Processus Achats en entreprise : les 10 étapes clés

Mis à jour le 12 février 2024

Bien que toutes les entreprises soient amenées à effectuer des achats, la grande majorité n’a pas encore adopté de processus achat pour leur activité. Axe stratégique, voire indispensable pour optimiser la productivité d’une entreprise, qu’est-ce qu’un processus achat en entreprise ?

Le processus achat d’une entreprise désigne l’ensemble des opérations qui aboutissent sur la décision d’acheter un produit ou un service nécessaire pour les besoins de son activité.

En effet, si les entreprises ont bien un point commun, c’est celui de se doter des meilleurs fournisseurs. Une connaissance du marché et une stratégie achat maîtrisées garantissent des opportunités facteurs de rentabilité : meilleur approvisionnement, gains de productivité, amélioration des marges.

Ainsi, nous avons identifié pour vous les principaux leviers à actionner pour y parvenir avec les 10 étapes du processus achat indispensables pour une entreprise.

Qu’est-ce que le processus achats ?

Le processus achats d’une entreprise est le processus qui consiste à trouver et à acquérir tous les biens, services et travaux dont une entreprise a besoin pour fonctionner et atteindre ses objectifs.

En d’autres termes, le processus d’achats commence par l’identification d’un besoin, la recherche d’un fournisseur fiable, le paiement des biens ou des services du fournisseur et enfin la comptabilité.

Au cours du processus d’achats, les responsables achats doivent assurer la relation avec les fournisseurs, négocier les conditions et les contrats, vérifier les commandes reçues si nécessaire et tenir un suivi et une traçabilité fiable à chaque étape du processus, à des fins d’audit.

L’objectif final d’un processus achats optimisé est de réduire les coûts globaux en trouvant les meilleurs prix possibles et en veillant à ce que les entreprises obtiennent ce dont elles ont besoin, en temps voulu.

Bien qu’il soit propre à chaque entreprise, le processus d’achats comporte généralement plusieurs étapes décrites ci-dessous.

1. L’expression du besoin ou la rédaction du cahier des charges

Cette première étape est idéalement assurée par un acheteur ou à défaut, une personne de l’entreprise à qui la tâche a été confiée. L’expression du besoin représente la pierre angulaire sur laquelle repose l’ensemble du procédé. Un besoin mal exprimé, c’est une prestation mal délivrée.

✅ Il s’agit de récolter en détails les besoins métier, consommateurs de l’achat, et acteurs de la décision. Notre conseil est d’établir un cahier des charges pour obtenir une vision globale. Ce travail de réflexion, qui peut être mené en groupe de travail, est essentiel pour définir une expression complète du besoin.

✅ Pour cela, une communication optimale entre les différents services est nécessaire pour définir les éléments du futur achat : date de livraison, caractéristiques produit ou service, système de qualification, budget, audit interne pour mutualiser l’achat.

Enfin, l’analyse des parties prenantes est également un enjeu de cette étape pour préparer la prochaine avec l’étude du panel fournisseurs de l’entreprise.

2. La recherche de fournisseurs

Rechercher les fournisseurs qui correspondent aux besoins de son entreprise nécessite une connaissance de son marché et des fournisseurs qui le composent. Indispensable, le sourcing fournisseurs vous assure de maîtriser à bien vos achats et vous garantit une sérénité lorsqu’il faut passer à l’acte d’achat.

✅ Pour y parvenir, deux méthodes principales :

• Consulter votre panel : ceux déjà connus de votre entreprise, qui font partie intégrante de votre base de données ou de votre chaîne d’approvisionnement.
• Sourcer de nouveaux : notre conseil est d’effectuer une veille quotidienne, d’être attentif et curieux mais également d’utiliser des retours d’expérience ou encore des solutions de type sourcing.

✅ Ainsi, la tenue d’un panel fournisseurs au sein de votre entreprise doit faire l’objet d’une attention particulière. Son entretien et son évaluation vous permet de garder une vision globale du marché, stratégique pour vos besoins.

Une fois cette étape réalisée, vous pouvez retranscrire votre besoin en appel d’offres afin de le communiquer aux différents prestataires sélectionnés.

3. L’appel d’offres

Souvent associés aux marchés publics, l’appel d’offres est en réalité une procédure en plusieurs phases par laquelle l’entreprise, appelée le prescripteur, demande à plusieurs fournisseurs de lui faire une proposition commerciale.

Ainsi sans en avoir conscience, toutes les entreprises effectuent des appels d’offres. En revanche celles qui appliquent une méthode ont pris conscience de l’intérêt stratégique d’une telle procédure qui exige du temps, de l’organisation et des compétences.

