Qu’est-ce que la Factur-X ?

Mis à jour le 27 novembre 2023

Dans sa loi de finances 2020, le gouvernement français a décidé que la facture électronique deviendrait obligatoire pour les échanges entre entreprises françaises (B2B). Suite au report du texte de loi en 2023, cette transition vers la facture électronique se fera progressivement à partir du 1er septembre 2026 et s’étendra jusqu’au 1er septembre 2027, en fonction des différentes tailles d’entreprises.

Cette réforme repose sur la mise en place d’un Portail Public de Facturation (PPF) par lequel transiteront tous les flux de facturation français. Cependant, le PPF n’acceptera pas tous les types de formats de factures. Seuls les formats XML UBL, XML CII et Factur-X seront autorisés.

A noter qu’il sera possible d’utiliser d’autres formats, comme l’EDI, si vous travaillez avec une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Mais la mise en œuvre future de ce format de facture dit mixte est également liée à un contexte législatif et technologique. Dans leur lutte contre la fraude à la TVA, les pouvoirs publics mènent une politique incitative à la dématérialisation des factures. Le passage à la facture électronique s’accélère au niveau mondial : 2,5 milliards de factures interentreprises sont émises chaque année, 15% en 2019 étaient dématérialisées, contre 5% en 2015. Découvrez tous les tenants et aboutissants dans cet article !

Comprendre le format Factur-X

Factur-X est un format de facture électronique. Pour rappel, une facture électronique est une facture qui est créée, émise et reçue sous forme électronique. Un PDF seul n’est donc pas considéré comme une facture électronique.

Factur-X a été créé conjointement par la France et l’Allemagne en 2017. Ce format permet de répondre aux exigences de la norme européenne EN16931 mise en place par la Commission Européenne de normalisation (CEN). En France, c’est le Forum national de la facturation électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) et son équivalent allemand, le FeRD, qui en sont à l’origine.

Avec la France, l’Allemagne a développé le format hybride ZUGFeRD 2.1 / Factur-X pour rendre l’échange électronique de données accessible à toutes les entreprises, indépendamment de leur taille ou de leurs ressources potentielles. Cette norme combine les deux formats de facture les plus utilisés : format XML & PDF.

Grâce à la vue détaillée des informations & à la forme structurée du format de la facture, Factur-X crée une valeur ajoutée pour les fournisseurs et les émetteurs de factures. Le Forum National Français de la Facturation Electronique et des Marchés Publics (FNFE-MPE) travaille constamment à l’amélioration et à la maintenance de cette norme de facturation.

Factur-X : un mélange entre données et technologie

Mais concrètement, qu’est ce que la Factur-X ? Il s’agit d’un fichier PDF/A-3, c’est-à-dire d’un format mixte ou « hybride » qui va combiner à la fois un PDF et un format structuré. C’est-à-dire que ce format est composé de :

• d’une facture au format PDF lisible par l’homme
• d’un fichier de données structurées XML (fichier XML) contenant les détails de la facture.

La partie structurée permettra d’intégrer automatiquement la facture dans votre système de gestion, tel qu’un ERP, ou dans votre logiciel de comptabilité.

Profils de données Factur-X

Pour faciliter l’adoption et la généralisation de ce format de facture électronique, différents profils de données ont été mis en place pour s’adapter aux différentes tailles d’entreprises :

• MINIMUM : correspond à l’extraction des données d’en-tête et de pied de page par OCR. Cela correspond aux données minimales demandées par la plateforme Chorus Pro dans le cadre de la facture électronique obligatoire pour les échanges B2G en France.
• BASIC WL (Without Lines) : correspond aux données d’en-tête et de pied de page les plus utilisées par les acheteurs.
• BASIC : ajoute les données essentielles des lignes au profil BASIC WL.
• EN 16931 : comprend toutes les données listées dans la norme sémantique européenne EN16931.
• EXTENDED : correspond au profil précédent, mais prend en compte des processus commerciaux plus complexes (factures avec plusieurs lieux de livraison, conditions de paiement spécifiques, délai de paiement, modalités de paiement etc..)

