Gestion achats

La grande majorité des entreprises sont focalisées sur leurs ventes et donc la croissance de leur chiffre d’affaires, segment essentiel pour perpétuer une activité. Or, une entreprise devient véritablement performante lorqu’elle parvient à maîtriser ses dépenses. C’est pourquoi la démarche achat est une fonction stratégique en mesure de stabiliser les processus de gestion. En effet, 60% du chiffre d’affaires d’une société européenne est en moyenne consacré aux achats. Le processus achat se retrouve alors central dans une organisation, avec des moyens humains, une gestion administrative importante et des incidences directes sur la chaîne de production. La mise en oeuvre d’une bonne gestion des achats se présente donc comme un vrai levier de croissance et de rentabilité. Et ce pour tous les secteurs d’activité. Comment optimiser la gestion des achats ? Comment mener une politique achat efficace ? Quelle est l’importance stratégique de la fonction d’achat ? Comment améliorer la gestion de ses approvisionnements ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les achats en entreprise.

La fonction d’achat : comment la définir et qui sont ses acteurs ? 

La fonction d’achat est devenue un axe stratégique pour toutes les entreprises qui désirent maîtriser leurs coûts. La direction générale d’une entreprise y est d’ailleurs plus sensible lorsque celle-ci commence à prendre de plus en plus d’ampleur, dans un souci de structuration des activités. Les achats concernés sont de différents types : directs d’un côté qui viennent alimenter un processus de production (matières premières, pièces…) et indirects ou hors production (frais généraux, prestations intellectuelles…) qui assurent le fonctionnement de l’entreprise. Selon les organisations achats donc, différentes solutions sont plus adaptées que d’autres. La fonction achats incorpore une gestion administrative, c’est pourquoi elle est de plus en plus numérisée. En effet le processus d’achats est lui en partie automatisable.

À l’ère de la digitalisation et de l’émergence des nouvelles technologies, les entreprises sont ainsi amenées à consulter de plus en plus le guide ultime de Digitalisation afin d’être au courant des enjeux et être en mesure de suivre les évolutions et innovations.

Comprendre ce qui rend le service achat essentiel dans une entreprise 

Une entreprise, afin de promouvoir ses activités, a besoin de matières premières et d’autres composants essentiels pour pouvoir démarrer. Aussi, pour assurer le bon fonctionnement de ces activités, elle doit s’équiper de produits et de services. Il est impératif de retenir qu’une entreprise ne peut tout produire elle-même. C’est là qu’intervient la fonction d’achat. Elle se charge de se procurer les matières, produits et services utiles à la production de l’entreprise. Elle est primordiale sur plusieurs plans :

  • Financier : une bonne maîtrise de la fonction achat améliore la rentabilité de la société.
  • Commercial : développez une bonne stratégie d’approvisionnement optimale avec des niveaux de stock suffisants pour vos clients, améliorez vos services après-vente.
  • Stratégique : maîtrise des risques, normes ISO, politique RSE…

Les différentes missions achats

Le service achat met en place une organisation favorable à l’amélioration de la performance en entreprise et vise la maîtrise des résultats financiers. Ainsi, l’équipe responsable des achats doit procéder à un ensemble de tâches complexes et stratégiques pour actionner ces leviers de performlance : entretien de la relation fournisseur, sourcing, rédaction cahier des charges, négociation, mise en oeuvre de contrat, politique achat… Elle se base sur les besoins des clients internes mais aussi sur ceux des clients de son domaine d’activité. Le marché est en constante évolution avec des prix qui fluctuent notamment pour les matières premières et les composants.

Qui sont les personnes en charge du service achat ? 

Dans le département du service achat, on retrouve essentiellement la direction des achats composée de responsables achats et d’acheteurs. Ils sont chargés de la mise en place et de la réalisation de divers objectifs qualitatifs et quantitatifs des achats. Les acheteurs eux administrent le processus achats au sein de l’entreprise. Ils veillent à choisir les bons produits et les meilleurs fournisseurs. On y aperçoit aussi le responsable qualité, les contrôleurs de gestion ou encore la direction administrative et financière qui veillent à la planification des méthodes de gestion.

Les principaux objectifs de la fonction achat 

La fonction achat ne se présente pas seulement comme un simple élément logistique. Elle a tout particulièrement pour objectif d’être un levier de croissance pour l’entreprise. Elle apporte effectivement des solutions performantes qui visent à optimiser la productivité des services de l’organisation. Les collaborateurs qui composent le service achat doivent aussi développer des compétences de négociation. Leur travail ne se contente plus de simples contrôles administratifs.

La gestion des achats consiste essentiellement à maîtriser le portefeuille d’achat avec des indicateurs de performances qui présentent des données claires et précises. Les achats sont souvent regroupés en familles d’achats ou catégories d’achats afin de disposer d’une vue d’ensemble. Cela peut amener à une meilleure stratégie achats qui définit directement la gestion des stocks de l’entreprise ou encore des axes de réduction des dépenses de façon ingénieuse.