✅ Par conséquent les entreprises précédemment présélectionnées sont invités à répondre à l’objet du marché exprimé dans les temps impartis. Il peut s’agir d’un produit, d’un service ou d’une prestation selon les conditions définies dans le cahier des charges.

✅ Traditionnellement, l’appel d’offres est communiqué à ces prestataires par mail ou voie postale. Ils sont invités à répondre selon une procédure fixée par le prescripteur. La révolution digitale entraîne de nouvelles opportunités qui permettent d’alléger cette procédure et de réduire les coûts.

La démarche qualité exige ensuite que les réponses soient centralisées, à un seul et même endroit, pour que la personne responsable du marché puisse analyser les offres reçues et procéder à leur évaluation.

4. L’analyse des offres

L’analyse des offres est l’étape la plus intéressante : elle consiste à examiner l’ensemble des offres réceptionnées, afin d’établir une présélection des meilleures offres.

✅ Ainsi, analyser les offres reçues nécessite une méthodologie qu’il convient d’appliquer pour procurer à l’entreprise tous les facteurs de succès pour son acquisition :

• Centraliser les offres
• Opérer une analyse multi critères en fonction de ceux définis au cours de l’expression de besoin : qualité, coûts, délais,…
• Trier les offres qui ne correspondent pas au besoin

✅ Une bonne méthode d’analyse réalisée à l’aide d’un support adapté permet de :

• Identifier les éléments constitutifs de l’offre
• Dégager les offres qui présentent un avantage compétitif pour l’entreprise
• Communiquer sur le choix final.

La sélection de l’offre repose sur une bonne analyse des offres. Il est donc important de bien réaliser cette étape avant de procéder à la sélection.

5. La sélection de l’offre

La sélection de l’offre a pour but de conserver les offres les plus intéressantes à la suite de l’analyse. Elle engage alors le choix final de l’entreprise qui doit mettre toutes les chances de son côté pour réaliser l’achat le plus stratégique possible.

✅ Cette sélection repose à la fois sur les caractéristiques définies lors de l’expression du besoin, et une grille de critères ou système de qualification,

✅ L’acheteur ou la personne désignée veille au contrôle du nombre d’offres reçues. Si elles sont trop peu nombreuses, il y a lieu de revoir la demande.

La sélection de l’offre correspond au choix du partenaire avec qui vous avez décidé de collaborer. Il est alors envisageable de négocier avec ce dernier.

6. La négociation

Ne pas négocier, c’est priver son entreprise d’opportunités ! La réussite d’une négociation repose sur une préparation méticuleuse de l’entretien, afin d’obtenir à son issue le meilleur :

• Rapport qualité/prix
• Service en fonction de « son juste besoin »
• Délais de livraison

Nul besoin d’être un fin négociateur pour mener à bien cette entrevue. Pensez ainsi à :

• Identifier l’ensemble des clauses administratives et techniques à négocier
• Définir vos objectifs à atteindre selon vos priorités
• Préparez les bons arguments lors de votre entretien
• Créer une relation favorable au bon déroulement de votre collaboration.

Une négociation réussie permet d’obtenir de meilleures conditions que l’offre initiale et d’aboutir sur un consensus avec le fournisseur. Une fois cette étape finalisée, vous devez faire valider l’offre en interne, au sein de votre entreprise.

7. La validation de l’offre

Une fois la négociation finalisée, la validation de l’offre doit être soumise aux décideurs s’il y en a plusieurs, avant d’engager la contractualisation au nom de l’entreprise. Et ça peut être long, à moins que votre entreprise soit dotée d’un système d’approbation optimisé. En effet :

✅ Qu’importe le type de structure, l’entreprise doit faire valider l’offre sélectionnée par des décisionnaires. La moindre difficulté à communiquer ces décisions rajoute du délai au processus.

✅ Pourtant, cette étape est indispensable pour diviser la responsabilité et générer un consensus au sein des équipes. Mais aussi car il s’agit d’un coût pour l’entreprise et qu’il convient d’engager sa responsabilité avec intelligence avant de contractualiser avec une prestation fournisseur. Il est donc important pour vous d’optimiser l’approbation d’un achat en entreprise.

Une fois cette étape validée en interne, la contractualisation avec le prestataire peut démarrer.

8. Le contrat fournisseur

Bien définir les modalités du partenariat et respecter les conditions d’engagement définissent les bases d’une relation de confiance avec votre fournisseur.

Vous vous demandez encore comment s’accorder avec la partie prenante sur les modalités liées au produit ou au service acheté ? Rédigez un contrat qui encadre votre relation !