Factur-X : les dates à connaître

Initialement prévue pour 2024, la facturation électronique est finalement reportée en 2026 afin de laisser plus de temps aux entreprises de préparer cette transition.

Afin que les entreprises s’adaptent à ces nouvelles obligations de facturation, un calendrier de déploiement progressif entre 2026 et 2027 a été déployé. Ainsi, la facturation électronique sera imposée :

• Le 1er septembre 2026, en réception, à l’ensemble des entreprises assujettis à la TVA.
• Le 1er septembre 2026, en transmission, mais seulement aux grandes entreprises, et aux entreprises de taille intermédiaire.
• Le 1er septembre 2027 en transmission, aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

 

 

Il est donc important d’anticiper la mise en place d’un logiciel de facturation électronique. Mais il est tout aussi important de commencer à rechercher des plateformes de stockage des factures Factur-X. Comme indiqué plus haut, il sera obligatoire de pouvoir réceptionner des Factur-X à partir du 1er septembre 2026.

Les avantages du format Factur-X

En clair, pourquoi utiliser le format Factur-X ? Le format de facture Factur-X permet un traitement automatisé de vos factures. Cela vous permet de réduire les risques d’erreurs et donc de litiges, mais aussi de réduire vos coûts administratifs liés à la gestion de la facturation. La Factur-X accélère également le processus de facturation en réduisant les délais de réception et de paiement, vous pouvez ainsi vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Avec un processus automatisé, la Factur-X minimise aussi les erreurs de saisie et autres fautes de frappe qui peuvent survenir lors d’une facturation manuelle, ce qui renforce la précision et l’intégrité de vos données de facturation.

De manière générale, vous optimisez vos coûts, sécurisez vos informations et améliorez vos relations commerciales. La Factur-X se traduit donc par une meilleure productivité et une meilleure rentabilité.

Comment faire une Factur-X ?

Pour créer une Factur-X, vous devez maintenant passer par un prestataire de dématérialisation des factures émises. Ensuite, la solution variera en fonction de vos capacités internes.

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)

Un Opérateur de Dématérialisation (OD) est une entreprise privée qui propose une plateforme pour l’émission, l’envoi et la réception de factures électroniques. Il agit comme un intermédiaire entre une entreprise et le Portail Public de Facturation (PPF) ou la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). L’Opérateur de Dématérialisation joue donc un rôle essentiel dans le processus de facturation électronique, en facilitant la gestion et la transmission des factures au format Factur-X.

Il est important de noter que tous les opérateurs offrant des services de facturation électronique ne sont pas nécessairement reconnus comme PDP par l’administration fiscale. Par conséquent, lors du choix d’un opérateur de dématérialisation, il est important de vérifier son statut et sa reconnaissance par l’administration fiscale. Weproc a justement pour ambition de devenir une OD.

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est un acteur clé dans le processus de facturation électronique. En tant que partenaire privé certifié et enregistré auprès des autorités fiscales, la PDP assure une liaison sécurisée entre les entreprises et l’État. Elle a pour mission de recevoir, de traiter et de transmettre les factures électroniques et leurs données associées (données XML pour la Factur-X).

La PDP est responsable de la conversion des documents en formats électroniques appropriés et du contrôle de leur conformité. Elle veille à ce que toutes les informations nécessaires, telles que l’identité des parties, les montants facturés et les mentions légales, soient correctes avant de les transmettre.

Dans le cadre de la nouvelle obligation de facturation électronique, la Plateforme de Dématérialisation Partenaire joue un rôle essentiel en facilitant la transmission des factures et des données entre les entreprises, le portail public de facturation et l’administration fiscale. Bien qu’aucun acteur n’ait encore été agréé en tant que PDP, les premiers devraient être connus en 2024.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation (PPF) est une plateforme mise en place par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) dans le cadre de la réforme de la facturation entre entreprises. Il s’agit d’une solution électronique sécurisée qui facilite l’échange de factures entre les entreprises et l’administration fiscale.

