Adopter un logiciel e-achat en entreprise

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Un achat en entreprise implique généralement la constitution d’un dossier achats avec des opérations physiques, le plus souvent sur papier. Or, l’internet et la révolution digitale ont engendré un lot d’innovations pour les entreprises notamment avec des logiciels de gestion. Le système d’e-achat permet la dématérialisation de ces opérations grâce à des solutions basées sur le Web. Qu’il s’agisse d’une solution cloud ou d’une solution logicielle classique, la productivité de votre entreprise est l’objectif principal. Ainsi, un logiciel e-achat permet à la fois de rationaliser les processus achats et de maîtriser la gestion des dépenses. Découvrez dans cet article le concept du logiciel e-achat et comment il participe à une meilleure administration des entreprises

Qu’est-ce qu’un logiciel d’e-achat ?

Un logiciel d’e-achat est un système destiné aux entreprises qui automatise et intègre l’ensemble du cycle d’achat d’une organisation. Une bonne solution de logiciel d’achat en ligne favorise le contrôle des dépenses avec des processus d’approbation. Par exemple, pour un achat en ligne, un système d’e-achat permet aux clients internes de :

  • Parcourir les catalogues de matériels,
  • Envoyer des demandes d’achats,
  • Suivre l’évolution des commandes.

Cependant, l’automatisation de la gestion de l’approvisionnement électronique va bien au-delà de l’expérience utilisateur d’achat en ligne. Elle implique de nombreuses procédures, fonctions et flux de gestion, ce qui la rend rapide et rentable. Sa mise en œuvre permet de réduire les erreurs manuelles et les processus papier grâce à une automatisation intelligente et à la visibilité en temps réel du processus d’achat. La plateforme d’e-achat décharge l’équipe achats de la quasi-totalité de la gestion documentaire, le plus souvent administrative. Cela permet de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, et non des formalités chronophages.

Un logiciel d’achat en ligne efficace rationalise les procédures d’achat et permet de réaliser des économies visibles. Les offres de solution de gestion des achats diffèrent en matière de fonctionnalités et d’options fournies. Certaines sont adaptées aux grandes entreprises, tandis que d’autres sont moins complexes et conviennent mieux aux petites et moyennes entreprises (PME).
 

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Un processus d’approvisionnement et d’achat en ligne

La gestion des achats joue un rôle important dans presque toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Les employés chargés des achats peuvent tout aussi bien acheter des fournitures de bureau que travailler sur des commandes plus complexes. Cela peut comprendre les équipements de gros et de détail. La digitalisation des achats a pour but de faciliter et d’accélérer ces opérations d’achat.

Le système d’achat est un ensemble de processus qui contient beaucoup d’étapes et d’interactions avec les autres départements et les fournisseurs. L’approvisionnement traditionnel consiste à obtenir des devis et des approbations et à préparer puis soumettre les bons de commande. Le responsable est chargé de la planification de la stratégie achat pour réduire les coûts et la recherche d’offres et de fournisseurs rentables. Un bon système d’achat permet de réduire fortement les coûts. Cela peut faire une différence significative dans la gestion budgétaire d’une entreprise.

L’achat traditionnel et les solutions d’e-achat présentent tous deux des avantages et des inconvénients. Sur des petits volumes et avec un nombre de collaborateurs restreints, une gestion des achats traditionnels peut très bien être suffisante bien que la traçabilité du processus ne soit pas fiabilisé. Le logiciel e-achat est lui conçu pour optimiser les processus d’achat et accroître la transparence des dépenses et des processus d’approbation. L’e-achat transfère essentiellement la gestion des commandes en ligne. Il automatise la majorité des étapes et permet ainsi de réaliser des économies d’échelle.

L’optimisation du processus de dépenses

L’analyse des dépenses, la maîtrise des coûts ainsi que l’accessibilité aux informations contractuelles comme les garanties composent une bonne gestion financière des entreprises. Il est important d’encourager tout le monde à dépenser plus intelligemment et à économiser sur les coûts d’exploitation quotidiens. Cela fait partie des objectifs des logiciels achats qui ont comme  principales fonctionnalités le contrôle efficace des dépenses, la gestion des contrats ou encore le rapprochement des factures fournisseurs avec les bons de commandes.

Le logiciel d’e-achat permet de respecter le budget, d’éliminer les dépenses non désirées et d’améliorer réellement les économies. Il aide les acheteurs, les services financiers, les organes de direction et les différents responsables à appliquer systématiquement le respect des procédures via les approbations avant achat. Il leur fournit une visibilité maximale et en temps réel. Un logiciel de gestion des achats est un excellent moyen d’automatiser le processus d’achat et de contrôler les dépenses. Il participe à l’optimisation des coûts totaux, à prendre des décisions stratégiques plus éclairées et permet d’instaurer une culture du numérique en interne. Avec la porte ouverte demain sur de nouvelles solutions de gestion en ligne.

La réduction des coûts d’exploitation et l’adoption des achats stratégiques

Obtenir une vue d’ensemble des opérations d’achat de l’entreprise en temps réel est un atout pour les directions opérationnelles d’une entreprise. La gestion des demandes en ligne par exemple permet de se rendre compte des différents flux de dépenses et de trouver des alternatives stratégiques pour optimiser les coûts. Par exemple la répétition de commandes d’achat auprès d’un même fournisseur peut amener à la décision d’une meilleure gestion des stocks. En effet, le traitement de la facturation des fournisseurs représente un coût intrinsèque. Pourquoi donc ne pas réaliser une seule commande avec un stock plutôt que de répéter les bons de commande et les coûts qui vont avec ?

Un logiciel d’e-achat permet de suivre ces indicateurs et de surveiller de près leur statut pour faire les bons choix de dépenses. Il contribue à la création des flux de travail fluides et intelligents, tout en offrant une expérience d’achat agréable. Cette gestion financière est un gain de temps et permet une meilleure gestion budgétaire. Mais ce n’est pas tout ! Un logiciel achats assure également la gestion des fournisseurs, la ventilation par code analytique ou encore la gestion des risques. Plus que dépenser intelligemment, il fait naître des opportunités.

Ces-dernières années, l’automatisation intelligente des processus d’achat au sein de logiciels e-achat est devenue une tendance. Elle permet au département des achats de passer moins de temps et de ressources à s’occuper des processus et de la gestion administrative. Avec l’aide de Weproc, vous pourrez vous concentrer davantage sur les initiatives stratégiques qui aident à développer votre entreprise.

 

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