourmand en ressources humaines selon sa complexité comme acheter des prestations intellectuelles. Le circuit de validation d’une demande achat passe forcément par une étape de signature, qui fait office de validation (budget / critères de recherches / relation fournisseur / marchés fournisseurs …).

Cette validation peut se faire directement par les parties prenantes internes, ou par le biais de délégations de signature, dans le cas ou les décideurs en charge de la demande ne sont pas disponibles. Cette étape de validation peut être une vraie pénibilité pour l’entreprise, si cette dernière n’utilise pas les bons outils digitaux qui facilitent la transmission d’informations (demandes / validations / signatures). Les administrations publiques ainsi que les collectivités territoriales ont ainsi, depuis fin 2018, mis en place un système de signature électronique afin de faciliter la procédure de passation des marchés publics.

Impliquer un membre du processus de production dans le circuit peut par exemple favoriser la bonne exécution du marché une fois l’achat réalisé. Un responsable veillera davantage au budget et au respect des engagements pris en amont via les groupes de travail. L’acheteur connaitra les bons critères d’évaluation des fournisseurs et sera force de proposition dans ce circuit. Cela est l’adage au sein des grandes entreprises car il existe une multitude de collaborateurs qui peuvent être impliqués dans le processus de validation notamment si un comité de pilotage a été constitué en amont. Mais les plus petites structures doivent aussi veiller à informer leur direction de la préparation d’un achat car, bien souvent, le gérant d’une entreprise assure toutes ces fonctions à lui seul.

Exemple de création de Workflow depuis le logiciel Weproc

Nos conseils pour bien exprimer vos besoins

Savoir exprimer ses besoins de manière claire et précise est une compétence essentielle dans le monde des achats. Que vous soyez en train de négocier un contrat, de planifier un projet ou de définir les objectifs de votre équipe, une bonne expression de vos besoins peut faire la différence !

Former ses équipes

Pour qu’un employé puisse exprimer correctement ses besoins, il doit être formé à identifier et à articuler ces besoins de manière précise. Cela peut être réalisé par le biais de formations internes ou externes, de séminaires ou d’ateliers.

Ces formations peuvent couvrir des sujets assez larges tels que la communication, la gestion de projet, ou l’utilisation d’outils et de systèmes spécifiques. De plus, la formation continue permet aux employés de rester à jour sur les dernières tendances et pratiques dans leur domaine, ce qui peut les aider à exprimer leurs besoins de manière plus précise et pertinente.

Utiliser la technologie pour faciliter l’expression du besoin

Le numérique a apporté une multitude d’outils qui peuvent faciliter l’expression du besoin. Parmi eux, les logiciels de gestion de projet peuvent aider à recueillir et à organiser les besoins de manière structurée et systématique. De plus, les plateformes de collaboration en ligne peuvent faciliter la communication des besoins entre les différentes parties prenantes d’un projet.

L’utilisation de ces outils peut non seulement rendre le processus d’expression du besoin plus efficace, mais aussi plus précis et transparent. Il est ainsi important pour les entreprises d’intégrer ces outils technologiques dans leur processus d’expression du besoin.

Pour conclure, un besoin bien exprimé et bien préparé est la clé d’un processus achat réussi. Une conduite du changement au sein de votre organisation, pour assurer sa bonne application, peut être orchestrée par un outil de digitalisation des achats. C’est ce que propose notre outil d’achat via l’automatisation du processus et l’approbation digitalisée, pour veiller à ce que tous vos collaborateurs y parviennent, sans contraintes.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.