En tant que tiers de confiance public, le PPF assure la confidentialité et la sécurité des données échangées. Il joue un rôle crucial dans l’implémentation de la facturation électronique en France.

Le Portail Public de Facturation offre de nombreux avantages. Il simplifie les procédures de facturation en proposant une solution électronique facile d’utilisation et accessible à tous gratuitement. Il contribue également à la réduction des coûts associés à la gestion des factures papier et à la protection de l’environnement.

Le PPF sera normalement déployé à partir de juillet 2024, marquant une étape majeure dans la transition vers la facturation électronique en France.

Les portails fournisseurs comme moyen de déposer des Factur-X

Chez certains grands groupes, il existe un portail fournisseur sur lequel l’émetteur vient déposer ses factures sous forme de fichiers numériques (PDF simples ou signés, et formats d’images). EDF et les grands groupes de construction disposent tous d’intranets ouverts à leurs sous-traitants, sur lesquels ils échangent des documents, des offres, des devis, des factures, etc.

Du côté du public, Chorus Pro, développé par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’Etat), est un portail de services publics pour le dépôt de factures B2G. Ce mode de fonctionnement nécessite des contrôles d’authentification des fournisseurs et un traitement spécifique des données avant l’intégration des factures dans les systèmes comptables officiels.

Pour les autres entreprises françaises qui devront être capable de réceptionner et stocker des factures au format Factur-X, certains logiciels comme Weproc mettent à disposition un portail fournisseurs qui laisse la possibilité à tous vos fournisseurs de venir déposer directement leurs factures qui sont rapprochées des bons de commandes et stockées directement dans le logiciel, sous format Factur-X.

A qui s’adresse la Factur-x ?

La Factur-X est une norme de facturation électronique qui s’adresse à toutes les entreprises, sans distinction de taille ou de secteur d’activité. Que vous soyez une petite entreprise ou un grande groupe, la Factur-X est conçue pour répondre à vos besoins de facturation en facilitant son adoption.

L’un des principaux atouts de la Factur-X est sa flexibilité. Elle propose différents profils, allant du minimum, idéal pour les petites et moyennes entreprises (PME), à l’extended, qui offre une gamme de fonctionnalités spécifiques adaptées aux entreprises de plus grande envergure. Ces profils sont tous conformes aux normes européennes EN 16931, ce qui signifie que vous pouvez émettre des factures électroniques valides dans toute l’Union Européenne.

Comment mettre en place un système de Factur-X ?

Pour l’entreprise émettrice de la facture, la mise en œuvre du format Factur-X est simple. Elle ne nécessite aucun changement de logiciel de facturation, ni aucun investissement important.

Tout ce que l’émetteur doit faire est de continuer à éditer ses factures au format PDF avec toutes les exigences légales et commerciales habituelles requises.

Pour convertir la facture PDF en Factur-X, il faudra passer par un intermédiaire ou une plateforme dématérialisée prenant en charge la conversion du PDF au format PDF/A3. L’expéditeur, par exemple, peut opter pour un format PDF/A3 signé électroniquement avec un certificat RGS (Référence Générale de Sécurité). La facture PDF/A3 est ensuite envoyée au destinataire. L’information est enregistrée et de cette manière, l’entreprise émettrice se libère de l’obligation d’enregistrer une piste d’audit fiable.

Les règles à suivre pour dématérialiser ses factures

La dématérialisation des factures est un processus qui doit être effectué en conformité avec certaines règles et procédures définies par la loi. Ces règles concernent à la fois l’émission et la conservation des factures électroniques.

En ce qui concerne l’émission de factures électroniques, plusieurs options sont disponibles. Vous pouvez opter pour :

• L’utilisation de la signature électronique,
• L’Echange de Données Informatisées (EDI) pour l’envoi de la facture,
• Ou toute autre solution technologique qui regroupe les documents nécessaires dans le cadre de la Piste d’Audit Fiable.

Quant à la conservation des factures, il est important de noter que les factures électroniques doivent être conservées sur un support informatique pendant trois ans, puis sur un autre support pendant trois années supplémentaires. Pour les factures avec signature électronique, le document original doit être conservé pendant six ans. De même, pour les factures EDI, les informations doivent être conservées pendant une durée de six ans.

