L’e-procurement : tout savoir sur la digitalisation des achats

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La gestion des achats, pour beaucoup assimilée comme une succession de tâches administratives, bénéficie ces-dernières années d’une révolution digitale qui la propulse au rang d’allié des directions générales. En effet, la dématérialisation des achats permet une automatisation des tâches qui assure à l’entreprise l’amélioration de ses processus stratégiques. L’e-procurement est le reflet de la transformation digitale qui a vu le jour il y a quelques années et s’impose depuis comme une des nouvelles solutions de gestion de choix pour les entreprises. Prisés des directions achats, ces outils digitaux offrent des avantages indispensables aux entreprises tournées vers l’avenir. Loin d’être exclusive, la digitalisation des processus achats s’ouvre aux entreprises françaises de toutes tailles. Découvrez dans cet article les bénéfices procurés par l’octroi d’une solution digitale de e-procurement.

Le service d’e-procurement pour les professionnels

On parle de service d’e-procurement pour évoquer un procédé qui permet aux professionnels de se fournir en matériaux, produits ou même services via internet. À l’image de Amazon qui permet de réaliser ses achats personnels de manière instantanée et facilitée, ce procédé s’applique de plus en plus au domaine du B to B (Business to Business). Soit aux entreprises.

Le service d’E-procurement vous permet d’entrer en lien avec vos fournisseurs depuis une interface digitale et l’ensemble des procédures achats de votre entreprise s’administre depuis cet outil en ligne. Ce service est très pratique, notamment en cette situation de crise sanitaire qui rend les interactions avec les parties prenantes difficiles : télétravail, décentralisation des processus, risques fournisseurs… Grâce à un outil de gestion des approvisionnements en ligne, vous permettez une maîtrise des risques au sein de votre structure. Les besoins de vos clients internes sont aussitôt connus, approuvés à distance et vos relations fournisseurs maintenues.

Cela signifie que le e-procurement est un service exclusivement professionnel. La chaîne achat d’une entreprise est en effet étroitement imbriquée avec les différentes fonctions de l’entreprise. Garantir les procédures d’achats et la centralisation des données sont d’un enjeu stratégique surtout lorsque le processus d’achats est lié au processus de production. La popularisation du service d’e-procurement a apporté des changements notables dans les achats en entreprise. Par exemple, certains produits destinés aux professionnels ne peuvent s’acheter que via l’e-procurement. L’expérience utilisateur lors de la sélection des produits ainsi que l’exhaustivité d’une gamme de produits ou services permet d’aller plus loin dans la stratégie avec les contrats d’achats par exemple.
Logiciel achats Weproc

Le déroulement simplifié grâce à l’e-procurement

L’e-procurement permet de réaliser des économies sur de nombreux aspects, car il optimise l’organisation achats de l’entreprise. Il minimise le nombre d’interactions directes entre personnes grâce à l’automatisation des processus. La gestion des fournisseurs est aussi optimisée, car il est possible d’identifier rapidement les fournisseurs et leur catalogue de produits. Les collaborateurs internes sont ainsi en mesure de comparer facilement les offres fournisseurs mises à leur disposition. La commande est alors envoyée dans le circuit de validation digital, les paramètres de gestion sont analysés via le workflow de validation, la passation de la commande globale est fluidifiée. L’approvisionnement électronique achemine même la facture fournisseur jusqu’à la commande et le traitement est simplifié.

La livraison se fait de manière rapide, dès que le groupe en charge reçoit la notification qu’une commande est passée et doit être livrée. Cela est très rapide par rapport à un fournisseur physique qui impose une succession de tâches manuelles à un des représentants. Processus encore plus complexe lorsque des sous-traitants sont inclus. In fine, le taux d’erreurs est réduit. Les étapes du processus d’achat sont ainsi optimisées et les pratiques des acheteurs améliorées, car plus propices à se concentrer sur la mise en œuvre de tâches à valeurs ajoutées.

L’e-procurement pour des achats optimisés

Les achats de classe C sont bien plus pratiques pour les entreprises : tous les achats indirects comme les fournitures de bureau, équipements de protection individuelle.. Et ce, notamment grâce à la facilitation du processus au moyen de solutions logicielles à partir desquelles :

  • Bien moins de participants sont requis dans le processus d’achats,
  • La passation de la commande s’exécute en un temps record
  • Les tâches redondantes sont automatisées

La rapidité des procédures d’achats est certainement un des intérêts majeurs de l’E-procurement. Cette action fait appel à l’ensemble des tâches qu’une entreprise gère pour fonctionner convenablement. Quand elle prend trop de temps, cela peut être nuisible à l’entreprise et générer des coûts.

L’automatisation des tâches et la diminution du nombre de personnes impliquées dans le processus convergent vers un même avantage : la réduction des erreurs. Avec des logiciels, on a bien moins de chances que des erreurs apparaissent au cours du processus d’achats alors qu’une information transmise d’une personne à une autre peut être mal comprise, ce qui peut causer des soucis. Un logiciel achats assure la traçabilité et l’exhaustivité des informations.

Une meilleure gestion des dépenses

Les dépenses aussi bénéficient beaucoup d’un outil en ligne de gestion des achats. Sans passer par l’e-procurement, le budget alloué à la fonction achat d’une entreprise peut vite ne pas être respecté. L’e-procurement limite un maximum d’étapes inutiles et chronophages pour se concentrer sur l’essentiel : répondre au besoin du client interne. Cela limite par la même occasion les dépenses de processus qui en découlent.

Le manque à gagner n’est donc pas qu’un simple gain de temps. Les dépenses sont réduites d’emblée grâce à une plus grande transparence des informations. Avec le processus d’achat, il n’est pas rare de faire face à des coûts cachés dont on ne se rend pas nécessairement compte. Ici, vous avez toutes les informations cruciales sous les yeux, ce qui supprime ce risque.

L’e-procurement se présente donc comme un recours clé des entreprises qui cherchent à moderniser leur gestion des achats. Avec Weproc, digitalisez la gestion administrative de votre processus d’achats et améliorez la rentabilité de votre entreprise.

 

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