Un SRM, qu’est-ce que c’est ?

Mis à jour le 1 mars 2024

Les fournisseurs ont aujourd’hui une importance capitale dans le développement des produits d’une entreprise et son fonctionnement propre. Ils sont les piliers de l’avantage concurrentiel de l’entreprise. Le sourcing, les négociations des conditions d’exécution des échanges, les délais de paiement et de livraison et la communication avec vos fournisseurs par exemple sont des éléments dont il est important de tenir compte dans une relation client – fournisseur.

Entretenir une bonne relation client – fournisseur et apprendre à connaître les fournisseurs avec lesquels on travaille sont indispensables pour mener des affaires fructueuses. Le Supplier Relationship Management (SRM) s’inscrit dans cette optique. Il s’agit d’un système qui permet à l’entreprise de gérer et donc d’améliorer la relation qu’elle entretient avec ses fournisseurs : amélioration de la communication et fluidité de la circulation de l’information entre les deux parties. Découvrez dans cet article ce qu’est un SRM et son rôle dans l’amélioration de la relation fournisseur.

SRM : Définition

Comme son nom l’indique, le Supplier Relationship Management (SRM) est un logiciel de gestion de relation fournisseur. Cette gestion consiste plus précisément à utiliser un certain nombre de processus et de méthodes pour améliorer le mécanisme d’approvisionnement. Elle consiste également à échanger des informations techniques, administratives ou financières avec ses partenaires pour améliorer ladite relation.

Le système du SRM se base sur les technologies nouvelles comme les outils collaboratifs ou les applications SaaS (Software as a Service). Le SRM offre à, l’entreprise, cliente d’un produit ou d’un service, les outils nécessaires pour réaliser un certain profit de ses échanges avec ses fournisseurs. Il améliore également la relation qu’elle entretient avec ces derniers.

À quoi sert un SRM ?

Parce que les fournisseurs constituent un pilier phare dans l’avantage concurrentiel d’une entreprise, il est indispensable pour toute entreprise qui souhaite se développer de bien savoir les choisir et d’entretenir de bonnes relations avec eux. Il lui est en effet important de tenir en compte des éléments comme le sourcing, les négociations des conditions d’exécution des échanges, les délais de paiement et de livraison et la communication avec les fournisseurs …

Le logiciel SRM facilite l’interaction entre l’entreprise et ses fournisseurs. Il leur permet de s’échanger des informations et donc de mieux communiquer. À cet effet, le système collecte des informations, les stocke tout en les classant soigneusement et les met continuellement à jour. Ces informations concernent les fournisseurs et les partenaires de l’entreprise. Cela permet donc à cette dernière de mieux choisir les fournisseurs de ses biens et services et de prendre de meilleures décisions.

De l’autre côté, les informations collectées par le système sur le fonctionnement de l’entreprise permettent aux fournisseurs d’adapter leurs services aux demandes et attentes de l’entreprise. Cette dernière peut dès lors choisir pour une certaine catégorie de produits ou de services, le fournisseur qui propose la prestation qui répond le plus à ses attentes. Cela va dans le sens de l’amélioration du processus d’approvisionnement, la diminution des coûts de production, l’amélioration de la qualité des produits et, in fine, la diminution du prix de vente pour attirer plus de clientèle.

Qui peut utiliser un SRM ?

Le SRM permet aux entreprises de pouvoir choisir parmi leurs fournisseurs de biens et services, ceux qui répondent au mieux à leurs attentes. Le but est d’atteindre l’objectif ultime de toute entreprise : maximiser ses revenus avec la diminution de ses coûts de production. Dans ce sens, le logiciel est plus utilisé par les services d’achats de produits de l’entreprise. Cependant, les entreprises comprennent de plus en plus que ces services sont étroitement dépendants d’autres services comme ceux de vente et de conception produit. Dès lors, les services d’achat travaillent avec ceux de ventes et de conception produit pour prédire au mieux la demande des clients, l’offre des fournisseurs et les capacités de production de la firme.

Quels sont les avantages d’un SRM ?

Les avantages qu’offre le Supplier Relationship Management sont nombreux. Le système aide en gros l’entreprise à entretenir une bonne relation avec ses partenaires fournisseurs . Au-delà donc d’un simple partage d’informations, il vous amène à communiquer avec vos fournisseurs autour d’une méthodologie et d’informations capitales, dans le but d’adapter au mieux vos deux services respectifs. Dès lors que l’élaboration de la stratégie est réalisée, le SRM vous permet :

• d’améliorer la communication avec vos différents fournisseurs ;
• d’améliorer la connaissance que vous avez des produits ou services fournis ainsi que l’avantage financier que pourrait vous apporter chacun de vos fournisseurs ;
• de partager avec vos fournisseurs votre méthodologie et votre organisation afin de négocier de meilleures conditions d’approvisionnement. Un fournisseur qui a une bonne connaissance de votre entreprise sera sans doute à même de vous offrir des services plus personnalisés et qui répondent à vos attentes ;
• de construire avec chacun de vos fournisseurs une relation d’affaires gagnante dans les deux sens et à long terme.
  

Comment fonctionne un SRM ?

Les solutions SRM définissent la gestion de la relation avec les clients en 6 étapes. Ces étapes constituent en même temps les 6 fonctionnalités que l’entreprise utilise pour profiter du logiciel.