✅ Les démarches importantes à prendre en considération lors de la contractualisation sont :

• L’étude des CGV (conditions générales de vente) afin d’analyser les éventuels risques
• Demander des conditions strictes et propres à l’entreprise qui justifient l’établissement d’un contrat
• Délimiter le contrat dans le temps pour laisser une fenêtre ouverte à la renégociation ou la requalification du contrat

Lorsque vous vous êtes accordés sur les modalités, vous pouvez passer au paiement, qui va sceller l’accord entre le prestataire et vous.

9. Le paiement

Le paiement désigne l’acte d’achat effectué par règlement : une prestation payée vaut acceptation. Il concrétise la relation contractuelle via l’acquisition du produit ou service et garantit la confiance mutuelle des acteurs.

✅Lors d’un paiement, il faut tout de même définir certaines modalités : versement d’arrhes, paiement à la livraison, échelonnement, délai de paiement…

✅ Pour éviter des imprévus qui pourraient nuire à votre relation, vous devez trouver la meilleure formule qui convienne aux deux parties, pour assurer une trésorerie et respecter les engagements pris.

Le paiement réalisé, il vous faut veiller au respect des conditions initiales sur lesquelles vous vous êtes accordés.

10. Le suivi des travaux

La dernière étape mais pas la moindre : le suivi des travaux. Et parce que la confiance n’exclut pas le contrôle, il y a des points à respecter pour un suivi efficace afin de veiller aux risques potentiels.

En effet, en tant que consommateurs, il est important de :

✅ Suivre régulièrement les contrats réalisés et les achats liés, sous forme d’audit mensuel ou trimestriel.

✅ Fixer des jalons selon la spécificité des achats.

Ainsi, veiller aux conditions définies et encadrées par la relation contractuelle permet de préserver une bonne relation acheteurs-fournisseurs.

Pour conclure, ces dix étapes que l’on vient de détailler mettent en avant une façon de travailler rigoureuse, caractéristique de la fonction achat. Bien appliquée, cette méthode comporte de nombreux avantages pour l’entreprise qui aura mis en oeuvre un processus achats au sein de sa structure. Comme par exemple sécuriser l’approvisionnement des fournisseurs quelque soit l’étape de la procédure.

Comment améliorer mon processus achats ? 

Les PME & ETI françaises sont confrontées à de nombreux défis au quotidien, en particulier dans le domaine de la gestion des achats. Le manque de connaissances concernant l’adoption de nouvelles technologies, l’incapacité à définir les besoins en matière d’approvisionnement, le gaspillage, la gestion des risques, n’en sont que quelques-uns.

Pour qu’une entreprise fonctionne de manière optimale, il est important de trouver des solutions durables aux problèmes d’approvisionnement et d’élaborer un plan d’action qui identifie les problèmes, et de surcroît, les corrige.

Notre équipe a réuni ici même quelques-unes des étapes clés permettant d’améliorer le processus d’achats de votre PME, ou ETI.

Aligner les achats sur la stratégie globale de l’entreprise

La première étape pour améliorer le processus d’achat de votre entreprise consiste à considérer la gestion des achats comme un élément de la stratégie globale de l’entreprise et non comme une activité indépendante.

En d’autres termes, toutes les activités d’achats doivent être menées en gardant à l’esprit les objectifs finaux de l’entreprise et en concentrant leurs efforts dans cette direction.

Par exemple, si l’objectif de l’entreprise est d’optimiser les coûts de logistique et d’entreposage, votre stratégie d’approvisionnement et de logistique doit être alignée pour servir l’objectif de l’entreprise. Les équipes chargées des achats devraient trouver des fournisseurs locaux pour leurs besoins d’approvisionnement.

Cela permettra de réduire les coûts de transport, de gagner du temps pour passer les commandes et les réapprovisionner, de faire correspondre les entrées et les sorties de stock et d’optimiser l’agencement de l’entrepôt.

Pour améliorer le processus d’achat, il est donc recommandé :

• d’organiser des réunions trimestrielles pour rester en phase avec les objectifs de l’entreprise
• d’examiner les dépenses, les politiques et les compétences de la sous-traitance afin de procéder à des changements internes en fonction des besoins de l’entreprise.
• d’identifier les objectifs non alignés et d’élaborer une nouvelle stratégie

Mettre en place une gestion des risques

Chaque entreprise a des processus qui fonctionnent de manière optimale et d’autres qui doivent être améliorés. En tant que responsable des achats ou dirigeant d’une PME, un moyen simple d’améliorer l’efficacité des processus d’achat est d’identifier les processus qui nécessitent des améliorations. Vérifiez les points suivants :

• Comment les choses se passent-elles actuellement ?
• Quels sont les goulots d’étranglement (les endroits bloquants) ?
• Qu’est-ce qui fonctionne bien ?
• Quelles sont les étapes qui prennent le plus de temps et donnent le moins de résultats ?
• Comment automatiser ces étapes qui ralentissent le processus ?
• Quelles sont les dépenses et où faire des économies ?
• Quel est l’impact sur l’entreprise ?