En ce qui concerne le format des factures, plusieurs options sont possibles, comme le PDF, l’EDI, le scan, etc. Cependant, il est recommandé de laisser vos fournisseurs choisir le format qui leur convient le mieux, afin de faciliter leur adhésion au processus de dématérialisation. Leur participation est en effet essentielle pour la réussite de ce processus.

Choisir son logiciel de facturation

Pour choisir un logiciel de facturation adapté à la Factur-X, il est essentiel de commencer par évaluer vos besoins spécifiques. Combien de factures émettez-vous chaque mois ? Quelle est leur complexité ? Avez-vous besoin de fonctionnalités spécifiques ? Une fois que vous avez une idée claire de vos besoins, vous pouvez commencer à rechercher des logiciels qui sont compatibles avec la Factur-X. Assurez-vous qu’ils sont capables de générer des factures dans ce format et qu’ils respectent toutes les spécifications de la Factur-X.

Un bon logiciel de facturation doit être facile à utiliser. Il doit avoir une interface intuitive et des fonctionnalités qui facilitent la réception, le stockage et la gestion des factures. L’automatisation peut également grandement faciliter la gestion de vos factures. Recherchez des logiciels qui offrent des fonctionnalités d’automatisation, comme la réception automatique des factures ou le suivi automatique des paiements.
Weproc propose justement ce type de fonctionnalité !

La Factur-x chez Weproc

Chez Weproc, nous avons intégré la Factur-X au cœur de notre module de facturation électronique, conçu spécifiquement pour digitaliser les factures fournisseurs.

Nous proposons une plateforme unique où vous pouvez gérer l’ensemble de votre processus d’achat, de la création de demandes d’achat à la gestion de vos factures. Avec Weproc, vos factures sont automatiquement rapprochées de vos bons de commande et stockées au format Factur-X, en conformité avec les nouvelles réglementations. De plus, notre plateforme vous permet de suivre vos budgets en temps réel, vous offrant une visibilité complète sur vos dépenses.

La réglementation Factur-X

La Factur-X découle de la norme sémantique EN 16931. Cette dernière a été conçue comme une norme commune pour la France et l’Allemagne, faisant de la Factur-X un compromis efficace qui est à la fois lisible par les humains et les ordinateurs.

Visuellement, la Factur-X ressemble à un document PDF standard. Cependant, elle est associée à un fichier XML qui contient toutes les métadonnées spécifiques à la facture, comme le numéro de facture, la date, les identités de l’émetteur et du récepteur, les montants, et bien plus encore. Tout cela est en totale conformité avec les normes européennes.

Les mentions obligatoires

Comme toute facture, la Factur-X doit inclure un ensemble de mentions obligatoires pour être en conformité avec la réglementation. Ces mentions comprennent :

• L’identité du vendeur ou du prestataire.
• La date de la facture.
• Le numéro d’identification TVA.
• Le taux de TVA légalement applicable.
• L’identité de l’acheteur ou du client.
• La désignation et le décompte des produits et services rendus.
• Le numéro de la facture.
• La date de vente du service ou de la prestation.
• Le prix catalogue.
• L’adresse de facturation.
• Les informations sur le paiement.
• La somme à payer.
• Le numéro de bon de commande.
• La réduction de prix, si applicable.
• L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans (pour certains biens).

Ces mentions sont indispensables pour assurer la conformité de la Factur-X avec les normes de facturation électronique actuelles.

Le format Factur-X pour le PPF

Le format Factur-X est l’un des 3 formats de la base obligatoire qui sera acceptée par le Portail Public de Facturation français (PPF). Les deux autres étant XML UBL et XML CII.

C’est-à-dire qu’il ne sera possible de transmettre au PPF que des factures dans l’un de ces trois formats.