À propos de la gestion des approvisionnements

Le concept du spend management ou ce qu’on entend par l’analyse des dépenses se traduit par différents processus destinés à collecter, à classifier et à nettoyer les données relatives aux dépenses avec l’objectif de réduire les coûts. Ce procédé facilite les contrôles et améliore la conformité des processus de gestion, sans compter la performance acquise.

On déploie essentiellement l’analyse des dépenses dans la gestion de l’approvisionnement. Elle comprend 3 domaines : la visibilité, l’analyse et le processus. Grâce à une exploitation efficace de ces trois éléments, l’entreprise répond de manière plus efficace aux problématiques liées à ses dépenses.

Nombreuses sont les raisons qui incitent une entreprise à adopter un management des approvisionnements. Le plus souvent, celui-ci est utilisé dans un but organisationnel afin d’optimiser la productivité des procédés et donc la rentabilité. Il assure de plus la disponibilité de la fonction approvisionnement et réduit ainsi les risques de rupture ou de délais d’approvisionnement non maîtrisés. La gestion des risques est en effet une composante essentielle car ces situations précitées peuvent ternir l’image d’une société selon les enjeux.

En résumé, l’objectif de la gestion des dépenses est d’améliorer considérablement la rentabilité de toute l’organisation d’achat au sein de l’entreprise. Et ce, à long terme. Ses effets seront bénéfiques, les dépenses maîtrisées et la perspective de réaliser des économies, importante.

Les différents outils pour la gestion d’achat 

Plusieurs type d’outils existent, plus ou moins facilement déployable, pour assurer la gestion des achats en entreprise. Ce sont des solutions de type e-procurement ou e-Achats avec plusieurs spécificités selon les objectifs souhaités : Procurement Planning, P2P (Purchase-to-Pay), S2P (Source-to-Pay)… Ces outils digitaux sont destinés à anticiper et à gérer au mieux toutes les activités au niveau du service achats. Leur principal avantage ? En plus de gains de productivité, ils permettent de prendre du recul sur les activités et anticiper les flux des années suivantes. Ces solutions permettent d’administrer et de mieux suivre les KPI ou Indicateurs clé de Performance et des OKR « Objectifs et Résultats clés » des responsables. Les objectifs d’économies et d’améliorations structurelles seront de cette manière plus atteignables.

Les logiciels de gestion d’achat 

Les logiciels de gestion des achats font partie des plus intéressants. Ce sont essentiellement des solutions SaaS (Software as a Service soit un logiciel sans installation) et IT performantes qui permettent de réaliser différentes tâches de façon automatique. Parmi leurs avantages, on peut notamment parler de la réduction du temps destinée à : l’identification des meilleurs fournisseurs, l’élaboration des appels d’offres, la passation des commandes… En effet parmi ses atouts, l’automatisation des tâches administratives qui sont souvent les plus chronophages sont d’emblée assurées par le logiciel. Ils vous permettent également d’optimiser le suivi de vos commandes. Avec un seul clic, vous avez accès à la liste de vos produits, de votre panel fournisseurs ou encore de vos contrats et accords cadres. Vous pouvez facilement voir les stocks, l’historique des commandes, les actions attendues pour optimiser le traitement…

De plus en plus d’entreprises déploient des solutions logicielles pour optimiser la gestion de leurs achats. En libérant certaines tâches, les salariés peuvent se concentrer sur leurs missions principales. En effet dans les petites entreprises, la fonction achat est souvent lissée sur la polyvalence des collaborateurs. Un logiciel de gestion des achats favorise la concentration des activités à valeur ajoutée et ainsi profiter d’externalités positives comme une augmentation des marges, des opportunités et une croissance des profits.

Les autres solutions numériques 

Pour ce qui est des autres solutions, on répertorie plusieurs types d’outils de gestion de projet avec l’organisation et la planification des tâches. On retrouve surtout des solutions plus spécialisées sur des composantes et des spécificités du processus d’achats. Le sourcing par exemple, avec des outils digitaux connectés avec des bases légales qui permettent de trouver rapidement un fournisseur adapté à un besoin ou un cahier des charges. Et qui respecte ses engagement sociaux.

Selon le secteur d’activité, des solutions logistiques se distinguent également avec l’optimisation des flux et la rotation des stocks en temps réel. Des applications sont aussi développées pour la gestion des flottes automobiles d’entreprise et tous les enjeux que celle-ci peut représenter comme la maintenance, le partage et la répartition des flux kilométriques.

Il existe ainsi une pléthore d’outils à la fois spécialisés et performants qui peuvent se révéler nécessaires dans l’organisation achats d’une entreprise. Ceux-ci mesurent les niveaux de performance du service d’achat dans sa globalité ainsi que les résultats obtenus. Ils permettent généralement d’évaluer les dépenses, la performance des achats, les fournisseurs et les risques au niveau des fournisseurs.

Le déploiement de ces outils offre la possibilité de mieux rééquilibrer les stratégies d’achat. À partir des données récoltées, votre entreprise peut mettre en place de nouveaux plans d’action.