Étape 1 : Design collaboratif

Encore désignée par « conception collaborative », cette étape consiste pour l’entreprise à définir et à renseigner dans le logiciel tout ce dont elle a besoin dans son processus de production. Il s’agira pour elle de trouver et de renseigner les réponses aux questions suivantes :

• de quoi ai-je besoin pour fabriquer mon produit ?
• quelles matières premières acheter pour minimiser mes coûts de production ?
• quels sont les délais de livraison que je peux me permettre ?
• quelles sont les caractéristiques que doivent avoir mes produits ?
• quelles sont les périodes d’affluence dans mon entreprise ?

Étape 2 : Sourcing

Il s’agit tout simplement de la détermination des fournisseurs. À cette étape, le logiciel vous aide en effet à sélectionner les fournisseurs qui remplissent le mieux les critères que vous auriez définis dans la première étape. L’algorithme du SRM trie en fait les fournisseurs disponibles en fonction des tarifs offerts, des délais de livraison et des garanties de leurs produits. Il vous affiche ensuite une liste de 3 à 4 fournisseurs qui répondent au mieux à vos critères.

Exemple de Panel Fournisseurs sur le logiciel Weproc

Étape 3 : Sélection finale

Cette étape est la plus importante du processus. C’est en effet le moment où l’entreprise choisit définitivement son fournisseur. Les fournisseurs choisis au sourcing font parvenir à l’entreprise des documents comme des demandes de devis, des propositions de prix et des informations sur l’état de l’entreprise du fournisseur. Ils postulent pour gagner le contrat. L’entreprise dispose dès lors de tout ce dont elle a besoin pour opérer le bon choix.

Étape 4 : Négociation

Cette étape consiste juste à formaliser la relation commerciale entre l’entreprise et le fournisseur choisi. Cette formalisation se fait par la signature d’un contrat établi en se basant sur les éléments de sélection du fournisseur.

Étape 5 : Approvisionnement

Il s’agit ici pour les deux parties de négocier les bases sur lesquelles elles comptent fonctionner, notamment en ce concerne les aspects logistiques lors des différentes livraisons, les modalités et modes de paiement, et le processus d’exécution de la commande.

Étape 6 : Évaluation du fournisseur

Dernière étape du processus et très souvent la plus négligée, elle consiste pour l’entreprise à analyser et à noter les performances de son fournisseur, une fois la livraison faite. Elle a également la possibilité de faire parvenir au fournisseur des propositions pour une meilleure performance pour d’autres contrats.

Une entreprise qui entretient des relations stables et fructueuses avec ses fournisseurs s’assure un bon fonctionnement de ses activités, un bon rapport qualité-prix pour ses produits et un avantage concurrentiel sans pareil. Pour y arriver, plusieurs méthodes existent et permettent aux entreprises d’entretenir de bonnes relations avec leurs fournisseurs. Les logiciels de gestion représentent un réel levier de croissance dans la relation fournisseur. C’est dans ce sens que s’inscrivent les solutions Supplier Relationship Management qui sont un outil permettant à l’entreprise de gérer les relations qu’elle entretient avec ses fournisseurs à travers le partage d’informations entre les deux parties.

Exemple d’évaluation de vos fournisseurs depuis le logiciel Weproc

Former ses équipes à l’utilisation du SRM

L’implémentation d’un système de gestion des relations avec les fournisseurs nécessite une maîtrise des processus d’achat et de la gestion des fournisseurs. C’est là que l’importance de la formation et de l’éducation entre en jeu. Par le biais d’une formation adéquate, les employés apprennent à maîtriser le SRM de manière efficace, aboutissant à une amélioration des relations avec les fournisseurs.

La formation peut couvrir plusieurs aspects du SRM, tels que l’utilisation de l’interface du système, la compréhension des différentes fonctionnalités et la manière de les utiliser pour orchestrer efficacement les relations fournisseurs. Prenez l’exemple des employés : ils peuvent être formés pour utiliser le SRM de manière à suivre les performances des fournisseurs, à gérer les contrats et les commandes, et à établir une communication constante avec les fournisseurs.

Cependant, la formation ne doit pas être un événement ponctuel. À mesure que le SRM évolue, que de nouvelles fonctionnalités sont introduites, de nouvelles formations s’imposent pour garantir que tous les utilisateurs soient à jour.

L’intégration du SRM aux autres systèmes de gestion d’entreprise

L’intégration du SRM avec d’autres systèmes de gestion peut être une étape importante pour maximiser l’efficacité des processus d’achat et de gestion des fournisseurs. En fusionnant le SRM avec des systèmes tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP), les entreprises peuvent obtenir une vision plus complète et cohérente de leurs opérations.

En intégrant le SRM à un système CRM, les entreprises peuvent aligner leurs stratégies d’achat et de vente. Les informations sur les fournisseurs disponibles dans le SRM peuvent éclairer les stratégies de vente, tandis que les informations sur les clients du CRM peuvent éclairer les décisions d’achat.

De même, l’intégration du SRM à un système ERP permet une meilleure coordination entre les différents départements de l’entreprise. Les informations sur les commandes de fournisseurs du SRM peuvent être utilisées pour éclairer la planification de la production dans l’ERP, tandis que les informations sur les stocks de l’ERP peuvent être utilisées pour éclairer les décisions d’achats dans le SRM.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.