Dans le cadre des obligations de la facture électronique, seuls les profils ci-dessous seront autorisés pour le format Factur-X :

• BASIC WL
• BASIC
• EN 16931
• EXTENDED

En fonction de vos besoins et de ceux de vos partenaires, il peut être nécessaire d’opter au moins pour le profil BASIC qui contient les données essentielles de la ligne.

Les sanctions en cas de non-respect

Il est important de comprendre que le non-respect des réglementations Factur-X peut entraîner de lourdes sanctions. Actuellement, les réglementations prévoient une amende de 15 euros par facture non conforme, avec un plafond de 15 000 euros par an. De plus, l’absence de e-reporting peut entraîner une amende de 250 euros par facture, également plafonnée à 15 000 euros par an. (voir le texte de loi sur Légifrance)

Mais les conséquences financières ne s’arrêtent pas là. En effet, dans le cadre du nouveau système de facturation électronique, toute irrégularité devient immédiatement visible. Cela signifie que les entreprises peuvent être plus facilement sanctionnées pour non-respect de la Loi de Modernisation de l’Economie (LME), ou pour avoir omis certaines des nombreuses mentions obligatoires sur leurs factures.

Vous l’aurez compris, la menace de sanctions est bien réelle et ne doit pas être prise à la légère. Au-delà des amendes, le non-respect des réglementations peut également attirer l’attention de l’administration fiscale sur l’entreprise, avec toutes les conséquences que cela peut impliquer. Il est donc essentiel pour les entreprises de se conformer aux nouvelles réglementations de la facturation électronique.

Un changement européen

La France, en compagnie de l’Italie et de la Pologne, est à l’avant-garde de l’adoption de la facturation électronique en Europe. Plusieurs facteurs motivent cette transition :

• La lutte contre la fraude fiscale : Selon un rapport de la Commission européenne, les États membres de l’UE ont perdu 134 milliards d’euros de recettes de TVA en 2019 en raison de déclarations partielles.
• L’amélioration de la compétitivité des entreprises : La facturation électronique permet de réduire les coûts de traitement des factures et de lutter contre les retards de paiement.
• La simplification des obligations déclaratives : La facturation électronique permet le pré-remplissage des déclarations de TVA.
• La gestion plus efficace de la conjoncture économique : Les informations en temps réel sur l’activité économique permettent une politique économique plus proche de la réalité du terrain.

Cependant, la mise en place de la facturation électronique diffère d’un pays à l’autre. En Italie et en Pologne, une plateforme unique a été mise en place (Fattura PA et KSeF). En France, l’approche est plus décentralisée, avec un schéma directeur qui permet l’intégration de différentes solutions du marché (OD, PPF, PDP…).

Sécuriser ses transactions avec la facturation électronique

La facturation électronique est un outil puissant pour renforcer la sécurité des transactions financières des entreprises. En regroupant tous les documents administratifs sur une seule plateforme, elle offre une gestion plus efficace et une meilleure visibilité des opérations financières. Voici quelques avantages clés :

• Mise en place de la Piste d’Audit Fiable (PAF) : La Factur-X joue un rôle crucial dans l’implémentation de la Piste d’Audit Fiable, un système conçu pour lutter contre la fraude fiscale. La PAF exige des preuves d’authenticité de la facture, comme un scan de facture papier ou une facture PDF, garantissant ainsi que la facture est authentique, intègre (sans modification de contenu) et lisible.
• Accès instantané aux historiques de paiement : La facturation électronique permet un accès immédiat à l’historique des paiements, facilitant ainsi la gestion financière.
• Meilleure visibilité des opérations bancaires : Grâce à la facturation électronique, les entreprises peuvent avoir une vue d’ensemble claire de leurs opérations bancaires, ce qui aide à la prise de décisions financières éclairées.

FAQ

Nous savons que la Factur-X peut susciter de nombreuses questions. C’est pourquoi nous avons compilé ici les questions les plus fréquentes que vous pourriez vous poser.

Comment créer une facture au format Factur-X ?