Optimiser sa gestion des achats grâce à une politique précise et des stratégies efficaces 

L’utilisation de logiciels de gestion des achats est déjà une excellente stratégie efficace dans la réalisation d’économies et de recherche de performance. En plus de celle-ci, afin d’aboutir aux résultats visés, il est important de déployer des stratégies spécifiques et d’adopter une politique globale pour une maîtrise parfaite des achats. Cela est valable pour tous les stades de développement d’une société, notamment quand elle se développe rapidement.

L’intégration de la politique d’achat responsable 

Améliorer sa démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) et effectuer des achats responsables fait partie des stratégies achats efficaces. Cette politique tient compte du processus d’achat dans l’intégralité du cycle de vie du produit. Les responsables doivent se questionner sur les attentes concrètes des consommateurs et analyser les propositions disponibles sur le marché. L’objetif est de réaliser des achats intelligents, fiables à tous les niveaux, tout en prenant en considération différents enjeux environnementaux. Tout cet ensemble doit également respecter les normes sociales. Un achat responsable signifie qu’il est réalisé en accord avec des valeurs précises et des codes prédéfinis, le plus souvent au sein de la politique achats souhaitée par la direction générale de l’entreprise.

Quand on évoque l’intégralité du cycle de vie du produit, il s’agit des matériaux choisis pour le confectionner, de son processus de fabrication et de l’énergie déployée pour le concevoir. Ces éléments doivent mettre en avant et veiller particulièrement à la préservation de l’écosystème.

Quelle démarche choisir pour mettre au point une politique d’achat responsable ? 

La politique d’achat responsable est loin d’être une simple image qu’on souhaite mettre en avant afin d’améliorer la réputation de l’entreprise et gagner davantage de clients en étant « écolo ». Il s’agit d’un moyen particulièrement pertinent pour optimiser son efficacité, surtout au niveau du service d’achat.

La première démarche à laquelle vous devez faire attention est de faire correspondre les valeurs de votre entreprise avec le concept d’achat responsable. Cela veut dire que la société doit travailler afin de faire concorder ses nécessités à son éthique corporate.

Une fois que la politique d’achats responsable est en accord avec vos valeurs, vous devez mettre au point une méthodologie cohérente et organisée. Ceci dans le but de réunir les besoins et de centraliser ainsi les achats. Vous pourrez choisir plus facilement les fournisseurs qui proposent des matières premières en adéquation avec vos besoins.

Afin de ne pas vous perdre dans ces démarches, vous pouvez vous baser sur les normes pour guider vos choix. Plus particulièrement sur la norme ISO 20400 qui définit les critères sociaux et environnementaux des produits et services. On note aussi la norme NF X50-135-1, qui propose des recommandations à ceux qui souhaiteraient maîtriser la fonction achat et contrôler ainsi les coûts.

Comment mettre en place sa politique d’achat responsable ?

Afin de pouvoir mettre en place votre politique d’achat responsable, vous devez être en mesure d’évaluer la taille de votre entreprise et de définir clairement vos objectifs. Un processus bien défini doit être mis en place dès l’approvisionnement des matières premières pour les grandes entreprises. Pour celles de plus petite taille, cette politique améliore les pratiques achats et répond mieux à leurs objectifs : structuration de l’organisation, avantage concurrentiel, activités en phase avec les valeurs portées par l’entreprise.

L’élaboration d’une stratégie d’achat performante et adaptée 

Pour réussir à mieux gérer vos missions achats, définissez des repères clairs. La fluidification de la chaîne d’achats est l’une des premières stratégies à adopter pour atteindre vos objectifs d’amélioration de la performance achats. Commencez par cerner les besoins recherchés afin de définir les bons indicateurs à atteindre. Par exemple, le sujet peut être l’amélioration des étapes de traitement des factures, ou la maîtrise des budgets de l’exercice.

Pensez également, dans votre processus d’achat, à maîtriser les risques fournisseurs. Il faut déterminer les bons moyens et le bon moment pour approcher un fournisseur. Ensuite, regroupez au sein d’une seule base de données les informations de ces-derniers : le panel fournisseurs. En effet, les organiser et les catégoriser assure une vision claire et permet d’avancer dans de meilleures conditions.

Si vous ne parvenez pas à définir une stratégie applicable à l’ensemble de vos achats, vous pouvez commencer par vous concentrer sur vos principales familles d’achats. Certaines techniques sont en effet plus adaptées selon la catégorie d’achat. Pensez enfin à communiquer votre stratégie d’achats à tous vos employés. Elle est en accord avec la politique de dépenses de votre société et la diffusion des valeurs au sein de votre structure.

Weproc est la meilleure solution SaaS e-procurement de digitalisation des achats qui optimise la gestion des dépenses en entreprise. Elle offre la possibilité de fluidifier la passation des commandes au sein de votre organiation achats. Enfin, ce logiciel sans installation permet de digitaliser votre processus achats en un rien de temps. Optez ainsi pour une solution innovante, favorisez l’épanouissement de vos équipes et atteingez vos objectifs de performance.

 

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