Par exemple, si vos fournisseurs sont souvent en retard pour livrer vos commandes, envisagez de trouver de nouveaux fournisseurs dont les délais de livraison sont plus courts. Cette partie est importante afin d’anticiper les problèmes, et faire en sorte que votre entreprise ne soit pas prise de cours par un quelconque risque concernant le processus mis en place en interne.

En bref, vérifiez les processus existants afin de déceler les problèmes et de mettre en œuvre les changements nécessaires pour les améliorer.

Définir une stratégie d’achats

Le sourcing est un élément clé de l’approvisionnement, et sans une stratégie de sourcing efficace, il est difficile d’améliorer le processus d’achats.

L’objectif de l’achat stratégique doit être de permettre aux entreprises de s’approvisionner en produits de qualité qui offrent une valeur ajoutée.

En fonction du mode de fonctionnement de votre entreprise, le sourcing peut comprendre : la compilation des exigences de la demande, la budgétisation, la collecte de données, l’identification et l’analyse des fournisseurs, la négociation avec les fournisseurs et l’élaboration d’appels d’offres. Dans l’idéal, il devrait également comprendre l’évaluation et l’amélioration des fournisseurs.

Une fois encore, votre stratégie de sourcing doit être alignée sur les objectifs de votre entreprise et y contribuer. Par exemple, si l’objectif de l’entreprise est de vendre des produits de qualité supérieure, il est nécessaire de trouver et de collaborer avec des fournisseurs certifiés niveau qualité (ISO, etc…).

En résumé, la planification et la documentation d’une stratégie d’achat constituent une étape clé de l’amélioration des processus. Elle vous permettra de comprendre les enjeux de performance de la gestion de vos achats et de trouver une solution plus efficace.

Établir un processus de sélection des fournisseurs

La sélection de bons fournisseurs pour votre entreprise peut avoir un impact sur sa réussite globale. Il est important de planifier votre programme de sélection des fournisseurs et des vendeurs afin d’améliorer le processus d’achats.

Cela vous permettra également, en tant que PME, de gagner du temps, de rationaliser la sélection des fournisseurs et d’assurer la conformité de votre entreprise. Les lignes directrices du processus d’achat permettent également d’éliminer les erreurs et les inefficacités, d’apporter de la transparence et de faire de la sélection des fournisseurs un processus équitable et fiable.

Par exemple, un processus de sélection des fournisseurs pour les achats de PME & ETI peut comporter les étapes suivantes :

• Constituer une base de données centralisée de fournisseurs avec des informations sur les personnes de contact, les prix, les produits disponibles, les charges et les frais, la fréquence des commandes, etc.
• Examiner régulièrement les performances des fournisseurs – ajouter/supprimer des fournisseurs de votre panel fournisseurs en fonction des conditions contractuelles et des performances.
• Maintenir la pratique consistant à identifier de nouveaux fournisseurs en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise et du marché (par exemple, trouver des fournisseurs locaux pour soutenir le développement local).
• Définir des processus d’évaluation, de sélection et d’intégration des fournisseurs.

Bien que ce processus puisse être long et décourageant, c’est aussi le moyen le plus fiable de rationaliser les processus d’achats et de les rendre transparents.

Trouver les bons fournisseurs pour votre entreprise peut s’avérer difficile. Et pourtant, c’est essentiel pour la production. 

Dématérialiser les échanges et automatiser le processus

Il est impossible d’améliorer l’efficacité des politiques et des procédures d’achat sans adopter les nouvelles technologies pour cadrer, digitaliser et automatiser les processus internes. Aujourd’hui, de nombreux logiciels sont disponibles sur le marché pour rationaliser les processus d’achat (comme Weproc). Il existe des outils pour la gestion des fournisseurs, la réception de factures fournisseurs, l’automatisation des circuits de validations, et bien d’autres encore, que les services d’achats peuvent exploiter.

Après le revers causé par la pandémie, la plupart des entreprises, grandes et petites, ont dû intégrer l’utilisation d’outils dans leurs processus. Dans le domaine des achats, l’adoption d’outils a permis la transparence des processus, la disponibilité des données, l’automatisation des flux de travail, le traitement des factures fournisseurs, etc.