Pour créer une facture au format Factur-X, vous aurez besoin d’un logiciel de facturation capable de générer ce type de format. Ce logiciel convertira les informations de votre facture en un fichier XML qui sera ensuite attaché à un document PDF. Ce processus garantit que la facture peut être lue à la fois par des humains et par des machines. Il est important de noter que toutes les informations essentielles de la facture doivent être incluses dans le fichier XML pour assurer la conformité avec les normes Factur-X.

Quelles étaient à l’origine les dates clés de la Factur-X ?

La transition vers la Factur-X en France était prévue pour se dérouler de manière progressive, selon un calendrier spécifique établi pour permettre aux entreprises de s’adapter à ces nouvelles exigences. Voici les anciennes étapes clés de ce déploiement :

• À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devaient être en mesure de recevoir des factures électroniques.
• À la même date, les grandes entreprises devaient commencer à émettre des factures électroniques.
• À partir du 1er janvier 2025, cette obligation d’émission de factures électroniques devait être étendue aux entreprises de taille intermédiaire.
• Enfin, à partir du 1er janvier 2026, toutes les petites et moyennes entreprises, ainsi que les microentreprises, devaient également émettre leurs factures sous forme électronique.

Cependant, depuis juillet 2023, le gouvernement à décider de ralentir le processus en proposant un nouveau calendrier d’application en deux étapes à partir de 2026.

Quels sont les différents moyens de déposer des Factur-X ?

Pour déposer ses factures électroniques au format Factur-X, il existe plusieurs moyens :

1. Le Portail Public de Facturation (PPF) : Il s’agit d’un portail mis en place par le gouvernement français qui accepte les factures au format Factur-X. Les entreprises peuvent télécharger leurs factures PDF une à une sur le PPF qui générera un format Factur-X à partir de leur PDF en utilisant un système d’OCR.
2. La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : Les entreprises peuvent également utiliser une PDP pour déposer leurs factures. Une PDP est un opérateur de dématérialisation qui a obtenu l’immatriculation par l’administration fiscale.
3. Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : Les OD sont des intermédiaires qui transmettent ou récupèrent les factures via le PPF ou la PDP pour ensuite en extraire les données.
4. Les portails fournisseurs : Certains grands groupes disposent d’un portail fournisseur sur lequel l’émetteur vient déposer ses factures sous forme de fichiers numériques.

Il est important de noter que le choix du moyen de dépôt dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise.

Quelles sont les règles à suivre pour dématérialiser ses factures ?

La dématérialisation des factures est encadrée par des règles précises pour garantir leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité.

• Choix du format : Les factures doivent être émises dans un format dématérialisé homologué, comme Factur-X, UBL ou CII.
• Conservation des factures : Les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée de 10 ans. Cette conservation doit garantir leur lisibilité et leur intégrité pendant toute cette période.
• Piste d’Audit Fiable (PAF) : Pour prouver l’authenticité et l’intégrité de la facture, l’entreprise doit mettre en place une Piste d’Audit Fiable. Celle-ci doit permettre de retracer toutes les étapes de la vie de la facture, de son émission à son archivage.
• Mentions obligatoires : Comme pour les factures papier, les factures électroniques doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires, comme le numéro de facture, la date, l’identité du vendeur et de l’acheteur, le détail des produits ou services vendus, le montant total à payer, etc.
• Signature électronique : Bien que non obligatoire, la signature électronique peut être utilisée pour renforcer l’authenticité de la facture.

Il est recommandé de se faire accompagner par un opérateur de dématérialisation comme Weproc pour s’assurer du respect de toutes ces règles.

Factur-X : Anticipez le passage à la facturation électronique obligatoire

À partir de 2026, toute entreprise devra avoir la possibilité de récupérer et ainsi stocker les factures reçues sous format Factur-X. Weproc est un logiciel de gestion des Achats qui vous permet de suivre et de gérer vos commandes, mais également de rapprocher et stocker les factures dans chacun des dossiers.

Le portail Fournisseurs de Weproc vous permet de laisser la possibilité à tous vos fournisseurs de venir déposer leurs factures directement sous format Factur-X. Votre gestion des factures est assuré par l’automatisation des rapprochements avec les bons de commandes, tout en respectant le processus de facturation.

 

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