Si votre stratégie d’achats n’implique pas l’adoption d’outils, il est temps de changer et d’améliorer l’efficacité dans l’accomplissement de tâches complexes et la productivité de votre entreprise.

Sensibiliser et former les parties prenantes concernées

Lorsque vous décidez de mettre en place un nouveau logiciel et ainsi modifier vos processus, il est impératif que toutes les parties prenantes soient alignées. L’incapacité à communiquer de manière cohérente avec toutes les parties prenantes et à partager les mises à jour constitue un obstacle courant à la modification des processus.

Voici quelques-unes des mesures que vous pouvez prendre pour améliorer les processus d’approvisionnement des entreprises :

• Envoyer des mises à jour régulières aux équipes internes et externes à propos des dernières tendances du marché, les mises à jour commerciales de votre entreprise, l’adoption de nouvelles technologies, etc.
• Communiquer régulièrement avec les fournisseurs pour discuter des projets en cours, des défis, des conditions de paiement, répondre aux attentes, partager des informations, etc.
• Mettre en place des sessions de formation concernant les nouveaux outils mis en place,
• Une stratégie bien définie pour l’approvisionnement en matières premières reconnaîtra la nécessité d’une mise à niveau régulière des compétences.

La mise en place et le suivi d’indicateurs de performance

Les indicateurs clés de performance des achats sont des outils de mesure de la performance utilisés pour suivre la gestion des achats. Ils constituent un élément important de la création de valeur pour la croissance de l’organisation, car le service achats les utilise pour mesurer et rendre compte de la quantité, de la qualité, du coût, du calendrier, de l’approvisionnement et de la compétitivité de ses opérations.

Les indicateurs clés de performance (KPI) vous permettront de suivre en direct la performance de la stratégie d’achat, et ainsi mettre en avant les points sensibles à retravailler, ou bien les opportunités de gains à maximiser.

Les achats étant à la frontière entre la gestion d’entreprise et la logistique de la chaîne d’approvisionnement, ils offrent la possibilité d’améliorer la réduction des coûts grâce à la collecte de données sur les indicateurs clés de performance en matière d’achats.

Mais au-delà des économies de coûts, ces indicateurs peuvent révéler les sections sous-performantes d’une entreprise, leur compétitivité par rapport à l’ensemble du marché, ainsi que leur croissance ou leur déclin. Les indicateurs clés de performance en matière d’achats convertissent les données brutes en mesures exploitables qui sont généralement classées en quatre domaines clés : 

• Qualité
• Coût
• Délais de livraison
• Économies réalisées.

Il convient toutefois de noter que chaque entreprise dispose d’indicateurs clés de performance propres à ses activités et que certains d’entre eux peuvent se situer entre ces catégories ou en dehors de cette liste, au choix.

Optimiser votre communication, interne comme externe

Le retour d’information est un processus que la plupart des entreprises ignorent, mais il s’agit d’une activité qui peut transformer l’ensemble du processus d’achat. Le retour d’information des fournisseurs, des vendeurs, des membres de l’équipe, des équipes internes et des clients est une information très importante sur le fonctionnement d’un processus – bon ou mauvais.

Il peut aider les équipes à identifier les points sensibles, les goulots d’étranglement, les centres de coûts, la rentabilité, les problèmes de qualité, etc. Ensemble, ces informations peuvent contribuer à améliorer les fonctions d’achats, à les rationaliser et à les rendre plus efficaces.

Voici quelques-unes des mesures que vous pouvez prendre pour établir un canal de communication et de retour d’information clair :

• Utiliser des outils tels que des formulaires, des questionnaires et des sondages pour clarifier le fonctionnement des systèmes actuels.
• Recueillir les remontées des équipes internes sur les performances des fournisseurs et prendre les mesures nécessaires, par exemple dispenser une formation si les outils ne sont pas utilisés, envoyer un récapitulatif de remontées si les livraisons ne sont pas conformes aux accords de niveau de service, etc.
• Définir des cycles de révision pour contrôler les nouveaux systèmes et les mettre à jour si nécessaire.
• Concevoir une politique d’achat efficace pour plus d’efficience

La gestion des achats doit être une situation gagnant-gagnant entre l’acheteur et le fournisseur. Dans la plupart des cas, les deux parties sont disposées à modifier les processus si cela a un impact positif sur les objectifs globaux de l’entreprise. Bien qu’il existe plusieurs façons d’optimiser les relations entretenues avec vos fournisseurs, il est recommandé, en tant que responsable des achats ou chef d’entreprise, d’apporter des changements en interne pour obtenir de meilleurs résultats.

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